Đánh giá KPI thành tích nhân viên là điều vô cùng cần thiết đối với tất cả doanh nghiệp. Qua những số liệu cụ thể được đo lường bằng các báo cáo, từ đó doanh nghiệp có thể khắc phục được kịp thời những điểm còn thiếu trong công tác nhân sự. Bên cạnh việc đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ mà hoạt động này giúp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, đưa ra các mức lương thưởng phù hợp nhất.

Đánh giá thành tích nhân viên bằng KPI cần có sự cam kết và quyết tâm của các cấp quản trị trong doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ quản trị cấp cao, đồng thời phải có mối quan hệ hợp tác giữa các cấp quản trị và nhân viên.

Ba yếu tố cần thiết để giúp việc đánh giá thành tích đạt hiệu quả:

• Quy trình đánh giá hợp lý, rõ ràng, công khai

• Có tập hợp các tiêu chuẩn đánh giá chính xác, công bằng, phù hợp.

• Có đội ngũ đánh giá khách quan, trung thực, công bằng, nắm rõ quy trình và tiêu chuẩn đánh giá.

Đặc biệt, việc xây dựng các chỉ số hiệu suất chính yếu (KPI) đang được các nhà quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm trong yếu tố thứ hai.

Trong khoảng thời gian vài năm trở lại, theo khảo sát có rất nhiều doanh nghiệp tin cậy và hợp tác xây dựng, thuê ngoài các cố vấn để có thể đánh giá, xây dựng KPI cho Doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, hầu hết các Doanh nghiệp lại thất bại, lý do cơ bản là nhầm lẫn giữa những khái niệm KRI, PI và KPI cũng như không có một quy trình phù hợp.

Khái niệm KRI, PI và KPI

Để đo lường, báo cáo và cải thiện hiệu suất thực hiện công việc, người ta dùng thuật ngữ “chỉ số đo lường hiệu suất” trong vấn đề quản trị. Việc xây dựng các chỉ số này thường dựa trên ba loại thông tin: thông tin trên cơ sở nhân cách (trait-based information), thông tin dựa trên cơ sở hành vi (behavior-based information), thông tin trên cơ sở kết quả (result-based information) và các chỉ số được phân loại thành:

– Chỉ số kết quả chính yếu (Key Result Indicator – KRI): là kết quả để đo lường hiệu suất rủi ro của một công việc hoặc hoạt động của một tổ chức nào đó.

– Chỉ số hiệu suất (PI) : Hướng vào các phương diện hoạt động, gắn với cá nhân hay nhóm, thường được đánh giá thường xuyên, cho biết bạn cần phải làm gì.

– Chỉ số hiệu suất chính yếu (Key Performance Indicator – KPI): là kết quả đo lường tập trung vào khía cạnh hiệu suất của tổ chức hướng tới thành công hiện tại và tương lai của tổ chức.

Có quá nhiều PI, Lựa chọn những chỉ số sẽ giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định phù hợp. Như vậy, KPI là các chỉ số đánh giá phi tài chính, chịu tác động từ bán giám đốc và đội ngũ quản trị cấp cao và là chỉ số trọng yếu đánh giá thực hiện công việc, hoặc chỉ hiệu suất chính yếu, đòi hỏi nhân viên phải hiểu và có hành động điều chỉnh.

Vì thế, việc đánh giá KPI giúp doanh nghiệp đảm bảo được việc thực hiện công việc trong bản mô tả của từng vị trí, chức danh một cách cụ thể, minh bạch, công bằng và góp phần giúp các nhà quản trị ra quyết định nhanh hơn, có hướng khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên tốt hơn.

Làm thế nào để xây dựng hệ thống KPI?

Nguyên tắc SMART : Được viết tắc từ 5 từ Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Realistics (thực tế), Timebound (có thời hạn cụ thể). Việc tuân thủ theo 5 nguyên tắc này sẽ giúp cho nhân viên có định hướng để đạt được thành tích tốt nhất.

– Khi KPI đạt được tiêu chí Specific, nhân viên sẽ biết mình cần làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc mong muốn.

– Không đạt tiêu chí Measurable sẽ dẫn đến hệ quả không còn ý nghĩa đo lường

– Không đạt hai tiêu chí Achievable và Realistics có nghĩa là nhân viên không thể đạt được hiệu quả trong công việc cho dù có cố gắng hết sức mình, dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.

– Không có thời hạn cụ thể Timebound thì nhân viên sẽ chẳng biết được công việc sẽ hoàn thành trong thời gian bao lâu.

Theo Kaplan và Norton, mỗi công ty chỉ nên có không quá 20 KPI; Hope và Fraser đề xuất dưới 10 KPI; còn David Parmenter thì đề nghị quy tắc 10/80/10, tức là mỗi công ty chỉ nên có 10 KRI, 80 PI và 10 KPI. Trong thực tế, rất nhiều công ty xác định số lượng và nội dung KPI không chính xác, không thực tế hoặc quá chi tiết.

