9 box grid là gì? Cách tạo lập mô hình 9 box grid để quản trị nhân tài trong doanh nghiệp

9 Box Grid (9 magic box) là một công cụ phổ biến dùng để đánh giá năng suất, tiềm năng của nhân viên và lập chuỗi kế hoạch. Bài viết hướng dẫn này sẽ giải thích từng thành phần trong mô hình 9 box grid để đánh giá và đưa ra hướng quản lý nhân tài trong doanh nghiệp.

Mô hình 9 magic box được dùng phổ biến trong quản trị nguồn nhân lực

1. 9 box grid là gì?

9 Box Grid là một công cụ phổ biến dùng để quản lý nhân tài và lập chuỗi kế hoạch, trong đó các nhân viên được chia thành 9 nhóm, dựa trên hiệu suất và tiềm năng của họ.

Trong mô hình 9 box grid, những “nhân viên chăm chỉ” được gọi tên là những người hoàn thành tốt công việc nhưng tiềm năng phát triển chưa được đánh giá cao. Trong khi đó, những nhân viên nằm trong nhóm “ngôi sao” là những người vừa có hiệu suất công việc cao, vừa có tiềm năng phát triển lớn và sẽ là nguồn lực lý tưởng cho đội ngũ của doanh nghiệp. Đồng thời, những nhân viên có hiệu suất công việc lẫn tiềm năng thấp đòi hỏi nhiều sự quan tâm từ cấp quản lý trong khi khó có khả năng phát triển hơn.

9 box grid cung cấp một mô hình hỗ trợ việc quản lý nhân viên trong công ty. Cụ thể, trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách đánh giá hiệu suất và tiềm năng phát triển của nhân viên cũng như giải thích chi tiết 9 box grid được sử dụng như một công cụ quản lý hiệu suất công việc như thế nào.

2. Cách tạo lập mô hình 9 box grid 

3 bước để tạo lập một mô hình quản lý tài năng 9 box grid:

2.1 Đánh giá hiệu suất công việc

Mô hình quản lý tài năng 9 box grid gồm 3 mức độ hiệu suất công việc nằm ở trục ngang, gồm: hiệu suất thấp, hiệu suất trung bình vào hiệu suất cao.

Có nhiều phương pháp để đánh giá hiệu suất công việc và mỗi công ty lại có những tiêu chí riêng.

• Hiệu suất công việc thấp: nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc và không đạt chỉ tiêu cá nhân. 
• Hiệu suất công việc trung bình: nhân viên đáp ứng với một phần công việc và chỉ tiêu cá nhân
• Hiệu suất công việc cao: nhân viên đáp ứng tất cả yêu cầu của công việc và chỉ tiêu cá nhân

Ưu điểm của phương pháp này là bám sát các yêu cầu công việc được quy định trong cấu trúc công việc của công ty và liên quan đến các chỉ tiêu cá nhân. Một số công ty nhấn mạnh vào chỉ tiêu cá nhân nhiều hơn là xác định cấu trúc công việc cụ thể – trong trường hợp đó, công ty có thể tập trung vào việc đánh giá thành tích dựa trên chỉ tiêu.

2.2 Đánh giá tiềm năng

Trục còn lại của mô hình quản lý tài năng 9 box grid là đánh giá tiềm năng phát triển của nhân viên. Đây là một yếu tố nên được dùng song song với đánh giá hiệu quả công việc và thường được chia làm 3 loại:

• Tiềm năng thấp: Nhân viên làm việc vận dụng hết tiềm năng và không được mong đợi sẽ cải thiện, do khả năng của họ đã đạt mức tối đa hoặc thiếu động lực.
• Tiềm năng trung bình/có thể phát triển ở vị trí hiện tại: Nhân viên có tiềm năng phát triển xa hơn về hiệu suất hoặc chuyên môn ở vị trí hiện tại
• Tiềm năng cao/đủ điều kiện cho vị trí cao hơn: Nhân viên đạt yêu cầu cho việc thăng chức ngay tại thời điểm đánh giá hoặc trong vòng 2-3 năm tới.

Việc trao đổi với nhân viên rằng họ đang ở mức “đầy tiềm năng” sẽ tạo động lực phát triển nhiều hơn thay vì nói rằng họ có “tiềm năng thấp”. Các công ty đều muốn nhân viên hướng đến tư duy phát triển và nỗ lực cải thiện hiệu quả công việc, do đó, người quản lý cần có sự khéo léo khi truyền đạt điều này. Vì lý do đó, một số công ty quyết định không thông báo chỉ số tiềm năng cho nhân viên.

