Mục lục
Reid Hoffman (đồng sáng lập LinkedIn) đã từng nói, “Dù bạn có đầu óc hay chiến lược xuất sắc đến đâu, nếu bạn chơi một trò chơi một mình, bạn sẽ luôn thua một đội”. Chắc hẳn trong chúng ta, ai cũng từng mong muốn được trở thành mảnh ghép của một đội nhóm làm việc có hiệu suất cao, điều đó rất có thể sẽ giúp bạn có được trải nghiệm bổ ích, làm nền tảng thúc đẩy cả nhóm và doanh nghiệp phát triển.
Ngược lại, khi làm việc trong một môi trường đội nhóm kém mong muốn, nơi mà nỗi sợ hãi phải lên tiếng, xung đột dồn dập, cảm giác như bạn đang bước đi trên những vỏ trứng sống và đương nhiên rồi, chẳng điều gì có thể dễ dàng thành công dựa trên một nền tảng thiếu vững chắc như vậy. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá định nghĩa: “Thế nào là đội nhóm làm việc có hiệu suất cao?” và “Cách xây dựng đội nhóm làm việc hiệu suất cao trong doanh nghiệp”.
Nhóm làm việc có hiệu suất cao là gì?
Nhóm làm việc có hiệu suất cao là một nhóm luôn phấn đấu để đạt được sự xuất sắc trong công việc thông qua giao tiếp cởi mở hai chiều, tin tưởng lẫn nhau, có mục tiêu chung, có sự lãnh đạo chung, có vai trò công việc rõ ràng và giải quyết tốt mọi xung đột. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ nhận trách nhiệm giải trình về khối lượng công việc và hành động của chính họ.
Lợi ích của một nhóm làm việc có hiệu suất cao
- Họ là tập hợp của nhóm tài năng và kỹ năng
- Luôn có nhiều ý tưởng và đóng góp mang tính đột phá, dân chủ
- Luôn có sự phản biện và phản hồi trong quá trình làm việc
- Luôn biết cách cải thiện tinh thần trong thời gian làm việc khắc nghiệt
- Luôn đảm bảo năng suất tốt hơn trước
Đặc điểm của nhóm làm việc có hiệu suất cao
Các cá nhân làm việc trong các nhóm có hiệu suất cao có thể được mô tả là những người:
- Có định hướng, mục tiêu và tham vọng rõ ràng
- Luôn biết cách cam kết về nhiệm vụ của chính họ
- Luôn đóng góp, hợp tác, khuyến khích các thành viên trong nhóm – kể cả những người có tính cách hướng nội
- Khả năng sáng tạo
- Là những chuyên gia trong lĩnh vực của chính họ
- Làm việc với yêu cầu cao
- Sẵn sàng ghi nhận những góp ý mang tính xây dựng
Giáo sư Ina Toegel đã gợi ý rằng cách xây dựng đội nhóm làm việc có hiệu suất cao là nên thành lập không quá 8 người – quá nhiều người có nghĩa là “thách thức trong phối hợp, tăng sự căng thẳng và giảm năng suất”. Giáo sư cũng khuyên nên xem xét việc sử dụng hình thức tuyển dụng, cho phép các thành viên của nhóm hiện tại đóng một vai trò trong việc thu hút và lựa chọn các đồng nghiệp tương lai của họ.
7 yếu tố quan trọng trong để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao
Làm cách nào để xây dựng một nhóm làm việc có hiệu suất cao?
Ưu tiên giao tiếp
Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà bạn cần đề cao để một đội nhóm làm việc hiệu quả dẫu rằng mọi người vẫn xem việc giao tiếp là điều hiển nhiên. Để tạo ra một nhóm làm việc có hiệu suất cao, là một quản lý bạn nên khuyến khích sự tập trung mạnh mẽ vào giao tiếp của cả nhóm để cải thiện động lực làm việc và năng suất. Tương tự như vậy, bạn cần ưu tiên việc phổ biến, chia sẻ thông tin với cả nhóm và hỏi ý kiến của họ.
