Mục lục
Quản trị kinh doanh, quản trị chuỗi cung ứng, quản trị chất lượng,…là những thuật ngữ chuyên ngành đã không còn xa lạ gì với chúng ta. Vậy quản trị là gì? Quản lý và quản trị khác nhau như thế nào? Cùng Jobtest khám phá ngay trong nội dung dưới đây nhé!
1. Quản trị là gì? Một số định nghĩa về quản trị
Quản trị là một phạm trù rất rộng nên mỗi tác giả sẽ có một quan điểm định nghĩa khác nhau. Trước tiên chúng ta cùng tiếp cận một số định nghĩa về quản trị của cả tác giả trong nước lẫn tác giả nước ngoài đã nhé:
- Theo Giáo sư Phạm Vũ Luận (2012)
“Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích nào đó hoặc để duy trì hoạt động, thông qua nỗ lực, thực hiện của những người khác”.
- Theo Stephen Robbins (2001)
“Quản trị là tiến trình bao gồm: Hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
- Theo Robert Kreitner (2009)
“Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt được những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn”.
Từ những quan điểm nêu trên, tựu trung lại, chúng ta có thể rút ra định nghĩa chung nhất về quản trị như sau:
Quản trị là sự phối hợp hoạt động của những người khác được thực hiện thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
Hoạt động quản trị đã xuất hiện từ hàng trăm năm trước công nguyên cùng với sự ra đời của văn minh nhân loại. Kim tự tháp Ai Cập hay hệ thống quản lý chính quyền thời Trung Hoa cổ đại chính là những minh chứng rõ ràng nhất thể hiện trình độ cũng như tầm nhìn của con người thời xưa.
2. Bản chất của quản trị
Tuy có nhiều góc độ định nghĩa khác nhau, nhưng quản trị chỉ có duy nhất một bản chất, đó chính là tạo ra giá trị thặng dư. Bản chất này chỉ được thực hiện khi có 3 điều kiện “cần và đủ” là:
Phải có chủ thể quản trị
Mặc dù công việc của những người trong tổ chức là khác nhau, song có thể phân chia thành 2 loại: Nhà quản trị và người thừa hành.
Nhà quản trị nói đến ở đây cũng chính là chủ thể của hoạt động quản trị. Một tổ chức có thể có một hoặc nhiều nhà quản trị.
Công việc của nhà quản trị là trực tiếp điều khiển, kiểm soát hoạt động của những người dưới quyền và chịu trách nhiệm về hoạt động của họ.
Phải có mục tiêu
Hoạt động quản trị sẽ không diễn ra hay không được “nhìn thấy” nếu như không có mục tiêu cụ thể. Vì vậy mỗi tổ chức đều phải đề ra mục tiêu và những việc phải làm để thực hiện mục tiêu ấy. Mục tiêu ở đây gồm có mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn.
Phải có nguồn lực
Hoạt động quản trị đòi hỏi phải sử dụng nguồn lực, các nguồn lực ở đây bao gồm nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính, nguồn lực về vật chất và nguồn lực về thông tin. Vì các nguồn lực của tổ chức là hữu hạn nên việc sử dụng phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
3. Chức năng của quản trị
Cuối những năm 80 của thế kỷ XX ở Mỹ, các nhà nghiên cứu chia thành 2 luồng quan điểm: quản trị có 4 hoặc 5 chức năng. Nhưng sau khi thống nhất lại, họ đã đưa ra khẳng định hoạt động quản trị gồm 4 chức năng riêng biệt và chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau, đó là:
Hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên và cũng là nền tảng của các chức năng quản trị khác. Những nhiệm vụ của hoạch định gồm:
- Xác định các mục tiêu của tổ chức;
- Xây dựng cả chiến lược tổng thể và chiến lược bộ phận, sau đó cụ thể hóa chúng thành các kế hoạch để phối hợp hành động.
Hoạch định liên quan đến dự báo trong tương lai để xác định mục tiêu và cách thức hành động. Trong một môi trường luôn có nhiều biến động thì những dự báo này có thể sai lệch so với thực tế, do đó dự báo càng chính xác thì hoạch định càng chính xác.
Hoạch định càng chính xác thì càng tạo thuận lợi cho việc triển khai các hoạt động quản trị, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và chủ động xử lý các tình huống.
Tổ chức
Tổ chức là chức năng thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền.
Chức năng này phải xuất phát từ yêu cầu của hoạch định nhằm thực hiện kế hoạch đã đặt ra ở hoạch định dựa trên cơ sở các nguồn lực hiện có.
Các nhiệm vụ của tổ chức bao gồm:
- Xây dựng sơ đồ các bộ phận và hệ thống quyền hành trong tổ chức;
- Xác định tiêu chuẩn công việc đối với từng bộ phận;
- Phân chia công việc cho từng cá nhân.