Tương tự, việc trao đổi tiềm năng phát triển với nhân viên đạt yêu cầu ở vị trí cao hơn cũng nên được cẩn trọng vì có thể các vị trí phù hợp với tiềm năng của nhân viên hiện không có sẵn.

Có một số mối liên hệ giữa hiệu suất và tiềm năng nhưng cũng có những trường hợp trong đó một người có hiệu suất thấp lại có thể đạt đủ điều kiện để được thăng chức trong 2-3 năm. Ví dụ những thực tập sinh quản trị từ trường đại học đạt điểm cao trong các bài kiểm tra năng lực nhưng lại có rất ít kinh nghiệm làm việc. Họ có thể có hiệu suất công việc thấp nhưng có tiềm năng lớn nên được kỳ vọng sẽ phát triển nhanh để có khả năng thăng tiến trong 2-3 năm sau đó.

Một số công ty phân biệt ‘Khả năng thăng tiến’ và ‘Tiềm năng’ thành hai thước đo khác nhau. ‘Tiềm năng’ là khả năng phát triển của nhân viên còn ‘Khả năng thăng tiến’ được quyết định bằng thời gian từ thời điểm nhân viên làm việc ở vị trí hiện tại đến lần thăng chức tiếp theo.

2.3 Kết hợp đánh giá hiệu suất công việc và tiềm năng phát triển

Bước tiếp theo là vẽ biểu đồ hiệu suất và tiềm năng trên lưới 3×3 (hay còn gọi là ma trận quản trị tài năng) để tạo ra mô hình 9 magic box. Điểm vượt trội của mô hình này là đối với mỗi ô vuông, các kỹ thuật quản lý nhân tài được áp dụng một cách khác nhau.

Chúng ta hãy xem xét các phần khác nhau trong mô hình 9 box gird và xem các chiến lược, kế hoạch quản lý nhân tài sẽ khác nhau như thế nào.

3. Giải thích mô hình quản lý tài năng 9 magic box và ứng dụng thực tế

3.1 Nhóm 1: Những ngôi sao đen

Góc dưới cùng bên trái của thể hiện những nhân viên có điểm số hiệu suất và tiềm năng thấp. Có nhiều cách gọi khác nhau cho những nhân viên này như là “rủi ro nhân tài”, “tuyển sai” hay “ những tảng băng trôi”. Một số nơi còn gọi là ‘nguồn nhân lực không thể khai thác’, hay cần phải “bị đào thải ngay lập tức’. Tuy nhiên, thuật ngữ “Những ngôi sao đen” vẫn được ưa chuộng sử dụng hơn. 

Nếu những nhân viên này tiếp tục làm việc, họ sẽ trở thành những tảng băng trôi đe dọa sự phát triển của công ty. Bởi vì việc đầu tư vào những nhân viên này sẽ lấy đi thời gian, tiền bạc và các nguồn lực phát triển đáng lẽ nên dành cho những nhân viên có tiềm năng hơn. Chất lượng công việc tồi tệ của những “tảng băng trôi” cũng đồng nghĩa với việc đồng nghiệp của họ sẽ phải làm việc với những tiêu chuẩn thấp hơn, bao gồm việc một khoảng thời gian sẽ được dành vào việc sửa chữa những lỗi sai thay vì dành cho việc tạo ra thêm giá trị cho công ty.

Chiến lược cho nhóm này là gì?

• Xác định những hạn chế cá nhân có thể gây ra hiệu suất thấp và khả năng phát triển kém. Đồng thời cân nhắc việc đầu tư quá mức vào những nhân viên này vì có thể tạo ra sự bất công đối với những nhân viên có hiệu quả công việc cao hơn.
• Trao đổi riêng với những nhân viên này để xem liệu có sự phân công công việc nào phù hợp hơn nhằm tận dụng kỹ năng của họ hay không.

• Nếu cả 2 cách trên không mang lại hiệu quả, công ty và nhân viên nên cùng nhau cân nhắc về kế hoạch rút lui để hỗ trợ nhân viên đó tìm một vị trí phù hợp hơn với năng lực của họ ở những công ty khác.

Nếu “những ngôi sao đen” đang phổ biến trong công ty của bạn, hãy xem xét lại quy trình tuyển dụng của bạn nhé!