Có rất nhiều rào cản khiến cho việc giao tiếp kém hiệu quả từ việc thiếu sự lắng nghe đến việc đưa ra các giả định, suy nghĩ một chiều từ đó làm phân tán cảm xúc và dễ dẫn đến xung đột. Vì thế, nếu bạn có thể loại bỏ những yếu tố này, bạn sẽ dễ dàng đi trên con đường xây dựng một đội nhóm gắn kết, hoạt động hiệu quả và linh hoạt.
Ngoài ra, bạn nên giúp các thành viên trong nhóm hiểu được phong cách giao tiếp ưa thích của họ và của những người khác. Làm như vậy sẽ ngay lập tức thúc đẩy việc giao tiếp hiệu quả vì mọi người sẽ có thể điều chỉnh phong cách của họ để phù hợp nhất với đồng nghiệp xung quanh. Điều này cũng sẽ cho phép bạn thiết lập cách tiếp cận tốt nhất trong các cuộc họp của cả nhóm.
Xây dựng mục tiêu chung
Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo một nhóm làm việc có hiệu suất cao là đặt ra các mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu. Làm như vậy sẽ đảm bảo nhóm biết chính xác những gì họ đang hướng tới cũng như những đóng góp của họ cho thành công chung của doanh nghiệp.
Cân nhắc việc thiết lập một cuộc họp về mục tiêu của nhóm, các ưu tiên công việc và phân chia vai trò cụ thể. Chính sự minh bạch này giúp cả nhóm nắm được công việc của mình trên tinh thần gắn kết hỗ trợ, đồng thời cùng nhau cam kết để đạt được KPI mong muốn.
Giải quyết xung đột
Ngay cả với đội nhóm có thành tích tốt nhất thế giới thì thỉnh thoảng vẫn sẽ có xung đột xảy ra. Vì thế, ngay khi một vấn đề phát sinh, hãy bắt đầu giải quyết vấn đề đó một cách nhanh chóng nhất có thể.
Ví dụ, nếu có sự khác biệt về quan điểm dẫn đến tranh cãi giữa hai thành viên trong nhóm, điều bạn cần làm là hãy thiết lập một cuộc họp ngay lập tức để hòa giải. Giải quyết xung đột một cách nhanh chóng, bạn sẽ có thể ngăn nó vượt khỏi tầm kiểm soát và gây ra những rạn nứt không đáng có.
Giúp nhóm bạn hiểu được hiện tại họ ở đang ở đâu và mong muốn điều gì
Để thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả, hiểu được động lực của cách mọi người hiện đang làm việc là rất quan trọng. Hãy xem xét các câu hỏi sau:
– Bạn có biết điểm mạnh của những người làm việc trong nhóm của bạn không?
– Bạn có nhận thức được bất kỳ hạn chế nào cần được cải thiện không?
– Vai trò của mỗi người trong đội là gì?
– Tại sao vai trò của mỗi người lại quan trọng?
– Cả nhóm sẽ phản ứng thế nào với sự thay đổi?
– Có bất kỳ điều tiềm ẩn nào dẫn đến xung đột trong nhóm không?
Là quản lý của nhóm, bạn nên cùng ngồi lại với họ và trả lời những câu hỏi này. Kết quả sẽ giúp bạn và cả nhóm xác định mỗi cá nhân đang còn thiếu những gì, lên một kế hoạch đào tạo để xóa lấp lỗ hổng đó. Ngoài tự trả lời những câu hỏi trên, xác định năng lực của cả nhóm thông tin Khung năng lực – công cụ được áp dụng trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực cũng là một giải pháp khách quan và khoa học hơn bao giờ hết. Điều này sẽ giúp thành viên của bạn nâng cao kiến thức và học hỏi các kỹ năng mới, cho phép họ đảm nhận thêm trách nhiệm hoặc có thể chuyển sang vị trí lãnh đạo mới trong tương lai.
