Jack Dorsey có thể điều hành cả 2 công ty Twitter và Square một cách hiệu quả bằng cách lên mỗi chuỗi lịch trình quen thuộc hằng ngày với những chủ đề cụ thể và hơn thế nữa là ông vẫn còn thời gian dành riêng cho bản thân cùng những điều quan trọng.
Tưởng chừng như không thể nhưng Jack Dorsey, nhà đồng sáng lập và CEO của cả square và Twitter, đã làm tốt với vai trò của mình khi phải điều hành đến 2 công ty.
Nghe có vẻ mơ hồ nhưng Dorsey đã làm bằng cách sống theo chuỗi lịch trình quen thuộc hằng ngày. Điển hình như các cuộc họp sẽ được ông tổ chức có chương trình và mục tiêu rõ ràng. Ông tạo ra các chủ đề riêng cho từng ngày thay vì phải dồn vào một buổi gặp rắc rối và chẳng tìm được hướng giải quyết, những chủ đề riêng như lãnh đạo doanh nghiệp hay phát triển sản phẩm.
Vào thứ hai, Dorsey sẽ tập hợp một cuộc họp lãnh đạo để nhóm của ông thảo luận về những việc sẽ giải quyết trong tuần và rút kinh nghiệm từ tuần trước. Vào các thứ tư và thứ sáu, ông sẽ chia ra cứ 30 phút một lần tiến hành check-in và nhận cập nhật từ nhân viên của mình.
Trong một cuộc phỏng vấn của tạp chí Fast Company năm 2016 ông chia sẻ phương pháp này rằng “Tôi thích có nhiều việc lặp đi lặp lại trong lịch trình của mình. Nó giúp chúng ta thấy được sự tiến triển, còn những việc ngẫu hứng sẽ che giấu đi những chuyển động đó.”
Khi chúng ta tạo ra được một lịch trình cụ thể thì những khoảng thời gian trống giữa các nhiệm vụ là lúc giúp bạn hoàn thành những công việc quan trọng nhất của bản thân.
Ví dụ điển hình như bạn dành 1 tiếng đồ hồ để đọc bộ sách yêu thích hay tạo 30’ để ngồi thiền vào mỗi buổi chiều. Khi bạn sắp xếp công việc theo khoảng thời gian cụ thể, bạn sẽ dành tâm sức hoàn thành một cách tập trung hơn và giúp tiếp nối lịch trình mỗi ngày và tăng hiệu suất làm việc của bạn.
Tuy nhiên, không phải lịch trình không nhất thiết lúc nào cũng “kín mít”. Các CEO như Jeff Weiner của LinkedIn hay Richard Branson của Virgin Group
cũng tự tạo ra những khoảng thời gian hoàn toàn không làm gì cả cho bản thân. Weiner chia sẻ rằng “dành ra 30-90 phút rảnh rỗi giữa các nhiệm vụ trong ngày sẽ khiến làm việc hiệu quả hơn vì có thể nhìn bao quát mọi thứ xung quanh đang diễn ra như thế nào và thời gian này chỉ dùng để suy nghĩ thôi”.
Ông đã đăng một bài viết trên LinkedIn rằng: “Ban đầu, khoảng thời gian đệm này giống như đặc ân vậy. Tôi có thể dùng nó để hoàn thành những buổi họp hành đã hoãn lại. Nhưng qua thời gian, tôi nhận thấy đó không chỉ là những giây phút nghỉ ngơi quan trọng, nó còn cực kỳ cần thiết để tôi có thể hoàn thành hết các công việc của mình”.
Quản lý thời gian bằng công cụ
Ghi chép
Việc ghi chép một thành động nào nó không bao giờ là thừa thãi, theo thống kê thì trong 100 người chỉ có 3 người thành công và 3 người đó chính là những người có thói quen ghi chép thường xuyên. Bạn hãy ghi chép những công việc mỗi ngày, mỗi tuần và ưu tiên những công việc nào trước, nó mất chẳng bao nhiêu thời gian nhưng hiệu quả mang lại sẽ rất cao với tính tự giác cực cao. Bộ não chúng ta không thể nhớ nhiều như chúng ta nghĩ nên hãy tích “hoàn thành” với những công việc đã thành công và liệt kê những công việc cho ngày, tuần tiếp theo.
Ứng dụng khác.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho các bạn về sắp xếp công việc. Jobtest sẽ gợi ý cho các bạn một vài ứng dụng cần thiết này nhé.
Đối với hệ điều hành Android
-
My Effectiveness: To do, Tasks
-
Google Note
Đối với hệ điều hành IOS
Eisenhower App
Làm chủ thời gian đồng nghĩa với việc bạn đang làm chủ cuộc sống của mình. Hãy thực hiện ngay bây giờ nếu bạn muốn chạm tới con đường thành công sớm nhất. Hãy đi cùng Jobtest – chúng tôi luôn bên bạn bất kể là những khó khăn gì trên con đường sự nghiệp phía trước. Chúc các bạn thành công!