Tổ chức phải tuân thủ nguyên lý là tạo môi trường thuận lợi, hài hòa cho các hoạt động của cá nhân và bộ phận trong tổ chức để đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu đã đề ra.
Lãnh đạo
Lãnh đạo là hoạt động quan trọng và cần thiết trong thực hành quản trị.
Mỗi người trong tổ chức có nhu cầu, phẩm chất, điều kiện và vị trí khác nhau nhưng họ gắn bó với nhau để thực hiện một mục tiêu chung.
Bởi vậy ngay cả khi đã có mục tiêu, kế hoạch hành động rõ ràng thì không có nghĩa là mọi người, mọi bộ phận trong tổ chức sẽ hành động một cách tự giác, nhiệt tình theo đúng định hướng với hiệu suất cao. Nhiệm vụ của chức năng lãnh đạo là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn và động viên người dưới quyền hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Để làm được điều đó, nhà quản trị phải áp dụng các phong cách lãnh đạo thích hợp trong mỗi tình huống cụ thể. Chẳng hạn như phong cách lãnh đạo độc đoán, phong cách lãnh đạo dân chủ, phong cách lãnh đạo huấn luyện,…
Kiểm soát
Kiểm soát là việc so sánh, đối chiếu kết quả đạt được trên thực tế so với mục tiêu đã đề ra để phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của chúng. Từ đó sẽ giúp nhà quản trị có những điều chỉnh đảm bảo sự phù hợp giữa hoạt động thực tiễn với mục tiêu đặt ra và tránh lãng phí nguồn lực.
4. Phân biệt quản lý và quản trị
Tại sao chúng ta thường nói kỹ năng quản lý thời gian, nhưng lại không nói quản trị thời gian? Nghe thì có vẻ không khác nhau nhiều lắm, nhưng thật ra “quản lý” và “quản trị” là hai khái niệm hoàn toàn riêng biệt. Dưới đây là một vài đặc điểm giúp bạn phân biệt đâu là quản lý, đâu là quản trị:
Về đối tượng
Quản lý chủ yếu tập trung vào điều hành con người và công việc. Trong khi đó, quản trị lại tập trung vào cách để có thể phân bổ tốt nhất các nguồn lực của tổ chức.
Về chức năng cốt lõi
Chức năng cốt lõi của người quản lý là thực thi chính sách dưới sự giám sát của cấp trên.
Trong khi đó chức năng của nhà quản trị là xây dựng và thiết lập chính sách. Ban quản trị phải là những người có tư duy và tầm nhìn thì mới đưa ra một chiến lược phát triển lâu dài.
Về cấp bậc
Đối với quản lý, người ta chia thành 3 cấp bậc là quản lý cấp thấp, quản lý cấp trung và quản lý cấp cao. Chức danh tổ trưởng phòng marketing nhưng chỉ dẫn dắt 1 nhân viên dưới trướng cũng đã được gọi là người quản lý.
Tuy nhiên đối với nhà quản trị thì họ là quản lý cấp cao nhất và có quyền kiểm soát hoàn toàn mọi hoạt động của tổ chức. Có thể nói quản lý là cấp dưới của nhà quản trị.
Về thẩm quyền
Ban quản lý đại diện cho tiếng nói của các nhân viên trong tổ chức.
Trong khi đó ban quản trị lại đại diện cho một cá nhân hoặc một nhóm người có quyền sở hữu đối với tổ chức.
Về mức độ ảnh hưởng
Quản lý đưa ra các quyết định điều hành và duy trì hoạt động của tổ chức.
Trong khi đó ban quản trị lại là người đưa ra các quyết định quan trọng và có thể ảnh hưởng đến sự sống còn của tổ chức.
Như vậy, cả quản trị và quản lý đều đóng vai trò vô cùng quan trọng trên con đường thành công của bất kỳ tổ chức doanh nghiệp nào. Nhân viên thi hành rất tốt nhưng chính sách của ban lãnh đạo không hiệu quả thì tổ chức không thể nào phát triển được.
Ngược lại, bộ phận quản trị dù có đưa ra được chính sách tốt đến mấy nhưng không có sự hỗ trợ của bộ phận quản lý thì cũng khó mà đạt được mục tiêu đã đề ra.
Trên đây là những giải đáp chi tiết xoay quanh chủ đề Quản trị là gì cũng như cách phân biệt giữa hai khái niệm quản lý và quản trị. Hy vọng rằng những kiến thức hữu ích này sẽ giúp ích cho hoạt động quản trị của bạn trong tương lai. Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về vấn đề này trong phần bình luận nhé.
Source: Jobtest