3.2 Nhóm 2: Nhóm chiến đấu hoặc rút lui

“Chiến đấu hoặc rút lui” bao gồm 2 nhóm nhân viên: Những nhân viên có hiệu suất công việc trung bình, tiềm năng phát triển thấp (nhóm “máy nghiền”) và những nhân viên với tiềm năng phát triển trung bình, hiệu suất công việc thấp (nhóm “tiến thoái lưỡng nan”).

Nhóm “máy nghiền” có hiệu suất trung bình nhưng họ hoàn thành công việc ở mức chấp nhận được để không bị sa thải. Điều này khiến họ trở thành một nhóm tạo ra nhiều thách thức cho công ty. Họ có tiềm năng thấp nên việc đầu tư thời gian và tiền bạc cho công tác đào tạo sẽ khó tạo ra hiệu quả. Cách tiếp cận tốt nhất là lập một kế hoạch phát triển cho từng cá nhân. Đồng thời, cho họ biết rằng hiệu suất của họ đang đạt mức trung bình, những điểm cần cải thiện và doanh nghiệp của bạn đang cho họ cơ hội để thực hiện nó. Nếu các kế hoạch này không thành công và họ không đủ khả năng chuyển sang nhóm có hiệu suất cao, doanh nghiệp sẽ phải đưa ra quyết định giữ họ lại hoặc sa thải.

Nhân viên thuộc nhóm “tiến thoái lưỡng nan” sở hữu một số tiềm năng để phát triển nhưng họ không biến những tiềm năng đó thành kết quả. Câu hỏi đặt ra là “Tại sao họ không làm như vậy?”. 

Giải pháp cho nhóm nhân viên này? 

• Lên kế hoạch phát triển cá nhân bằng cách rà soát lại các điểm hạn chế và kỹ năng cần thiết của công việc họ đảm nhận. Đưa ra những kỳ vọng đo lường được và xác định rõ hiệu suất công việc tốt được đánh giá như thế nào. Bạn cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ công ty mong muốn điều gì từ họ.

• Kiểm tra hàng tháng và đánh giá tiến độ kế hoạch. Luôn ghi lại các nội dung trong buổi đánh giá, điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn và nhân viên sẽ có thể rút kinh nghiệm từ một kế hoạch có cấu trúc và phản hồi.

• Nếu hiệu suất công việc không được cải thiện trong vòng 6 tháng đến 1 năm, công ty và nhân viên nên cùng nhau cân nhắc về kế hoạch rút lui để hỗ trợ nhân viên đó tìm một vị trí phù hợp hơn với năng lực của họ ở những công ty khác.

3.3 Nhóm 3: Nhóm ngựa kéo & những thiên tài nổi loạn

Ở góc trên cùng bên phải và góc trên cùng bên trái là những nhóm chỉ xuất sắc ở một khía cạnh trong mô hình 9 box grid.

Những “ngựa kéo” có hiệu suất công việc rất tốt nhưng tiềm năng phát triển lại không cao. Đây là những nhân viên cần được quan tâm trong công ty. Họ đạt hiệu quả cao trong công việc và sở hữu một tinh thần làm việc tốt. 

Khó khăn đối với những nhân viên thuộc nhóm này xuất hiện khi công việc của họ buộc phải thay đổi vào một thời điểm nào đó và họ có thể không thể phát triển với vai trò hiện tại của mình nữa. Hãy thử tưởng tượng những nhân viên này ở những năm 90 đã làm rất tốt công việc của mình nhưng không muốn học cách vận hành máy tính…?

Doanh nghiệp cần giải pháp gì cho nhóm “ngựa kéo”?

• Duy trì tâm trạng tích cực của họ
• Phân tích công việc của những nhân viên này sẽ thay đổi như thế nào trong tương lai và giúp họ chuẩn bị trong thời gian sớm nhất có thể. 

• Tăng lương nhưng hãy cẩn thận với các khoản tăng và thưởng đáng kể. Đặc biệt nên cân nhắc đề bạt họ lên vị trí cao hơn (tốt nhất đây chưa phải là lúc).

Trong khí đó, các “thiên tài nổi loạn” nằm ở góc đối diện với “ngựa kéo”. Theo mô hình 9 box grid, họ có tiềm năng phát triển tốt nhưng hiệu suất công việc thấp. Ví dụ như một thực tập sinh quản lý từ một trường đại học danh tiếng chưa có kinh nghiệm về quy trình làm việc nhưng lại rất ham học hỏi. Họ chính là những người có tiềm năng lớn cần được đào tạo có chiến lược.

