Mục lục
Tại sao tôi làm việc 12 giờ/ngày nhưng kết quả không tốt, còn những người khác chỉ làm 8 giờ/ngày nhưng hiệu quả công việc lại cao hơn? Đó là do bạn chưa biết cách lập kế hoạch cá nhân trong ngày. Đây chính là bí quyết giúp cho rất nhiều người cải thiện năng suất làm việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn nhiều.
Xem thêm:
1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Trước khi học cách lập kế hoạch cá nhân, chúng ta phải hiểu được kỹ năng lập kế hoạch là gì. Theo đó:
Lập kế hoạch có thể được định nghĩa là quá trình xác định các mục tiêu cũng như các hoạt động cần thiết phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Như vậy khi lập kế hoạch cá nhân, bạn cần sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên cho những gì quan trọng nhất và làm việc dựa theo trình tự đó.
Tuy nhiên đôi khi các kế hoạch sẽ bị đảo lộn bởi trong quá trình làm việc luôn có những thay đổi bất chợt mà bạn không thể lường trước.
2. Tại sao phải lập kế hoạch?
Thực tế là có rất nhiều thứ nằm ngoài tầm kiểm soát của con người, nhưng đối với những thứ có thể kiểm soát được, việc lập kế hoạch mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích, đó là:
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Nếu bạn lập kế hoạch chính xác một cái gì đó, bạn sẽ không lãng phí thời gian và tiền bạc cho những công việc ngoài lề;
- Đo lường năng suất làm việc: Lập kế hoạch cá nhân đóng vai trò như một thước đo để bạn có thể so sánh kỳ vọng của mình với hiệu suất thực tế. Cùng với đó, bạn sẽ biết liệu mình đang đi đúng tiến độ hay mình đang bị tụt lại phía sau để kịp thời đưa ra phương án điều chỉnh;
- Giúp bạn thực hiện đúng các nhiệm vụ: Biết cách lập kế hoạch cá nhân giống như một chiếc la bàn, không chỉ định hướng chính xác những gì cần làm mà còn giúp bạn kiên định với mục tiêu ban đầu khi đứng trước nhiều sự lựa chọn;
- Cho phép bạn hoàn toàn kiểm soát quyết định của mình: Nếu bạn tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh thì bạn có thể tự đưa ra các lựa chọn và quyết định, thay vì buông xuôi để vạn sự tùy duyên hoặc tệ hơn là để người khác đưa ra quyết định thay cho bạn.
3. Hướng dẫn chi tiết cách lập kế hoạch cá nhân trong 1 ngày làm việc
Làm việc bận rộn cả một ngày nhưng không hiệu quả hầu hết là do mọi người đã lập kế hoạch không thành công hoặc thậm chí là không lập kế hoạch. Để cải thiện tình trạng này, hãy dành 15 phút vào mỗi buổi sáng để áp dụng cách lập kế hoạch cá nhân trong ngày mà chúng tôi hướng dẫn dưới đây nhé:
Bước 1: Chuẩn bị giấy bút, tránh xa các thiết bị điện tử
Điều đầu tiên trước khi lập kế hoạch cá nhân là bạn cần phải loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung.
Bạn có thể bắt đầu với những điều đơn giản như:
- Ngồi tại một khu vực yên tĩnh (nếu ngồi trong phòng thì phải đóng cửa);
- Tắt nguồn, bật chế độ máy bay hoặc tắt thông báo trên điện thoại của bạn để không xuất hiện những tiếng “ting ting” khi đang tập trung;
- Nói với những người xung quanh bạn là không được làm phiền bạn trong khoảng 15 phút;
- Đóng các chương trình hoặc ứng dụng không cần thiết trên máy tính.
Bước 2: Xác định mức năng lượng
Tại sao chúng ta cần xác định mức năng lượng?
Khi bạn trong tình trạng năng lượng tốt, giống như một chiếc điện thoại được sạc đầy pin vậy, bạn sẽ cảm thấy tỉnh táo, vui vẻ và làm việc càng hiệu quả hơn.
Thông thường sau khi ăn sáng hoặc sau khi tập thể dục buổi sáng sẽ là thời điểm mà bạn có mức năng lượng cao nhất.