Nhận thức về trí tuệ cảm xúc
EI (Emotional intelligence) có thể được mô tả là “khả năng kết hợp hài hòa giữa suy nghĩ và cảm xúc”, tức là khả năng của một cá nhân để hiểu và kiểm soát cảm xúc của chính họ trong khi nhận biết và quản lý cảm xúc của người khác. Sự thông minh về cảm xúc đòi hỏi một người phải có nhận thức, tự nhận thức và có thể điều chỉnh phản ứng cảm xúc của họ trong một loạt các tình huống.
Mô hình trí tuệ cảm xúc được áp dụng vào việc xây dựng đội nhóm làm việc hiệu suất cao
Nhóm có thể sử dụng kiến thức do EI cung cấp một cách nhất quán để giao tiếp hiệu quả và thúc đẩy một cách tự nhiên thái độ trung thành và gắn bó. Các thành viên có thể điều chỉnh các kỹ năng làm việc nhóm của mình để thúc đẩy thành công của cả nhóm hơn nữa.
Nền tảng của bất kỳ đội nhóm làm việc có hiệu suất cao nào cũng là sự tin tưởng
Cởi mở và trung thực về những điểm mạnh và hạn chế trong hành vi tại nơi làm việc của các thành viên là một cách để tạo niềm tin giữa các thành viên trong nhóm. Hiểu biết về đặc điểm tính cách của chính mình có thể giúp bạn tìm hiểu lý do tại sao chúng ta lại cư xử theo một cách nhất định như thế. Nó cũng có thể xác định cách bạn tương tác với mọi người và liệu bạn có cần xem xét việc thay đổi hành vi của mình hay không, tương tự với cách bạn quan sát và nhìn nhận cả nhóm của mình.
Nếu bạn đang gặp khó trong việc xác định tính cách và cách cư xử của chính mình cũng như những thành viên trong team, thử làm bài test DISC có thể là giải pháp cần thiết.
Thường xuyên khuyến khích và ghi nhận
Trên cương vị là một người quản lý, đừng quên ghi nhận công việc và thành tích của cả nhóm. Ngay cả khi bạn không thể đưa ra các khuyến khích về tài chính, thì việc nói ‘cảm ơn’ thường có tác dụng rất lâu để nhân viên của bạn thấy rằng họ đang được đánh giá cao.
Có một điều lệ nhóm bằng văn bản có thể giúp họ có thêm động lực và kỳ vọng trong công việc. Khi vẽ ra điều này, hãy nhớ yêu cầu sự đóng góp của cả nhóm. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được trao quyền và có thể đóng góp, đảm bảo họ luôn đồng hành cùng công việc ngay từ những ngày đầu thành lập.
Tóm lại, việc xây dựng một đội nhóm làm việc có hiệu suất cao cần ở người quản lý một mắt quan sát tốt cùng một kế hoạch bao gồm những gạch đầu dòng quan trọng ở trên. Hãy minh bạch về những nỗ lực của bạn, của cả nhóm và khiến họ cùng sát cánh bên nhau bằng những cách cam kết tập thể về KPI đã đặt ra của cá nhân và nhóm. Hãy nhớ rằng, khi các thành viên trong nhóm làm việc tốt với nhau, sẽ có rất ít điều họ không thể hoàn thành. Đảm bảo rằng bạn – một người quản lý, luôn nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn để tăng cơ hội phát triển và duy trì các nhóm làm việc có hiệu suất cao. Điều này chưa bao giờ dễ dàng, nhưng thành quả của nó xứng đáng để bạn nỗ lực.
Bạn có thể quan tâm:
- 8 Kỹ năng làm việc nhóm giúp bạn làm việc hiệu quả
- Lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân và doanh nghiệp