Kế hoạch cần đề ra cho nhóm này là gì?

• Hãy cho nhóm này thời gian để phát triển và liên tục theo dõi hiệu suất của họ. Công ty không chỉ yêu cầu sự tiến bộ mà còn hướng đến hiệu suất ổn định, chắc chắn. Hãy nhớ rằng hiệu suất công việc rất dễ cải thiện, khi nhân viên sở hữu tiềm năng cao để phát triển, họ sẽ có thể đạt hiệu suất ở mức trung bình đến cao trong vòng 6 tháng đến 1 năm.

• Trao đổi rõ ràng về những kỳ vọng cho vị trí hiện tại của họ để họ biết họ đang được mong đợi như thế nào.

• Cho nhân viên biết rằng công ty tin tưởng vào tiềm năng phát triển của họ và họ cần cho công ty thấy sự tiến bộ trong hiệu suất công việc của mình.

• Nếu nhân viên có hiệu quả công việc thấp trong 1 năm tiếp theo, doanh nghiệp cần xem xét về kế hoạch rút lui để hỗ trợ nhân viên đó tìm một vị trí phù hợp hơn với năng lực của họ.

3.4 Nhóm 4: Nhóm những ngôi sao tiềm năng

3 nhóm tiếp theo trong mô hình 9 magic box được gọi là nhóm “những ngôi sao tiềm năng”. Họ là nhóm nhân lực chủ chốt trong công ty đồng thời sở hữu tiềm năng phát triển ở những vị trí chuyên sâu hơn.

Nhóm “tiềm năng cao” sở hữu rất nhiều tiềm năng phát triển và hiệu suất công việc đang ở mức trung bình. Có thể vì họ chưa có đủ thời gian để phát triển hết ở vị trí hiện tại. Nhóm nhân viên này sẽ được ưu tiên chuyển sang nhóm bên phải trong mô hình để thuộc nhóm “ngôi sao vàng”. Cách tiếp cận và những giải pháp cho nhóm nhân viên này sẽ được áp dụng tương tự của nhóm “nhân lực chủ chốt”.

Nhóm “nhân lực chủ chốt” tạo cho công ty sự tin tưởng về hiệu suất công việc của họ và họ cũng có những tiềm năng cho việc phát triển sau này. Họ sẽ được ưu tiên chuyển sang nhóm bên phải để trở thành những nhân viên có hiệu suất công việc cao.

Doanh nghiệp cần có kế hoạch gì cho 2 nhóm này?

• Đảm bảo những kỳ vọng và yêu cầu công việc của họ được trao đổi một cách rõ ràng

• Nếu nhân viên mới thuộc nhóm này thì cần có thời gian để cải thiện hiệu suất công việc.

• Liên tục khen ngợi các thành tích, hiệu quả và sáng kiến của họ ​​giúp thúc đẩy các mục tiêu của công ty. Ngoài ra, hãy theo dõi hiệu suất công việc và thường xuyên trao đổi riêng với họ để đảm bảo rằng họ vẫn hài lòng với công việc của mình.

• Cho họ tiếp xúc với các kế hoạch luân chuyển công việc ngắn hạn để họ có những trải nghiệm mới, điều này giúp họ làm việc tốt hơn hoặc mở rộng công việc bằng cách thêm các hoạt động phù hợp với họ.

• Để họ tham gia huấn luyện đồng cấp của một nhân viên có hiệu suất công việc cao hoặc huấn luyện chuyên nghiệp để giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc nghề nghiệp đang cản trở hiệu suất công việc của họ.

• Cho những nhân viên thuộc nhóm này cơ hội tham gia các lớp đào tạo và học tập trong công việc để giúp họ phát triển các kỹ năng mà họ giỏi hoặc trang bị các kỹ năng hỗ trợ họ ở vị trí cao hơn.

Trong khi đó, nhóm “Nhân viên hiệu suất cao” đang ở 1 vị trí tốt trong mô hình 9 box grid. Họ đóng góp cho công ty của bạn, vì vậy chiến lược quan trọng ở đây là giữ cho họ vui vẻ, gắn bó, đồng thời đảm bảo rằng họ sẽ hoàn thành công việc không chỉ bây giờ mà còn trong nhiều năm tới. Nếu nhân viên đạt thành tích cao có nhiều tham vọng và muốn thăng tiến trong công việc, bạn sẽ muốn cải thiện tiềm năng của họ bằng nhiều cách khác nhau.