Vì vậy, để giữ cho não bộ luôn tập trung, mức năng lượng của bạn tăng lên và cảm xúc của bạn luôn ổn định, hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ bữa sáng nhé.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng những người bỏ bữa sáng làm việc kém hiệu quả hơn những người ăn sáng đều đặn trước khi đi làm. Bạn hoàn toàn có thể lên kế hoạch vào buổi tối hôm trước những gì bạn sẽ ăn cho buổi sáng ngày hôm sau.
Mức năng lượng sẽ lên xuống tùy vào từng thời điểm khác nhau. Và để duy trì năng lượng tốt cho cả ngày dài, bạn cần uống đủ nước hoặc bổ sung những thực phẩm tốt nhất cho não bộ như:
- Rau xanh như cải xoăn, rau chân vịt và bông cải xanh;
- Cá hồi
- Các loại quả mọng như việt quất, dâu tây hoặc quả mâm xôi;
- Quả óc chó;
- Trà hoặc cà phê với lượng caffeine vừa phải.
Bước 3: Viết ra giấy công việc cần hoàn thành
Sau khi đã xác định mức năng lượng, bạn cần viết ra các công việc cần phải làm trong ngày theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn.
Bạn cần xác định nhiệm vụ nào trong số những nhiệm vụ này là phức tạp nhất và tập trung năng lượng tốt nhất để hoàn thành chúng trước tiên.
Còn lại những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp như trả lời email của bạn hoặc kiểm tra tài khoản mạng xã hội thì hãy dành cho thời điểm có mức năng lượng thấp nhất.
Làm như vậy sẽ giúp bạn không bỏ dở giữa chừng khi làm việc trong trạng thái không tốt.
Bước 4: Đặt mục tiêu cho từng công việc
Liệt kê các công việc thôi là chưa đủ, bạn cũng cần đặt mục tiêu cụ thể cho từng mức công việc. Mục tiêu chính là thứ giúp bạn đối chiếu xem mình đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm và hiệu quả công việc như vậy có đảm bảo tiêu chuẩn hay không.
Nếu mục tiêu dài hạn quá phức tạp, khi áp dụng cách lập kế hoạch cá nhân, hãy thử chia nhỏ mục tiêu thành các công việc nhỏ hơn và hoàn thành chúng theo từng ngày. Đó là bởi vì những mục tiêu nhỏ này khiến bạn thực sự cảm thấy mình có thể hoàn thành.
Như vậy bạn có thể tăng cường khả năng tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể.
Bước 5: Xác định nguồn lực
Nguồn lực bao gồm tài chính, con người, công nghệ,… nói chung là tất cả những gì có thể giúp bạn hoàn thành mục tiêu.
Chẳng hạn với một công việc trong ngày hôm nay là “Trả lời email của 20 khách hàng” thì nguồn lực ở đây chính là máy tính.
Vậy tại sao chúng ta lại phải xác định nguồn lực khi lập kế hoạch cá nhân?
Danh sách nguồn lực sẽ giúp chúng ta khai thác chúng một cách hiệu quả nhất, thay vì phải suy nghĩ những phương án thay thế.
Bước 6: Xác định khó khăn sẽ gặp phải
Bất kỳ công việc nào cũng có thể xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện. Bởi vậy bước quan trọng trong cách lập kế hoạch cá nhân là xác định những khó khăn có thể gặp phải.
Dù có nhiều khó khăn ập đến ngoài tầm kiểm soát của bạn nhưng sự chuẩn bị trước không bao giờ là thừa. Ít ra nó sẽ giúp bạn giữ được thái độ bình tĩnh và ứng biến tình huống một cách linh hoạt.
Bước 7: Thực hiện kế hoạch
Cuối cùng chính là bắt tay vào thực hiện kế hoạch. Đây chính là bước chuyển đổi những nhiệm vụ được liệt kê trong sổ thành hiệu quả thực tế. Nếu bạn tốn 15 phút để làm 6 bước trên mà không thực hành nó ngay thì kế hoạch đó chỉ là lý thuyết suông mà thôi.
Vào cuối ngày, đừng quên nán lại một vài phút để đánh giá các kế hoạch ban đầu của bạn và xem nó diễn ra như thế nào. Bạn đã hoàn thành mọi thứ bạn đề ra trong ngày chưa, hay mới chỉ hoàn thành được một phần nhỏ?
