Các bước xây dựng từ điển năng lực

Từ điển năng lực là thuật ngữ còn khá mới trong hoạt động Quản trị Nhân sự. Tuy nhiên, việc sử dụng từ điển năng lực đang phát huy rõ nét vai trò của nó, làm tăng giá trị của bộ máy quản lý. Trong bài viết sau đây, JobTest sẽ giúp bạn hiểu về các bước cụ thể để xây dựng từ điển năng lực.

Bước 1: Phân tích công việc

Nhà Quản trị Nhân sự cần làm rõ những yếu tố cấu thành nên 1 vị trí cụ thể trong doanh nghiệp. Mục đích của bước phân tích này là để làm rõ mức độ khó, kết quả cần có và tầm quan trọng của vị trí này trong doanh nghiệp. Đây là bước nền tảng để xây dựng từ điển năng lực.

Cụ thể, bạn sẽ phân tích những vấn đề sau đây:

Nhiệm vụ cụ thể: Mô tả công việc của vị trí này là gì? Cách thức thực hiện thế nào? Những yêu cầu xoay quanh vị trí này, ví dụ như chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc thế nào?

Các trách nhiệm liên quan: Công việc này cần sự hỗ trợ từ ai? Kết quả cần đạt là gì? Có tiêu chuẩn cụ thể nào hay không? Thời hạn thực hiện là bao lâu? Cần phải báo cáo công việc cho ai?

Tính chất công việc: Công việc có đặc thù gì? Có yêu cầu thể lực hay không? Có cần làm thêm giờ hay thay ca hay không? Môi trường làm việc độc hại hay không?

Phạm vi ảnh hưởng: Công việc có cần được hỗ trợ về máy móc thiết bị, cơ sở vật chất không? Có ảnh hưởng đến những vị trí hay phòng ban khác không? Có phải liên hệ với bên ngoài không?

Yêu cầu về năng lực: Để hoàn thành tốt công việc thì nhân viên cần có kỹ năng, thái độ, kiến thức như thế nào?

Bước 2: Xác định tiêu chuẩn năng lực

Sau khi phân tích công việc, người Quản trị nhân sự sẽ tiến hành xác định tiêu chuẩn năng lực của từng vị trí trong doanh nghiệp. Mục đích của bước này là liệt kê đầy đủ các kiến thức, thái độ, kỹ năng cần thiết để đảm nhận công việc. Đây còn được gọi là Tiêu chí năng lực cốt lõi. Những tiêu chí này sẽ dựa vào mô hình đánh giá năng lực ASK. Bao gồm:

Kiến thức: Là toàn bộ sự hiểu biết được ứng dụng vào công việc. Kiến thức này có thể là từ sách vở hoặc có được trong có trình làm việc, giao tiếp,… Bằng cấp không nói lên được lượng kiến thức mà người khác đang sở hữu. Do đó, yêu cầu về năng lực cũng không nhất thiết phải đề cập đến bằng cấp.

Kỹ năng: Là khả năng thực hiện thuần thục công việc nào đó. Nếu kiến thức tốt nhưng không có kỹ năng thì không làm được điều gì cả. Có nhiều doanh nghiệp vẫn chỉ chú trọng vào bằng cấp mà quên đi tầm quan trọng của kỹ năng nên rất khó để tìm được người phù hợp. Do đó, việc xác định được những kỹ năng mà người nhân viên cần có là vô cùng quan trọng trong việc xây dựng từ điển năng lực.

Tố chất: Điều này quyết định đến 80% khả năng thành công. Tuy nhiên, đây lại là phần chìm trong mỗi con người, rất khó để đánh giá. Phần lớn người Quản trị nhân sự sẽ sử dụng bài đánh giá tính cách D.I.S.C. để hiểu hơn về nhân viên. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có thể phân bố nguồn lực hợp lý. Hơn nữa, khi bố trí công việc phù hợp với tố chất của nhân viên thì họ sẽ dễ dàng thành công hơn. 

Bước 3: Xây dựng thang năng lực và xác định trọng số

Bước tiếp theo trong quá trình thiết lập từ điển năng lực là xây dựng thang năng lực. Điều này có nghĩa là người Quản lý nhân sự sẽ xác định các cấp bậc năng lực. Việc xây dựng thang năng lực là tùy thuộc vào doanh nghiệp. Thang năng lực thường có từ 4 đến 10 bậc. Tuy nhiên, việc xây đến bậc thứ 10 sẽ khá phức tạp nên từ 4 – 5 bậc là phù hợp nhất.

Trọng số năng lực là chỉ số đánh giá mức độ quan trọng của tiêu chí năng lực nào đó. Thông thường, trọng số cũng chỉ từ 1 – 4 là đủ. Ví dụ như đối với vị trí Trưởng phòng kinh doanh, tiêu chí năng lực “Hoạch định chiến lược” là quan trọng nhất nên sẽ có trọng số là 4. Trong khi đó, tiêu chí về quản lý nhân sự sẽ ít quan trọng hơn nên được xác định trọng số là 2.

Bước 4: Phân tích văn hóa doanh nghiệp

Xem xét đến văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt giữa các bộ từ điển năng lực của các doanh nghiệp khác nhau. Việc này sẽ giúp bạn chọn được những con người phù hợp mới mục tiêu của doanh nghiệp và có thể gắn bó lâu dài.

Ví dụ như những doanh nghiệp nhà nước sẽ yêu cầu nhân viên phải có tính kỷ luật cực cao. Những doanh nghiệp truyền thông lại đòi hỏi nhân viên ở vị trí nào cũng cần phải sáng tạo để có thể hỗ trợ nhau.

Bước 5:  Xây dựng từ điển năng lực

Việc thiết lập từ điển năng lực cần được thực hiện cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Sau đó sẽ được tổng hợp lại. Bước cuối cùng là định nghĩa các khái niệm. Ví dụ:  “hoạch định chiến lực” là gì, thế nào là “thiết lập hệ thống”…

Nếu thang năng lực có 10 bậc thì bộ định nghĩa này cũng có 10 bậc, mỗi bậc tương đương với 1 cấp độ.  Vì vậy, thường thì thang năng lực 4 – 5 là hợp lý.

Hi vọng qua bài viết này, JobTest đã giúp bạn hiểu hơn và ứng dụng được các bước xây dựng từ điển năng lực vào doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ giúp phân bố nguồn nhân lực hợp lý, cũng như thu hút nhân tài và xây dựng được lòng trung thành của nhân viên. Vì thế, tuy rằng sẽ mất thời gian lúc đầu nhưng đây là đây là phương pháp tối ưu trong chiến lược quản trị nhân sự.