Đây là chiến lược dành cho “Nhân viên hiệu suất cao”

• Giữ cho nhân viên thuộc nhóm hiệu suất cao luôn vui vẻ và gắn bó với công việc. Thường xuyên cùng họ trao đổi công việc và công nhận những việc họ làm.

• Không phải ai cũng có thể trở thành ngôi sao. Nếu nhân viên hiệu suất cao đang hài lòng với vị trí hiện tại và không muốn thăng chức hay thêm trách nhiệm, đó cũng là một kết quả tốt. 
• Cho họ thời gian để phát triển. Nếu nhân viên chưa phát huy hết tiềm năng, điều đó có nghĩa là họ cần phải phát triển nhiều hơn với vị trí hiện tại trước khi có thể chuyển sang vị trí tiếp theo.

• Nâng cao các kỹ năng của họ bằng những hoạt động như luân chuyển công việc và giao cho nhóm này những nhiệm vụ khó hơn để họ tiếp xúc với các bộ phận khác của doanh nghiệp. Điều này sẽ xây dựng sự nhạy bén trong kinh doanh của họ và chuẩn bị cho những vai trò lãnh đạo xa hơn sau này.

• Tìm cho họ một người cố vấn có thể giúp họ phát triển và thực hiện tham vọng của mình cũng như cung cấp các cơ hội đào tạo, phát triển tương lai.

3.5 Nhóm 5: Nhóm những ngôi sao sáng

Những “ngôi sao sáng” ở góc trên cùng bên phải của mô hình 9 box grid sở hữu hiệu suất công việc đáng ngưỡng mộ và cũng có khả năng đảm nhận những vị trí mới. Đây là những nhân viên hạng A và có giá trị nhất của doanh nghiệp. Đồng thời, họ chính là những người được “chọn mặt gửi vàng” để đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch kế thừa của lãnh đạo doanh nghiệp.

Chiến lược dành cho nhóm “ngôi sao sáng”?

• Hãy giao cho các “ngôi sao” của bạn những nhiệm vụ đầy thử thách vì họ chính là người có nhiều khả năng hoàn thành công việc đó nhất. Ví dụ như các dự án nội bộ quan trọng, các dự án quay vòng hoặc nhiều cơ hội làm việc với khách hàng lớn. 

• Kiểm tra thường xuyên và đánh giá xem họ có hài lòng với vai trò hiện tại của họ hay không. Đảm bảo rằng các dấu hiệu của sự không hài lòng sẽ được phát hiện sớm. Đồng thời, không tiếc những lời khen ngợi dành cho họ và đảm bảo rằng họ cảm thấy được đánh giá cao vì những đóng góp cho công ty.

• Để họ tham gia các chương trình cố vấn với các thành viên cấp cao hơn trong công ty.

• Tạo cơ hội kết nối với các “ngôi sao” khác và với các thành viên cấp cao của công ty. Những cơ hội này giúp xây dựng mạng lưới giữa những người có năng lực tốt nhất và lãnh đạo cấp cao của bạn.

• Thưởng cho họ và đảm bảo rằng họ nhận được mức thù lao cạnh tranh. Những nhân viên này đóng góp nhiều nhất cho tổ chức của bạn và việc họ được nhận thưởng tương xứng là điều không có gì bàn cãi.

Như vậy, mô hình 9 box grid đã cho ta thấy được những thông tin, vấn đề hết sức rõ ràng và có hệ thống trong việc đánh giá năng suất và tiềm năng của nhân viên. Đối với mỗi nhân viên, mỗi nhóm đối tượng, việc sắp xếp và lên kế hoạch đào tạo, định hướng phát triển là việc hết sức quan trọng. Góp phần vào việc xây dựng đội ngũ nhân sự tài năng, bền vững như chính sứ mệnh mà JobTest luôn muốn mang đến cho doanh nghiệp – cùng doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự bền vững và trung thành. Đồng thời, các Box trên mô hình còn cho biết nơi cần đầu tư để phát triển các nhà lãnh đạo doanh nghiệp- những người đủ tiềm năng để kế nhiệm trong tương lai. 

Vì vậy, việc sử dụng mô hình 9 box grid để đánh giá nhân viên tiềm năng kết hợp cùng bộ Khung năng lực là vô cùng cần thiết trong doanh nghiệp. Nếu bạn đã đọc được đến dòng cuối cùng của bài viết, chúc mừng bạn đã tìm ra một phương pháp ưu việt trong vấn đề quản trị nhân sự dành cho doanh nghiệp của bạn.