Đánh giá kết quả theo ngày không chỉ tăng năng suất mà còn giúp bạn biết được những khía cạnh nào mà bạn cần cải thiện trong kế hoạch hàng ngày của mình. Bạn càng làm nhiều việc này, bạn sẽ tự biết cách lập kế hoạch cá nhân tốt hơn cho ngày của mình. Vì vậy hãy đảm bảo kết hợp phần đánh giá này trong quá trình thực hiện kế hoạch nhé.
4. Yếu tố cần có khi lập kế hoạch
Tạo thói quen lập kế hoạch cá nhân hàng ngày là một việc, nhưng kế hoạch đó có thực sự hiệu quả không lại là một việc khác. Để đảm bảo kế hoạch chắc chắn mang lại hiệu quả thiết thực, bạn cần tuân thủ 3 yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch, đó là:
Tỉnh táo
Bản kế hoạch được thiết lập trong tình trạng “mắt nhắm mắt mở” thường sẽ sơ sài, như vậy có thể ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất xử lý công việc.
Để bắt đầu một ngày mới với tinh thần tỉnh táo, bạn cần phải ngủ ít nhất 7 giờ một đêm. Mặc dù một vài đêm ngủ ít là không sao nhưng Việc ngủ không đủ giấc trong thời gian dài có thể tác động tiêu cực đến cả trí nhớ cũng như khả năng tập trung của bạn.
Một hoạt động mà bạn có thể làm trước khi lập kế hoạch cá nhân là tập thể dục. Tập thể dục thường xuyên cũng quan trọng như cho bản thân nghỉ ngơi điều độ. Nó thực sự sẽ đưa bạn vào trạng thái tinh thần thoải mái cho ngày làm việc sắp tới.
Tập trung
Tập trung là nhân tố dẫn tới thành công trong mọi lĩnh vực. Hãy nhớ tới “Quy tắc 80/20”, thường được gọi là Nguyên tắc Pareto nói rằng 20% sự tập trung của bạn sẽ mang lại 80% hiệu quả công việc. Do đó, hãy luôn duy trì sự tập trung nhất định trong thời gian lập kế hoạch cá nhân bạn nhé.
Sắp xếp thời gian phù hợp
Như chúng tôi đã nói ở những phần trước, thời gian thích hợp nhất để lập kế hoạch cá nhân là sau khi ăn sáng. Tuy nhiên nếu bạn quá bận rộn vào buổi sáng, bạn có thể lên lịch trình làm việc cho ngày hôm sau vào buổi tối hôm trước.
Tất cả chúng ta đều cần có một khoảng thời gian để phục hồi năng lượng nên hãy đảm bảo phân bổ thời gian hợp lý giữa làm việc và nghỉ ngơi. Điều quan trọng nhất là bạn phải tạm gác công việc và hoàn toàn thư giãn khi về đến nhà. Như thế mới được gọi là kế hoạch cá nhân hiệu quả.
5. Mẫu kế hoạch làm việc hằng ngày
Dưới đây là bảng kế hoạch cá nhân chi tiết trong 1 ngày làm việc của một beauty blogger mà bạn có thể tham khảo:
Buổi sáng
- 5h-6h: Tập thể dục;
- 6h-6h30: Tự nấu bữa sáng;
- 6h30h-7h: Skincare;
- 7h-7h30: Check email;
- 7h30-8h30: Đọc sách và tin tức liên quan đến làm đẹp;
- 8h30-11h30: Viết kịch bản hoàn chỉnh cho video tiếp theo;
- 11h30-13h: Ăn trưa và nghỉ ngơi.
Buổi chiều
- 13h-16h: Setup đạo cụ và quay video (video có thời lượng 20 phút);
- 16h-18h: Edit video.
Buổi tối
- 18h-19h: Ăn tối;
- 19h-20h: Tiếp tục edit video;
- 20h-21h: Đăng video lên tất cả các kênh và trả lời comment;
- 21h-21h45: Skincare và thư giãn;
- 21h45-22h: Lên kế hoạch cho ngày mai;
- 22h: Đi ngủ.