Làm thế nào để thiết kế và triển khai hệ thống KPI hiệu quả?

Đầu tiên, cần có được sự cam kết và quyết tâm của các cấp quản trị trong Doanh nghiệp để có thể xây dựng hệ thống đánh giá KPI phù hợp. Đặc biệt là đội ngũ quản trị cấp cao, đồng thời phải có mối quan hệ hợp tác giữa các cấp quản trị và nhân viên. Để có sự đồng thuận của tất cả các cấp trong việc tuân thủ quy trình thì đây chính là điều kiện tiên quyết.

Điều kiện thứ hai là các thước đo hiệu suất với chiến lược của tổ chức đều phải được liên kết bởi Doanh nghiệp. Chắc chắn việc xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng, không có mục tiêu bạn sẽ chẳng thể nào đi đúng hướng với kế hoạch. Trong đánh giá nhân viên cũng thế, phải thật rõ ràng, chi tiết và cụ thể ở từng giai đoạn dù là nhỏ nhất.

Một điều kiện tiên quyết khác đó chính là thực hiện phân tích công việc, hệ thống các bản mô tả công việc (Job Description – JD) và bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification – JS) chính là kết quả cuối cùng của hoạt động này cho tất cả chức danh, vị trí công việc. Nhà quản trị sẽ phải dựa vào bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hằng tháng, khi áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu suất của một chức danh hay vị trí công việc.

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp có những điều kiện đặc thù riêng mà do đó việc xây dựng thành công một hệ thống KPI của từng doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau. Do đó, Để đảm bảo tính công bằng, hợp tình, hợp tác và chính xác, các nhà lãnh đạo và các chuyên giá phải được đào tạo triển khai các kỹ năng đánh giá, vừa đảm bảo thu thập một cách tin cậy, chính xác về tuyển dụng mà còn giúp cho quy trình tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp cao.

Cuối cùng, việc chọn một chuyên gia tư vấn dự án xây dựng đánh giá KPI thuê ngoài cần phải phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, vì phần lớn ít Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay ít am hiểu các vấn đề liên quan đến KPI và rất khó thành công nếu tự thiết kế và triển khai quy trình xây dựng KPI cho riêng mình.

Xây dựng hệ thống đánh giá KPI chuẩn quốc tế từ Jobtest

Theo khảo sát, phương pháp tuyển dụng đánh giá nhân viên giúp tăng 17% chất lượng tuyển dụng, tăng 189% trong chất lượng đào tạo nhân viên, giảm 12% chi phí tuyển dụng và đặc biệt tăng 80% độ chính xác trong việc đánh giá KPI lương – thưởng cho nhân viên.

Với sự tin dùng của nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới, phương pháp đánh giá của Jobtest, không chỉ là công cụ mang tính khách quan từ nhiều phía mà còn khơi gợi tạo môi trường văn hóa gắn kết và hợp tác do nhân viên, đây không chỉ là đánh giá mà từ đó nhân viên có thể phản hồi lại với quản lý, cấp trên cũng như đồng nghiệp của mình.

Không những thế, những bài đánh giá của Jobtest cho phép nhân viên tự đánh giá kết quả của mình, thúc đẩy những điểm mạnh và cải thiện điểm yếu của bản thân. Đây cũng là cơ hội để nhân viên có thể nói lên “tiếng lòng”, những thành tích đạt được và những mục tiêu sắp tới.

Mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình đánh giá khác nhau vì vậy đòi hỏi cần có một hệ thống đánh giá linh hoạt, tùy biến với các dữ liệu. Jobtest mang đến trải nghiệm mới mẻ với hơn 5700 bài đánh giá phù hợp cho từng vị trí và ngành nghề, được tin dùng rộng rãi trên 4500 công ty phù hợp cho từng chiến lực và mục tiêu hướng tới.

Các doanh nghiệp có thể dễ dàng khai thác mọi mặt của ứng viên, nhân viên của mình bằng những bài đánh giá tính cách, đánh giá năng lực, hay những bài đánh giá kết quả làm việc tùy vào mục tiêu đã đề ra. Hơn thế nữa, doanh nghiệp còn có thể thiết kế những bài đánh giá sao cho phù hợp, giúp doanh nghiệp đánh giá nhóm, đánh giá cá nhân, đứng trên nhiều góc nhìn khác nhau theo đặc thù của nhu cầu quản lý.

Kết quả đánh giá sẽ được lưu lại trong hồ sơ nhân viên và biểu thị bằng biểu đồ. Dựa vào đó, doanh nghiệp biết được những lỗ hỏng cần khắc phục và đưa ra chế độ khen thưởng sao cho phù hợp nhất để tăng cường năng lực và tạo động lực, giữ chân nhân tài.

Đăng nhập ngay để trải nghiệm miễn phí dịch vụ của chúng tôi.

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đến cộng đồng Doanh nghiệp Việt