Đây là lịch trình làm việc của một freelancer nên chắc chắn sẽ khác một chút so với lịch trình của nhân viên văn phòng.
Việc lập kế hoạch cá nhân theo từng mức thời gian như trên là không bắt buộc. Quan trọng nhất là bạn phải xác định mức năng lượng của bản thân trong từng thời điểm để phân chia công việc: công việc phức tạp sẽ được xử lý vào lúc có mức năng lượng cao nhất. Theo như kế hoạch trên, bạn có thể thấy, buổi chiều là thời gian mà blogger này có nguồn năng lượng tốt nhất.
Mức năng lượng của mỗi ngày là khác nhau nên bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh khối lượng công việc sao cho hợp lý. Đừng cố ép bản thân phải làm việc hết công suất mười ngày như một, sẽ rất dễ chán nản.
Nếu một ngày nào đó bạn cảm thấy năng lượng của mình quá kém và không thể tập trung vào bất cứ việc gì, bạn hãy tạm gác công việc sang một bên và nghỉ ngơi nhiều hơn để lấy lại năng lượng. Như vậy, sang ngày tiếp theo bạn lại có thể giải quyết ổn thỏa cả phần công việc hôm qua và hôm nay.
6. Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả
Ngoài cách lập kế hoạch cá nhân bằng giấy bút, bạn có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả như:
Evernote
Khi nói đến công cụ ghi chú dựa trên đám mây tốt nhất, chúng ta không thể không kể đến Evernote.
Bạn có thể ghi chú ở mọi nơi bạn muốn, trên điện thoại hoặc trên máy tính, sau đó dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa khi kết nối với Internet. Bạn có thể truy cập vào ghi chú và danh sách việc cần làm của mình bất cứ lúc nào.
Không chỉ dừng lại ở việc ghi chú đơn giản, Evernote cho phép người dùng tận hưởng các tính năng công nghệ cao như nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tìm kiếm văn bản trên các ghi chú đã viết. Bạn cũng có thể thêm thẻ, liên kết chéo, danh sách kiểm tra, bảng vào ghi chú của mình.
Wunderlist
Wunderlist là một trong những ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch cá nhân tốt nhất hiện nay. Ứng dụng có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Bạn có thể làm việc với những người dùng khác trong cùng một giao diện và chia sẻ danh sách tác vụ với nhau.
Bạn có thể lên lịch cho một nhiệm vụ cụ thể, thêm lời nhắc và tạo các thư mục khác nhau để lưu trữ thông tin. Nếu bạn muốn xuất dữ liệu của mình, rất dễ dàng để tạo tệp sao lưu từ Wunderlist.
Trello
Không chỉ riêng các cá nhân mà nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng Trello để lập kế hoạch cho một hoặc nhiều dự án. Cụ thể, Trello có tính năng cho phép người dùng gửi lời mời tham dự đến nhiều thành viên khác trong team để cùng nhau làm việc.
Các nhiệm vụ được Trello chia thành To Do (việc cần làm), Doing (việc đang làm) và Done (đã hoàn thành) kèm theo ngày đến hạn để mọi người cập nhật được tiến độ làm việc của mình là nhanh hay chậm.
Ngoài ra, leader còn có thể sắp xếp các thẻ to-do list từ trên xuống dưới dựa trên mức độ ưu tiên. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm luôn nắm bắt được đâu là phần công việc quan trọng cần phải giải quyết trước.
7. Kết luận
Đọc đến đây, chắc hẳn bạn có thể thấy cách lập kế hoạch cá nhân thật ra không hề phức tạp giống như mọi người vẫn nghĩ đúng không nào?
Mặc dù đây là một quá trình tương đối đơn giản nhưng nó sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả trong công việc và tận dụng tối đa thời gian trong ngày.
Nếu bạn lười ghi chép, không sao, bạn có thể tải một số ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch về điện thoại của mình, ví dụ như Evernote, Wunderlist, Trello, Google Task,…
Nếu bạn đã làm theo 7 bước để lập kế hoạch cá nhân trong một ngày mà chúng tôi đã hướng dẫn ở trên, chắc chắn bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy sự cải thiện đáng kể về năng suất và khả năng quản lý thời gian của mình đấy. Chúc các bạn thành công.
Source: Jobtest
