Ma trận kỹ năng – Công cụ hỗ trợ thành công của dự án

Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị tham gia vào dự án đầu tiên trong sự nghiệp. Tất nhiên là bạn muốn dự án thành công. Nhưng làm thế nào để bạn chắc chắn rằng bạn chọn đúng người để tham gia vào dự án? Ma trận kỹ năng, hay còn gọi là ma trận năng lực sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn. Việc lập ma trận kỹ năng thường do trưởng dự án hoặc người quản lý Nhân sự phụ trách.

Ma trận kỹ năng là gì?

Skill matrix – Ma trận kỹ năng là công cụ tổng hợp những kỹ năng của nhân viên. Tất cả sẽ được trình bày thành một mạng lưới trực quan và khoa học. Đây là công cụ thiết yếu giúp các chuyên gia nhân sự lựa chọn được những người phù hợp cho dự án, phòng ban hoặc cao hơn nữa là cho doanh nghiệp. Ở một vài tài liệu, Skill matrix còn được gọi là ma trận kỹ năng nghề.

Một ma trận kỹ năng sau khi hoàn thành sẽ có đầy đủ những kỹ năng nhân viên đang có và những kỹ năng mà dự án đòi hỏi. Nếu có sự chênh lệch thì đây được gọi là khoảng cách kỹ năng.

Ma trận kỹ năng được sử dụng để làm gì?

Bây giờ đến các khía cạnh thực tế hơn. Một ma trận năng lực được sử dụng để làm gì? Có hai mục đích chính

Trước hết, ma trận kỹ năng sẽ giúp đánh giá các năng lực cần thiết cho một dự án. Người làm Nhân sự phải nắm rõ vấn đề này để thiết lập được nền tảng của ma trận. 

Điều này có nghĩa là bạn sẽ trả lời câu hỏi 1: Dự án đòi hỏi những kỹ năng gì?

Thứ hai, một ma trận kỹ năng cần cung cấp cái nhìn sâu sắc về các kỹ năng mà những người thực hiện dự án đang có sẵn.

Ví dụ: Bạn đã xác định được dự án A cần những người nhạy bén trong kinh doanh, có kỹ năng CNTT, có khả năng phân tích dữ liệu và thực hiện báo cáo. Việc tiếp theo là bạn cần kiểm tra xem ai trong số các nhân viên đang sở hữu những kỹ năng này.

Câu hỏi 2: Nhân viên nào đang sở hữu những kỹ năng mà dự án yêu cầu?

Nếu có một kỹ năng nào đó mà không ai sở hữu, bạn nên nghĩ đến phương án thuê thêm nhân sự để bổ sung vào nhóm. Điều này cần được thực hiện ngay từ đầu dự án để có sự chuẩn bị tốt nhất. 

Lợi ích của ma trận kỹ năng

Một ma trận kỹ năng nghề hoàn thiện sẽ giúp thúc đẩy hiệu suất làm việc theo nhiều cách. Nó không chỉ đem lại lợi ích cho nhóm thực hiện dự án mà còn cho từng nhân viên.

Nhóm dự án

Đây là một công cụ giúp toàn bộ nhóm dự án có được cái nhìn tổng quan và nhanh chóng về những kỹ năng đang có và những kỹ năng còn thiếu. Và biện pháp giải quyết là thuê thêm nhân sự để bù đắp những lỗ hổng này. 

Ngoài ra, ma trận năng lực cũng giúp nhóm tìm ra được những vùng nguy cơ (high-risk areas). Đó là những kỹ năng mà nhóm đang thiếu nguồn lực để hoàn thành dự án.

Ngoài ra, khi nhóm dự án nhận thức rõ về những yếu điểm của mình thì sẽ lưu ý hơn trong quá trình thực hiện. Điều này sẽ giúp hạn chế tối đa việc hiệu suất của dự án bị ảnh hưởng do những kỹ năng còn thiếu. Mọi người cũng sẽ có cái nhìn toàn cảnh về những kỹ năng mà các thành viên khác đang có để hợp tác với nhau dễ dàng hơn.

Từng thành viên

Ma trận kỹ năng sẽ giúp năng suất làm việc của nhân viên tăng lên gấp đôi. Vì nhân viên sẽ có cái nhìn sâu sắc về năng lực của chính họ, những gì họ đang có và những gì mà họ đang thiếu. Điều này góp phần lớn trong việc tạo động lực học tập và phát triển. 

Ma trận kỹ năng sẽ giúp năng suất làm việc của nhân viên tăng lên gấp đôi. 

Toàn doanh nghiệp

Ở quy mô lớn hơn, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về các năng lực có sẵn của nhân viên. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể đầu tư ngân sách để nhân viên học tập và phát huy kỹ năng của họ. Thông qua ma trận năng lực, các nhà quản lý sẽ hiểu hơn về sở trường, sở đoản và dự định phát triển bản thân của các thành viên. Từ đó, có thể tận dụng cho việc phân phối lại nguồn lực nội bộ để gia tăng tối đa hiệu suất làm việc.

Khách hàng

Đối tượng liên quan cuối cùng, chính là khách hàng. Khi tất cả nhân viên đều nhận thức rõ được năng lực của họ và yêu cầu của dự án thì chất lượng dịch vụ/ sản phẩm chắc chắn sẽ tốt hơn.

Các bước tạo nên một ma trận kỹ năng hoàn thiện

Sau đây là những bước mà bạn cần làm để xây dựng một ma trận kỹ năng hoàn thiện.

1. Xác định các kỹ năng mà dự án cần có

Ma trận kỹ năng thường được xây dựng bởi người trực tiếp theo dõi dự án hoặc bộ phận nhân sự của công ty. Điều này sẽ giúp người đứng đầu bổ sung kịp thời những nhân tố còn thiếu. Trước tiên, hãy lập ra danh sách:

• Các kỹ năng cần có để hoàn thành dự án (Future skills): tùy theo từng đặc thù của dự án sẽ có những yêu cầu khác nhau. 

• Các kỹ năng hiện có (Current skills): là các kiến thức, kỹ năng mà thành viên trong nhóm dự án đang sở hữu.

Khi so sánh giữa Current skills và Future skills, bạn sẽ nhận ra được những kỹ năng mà thành viên trong nhóm dự án còn thiếu.

2. Đánh giá các thành viên trong nhóm về mức độ kỹ năng hiện tại của họ

Điều này có thể được thực hiện rất đơn giản bằng cách phỏng vấn. Mọi người không phải lúc nào cũng tự nhận định chính xác về khả năng của mình. Có một hiệu ứng được gọi là Dunning-Kruger, ám chỉ những người thường đánh giá cao khả năng của mình. 

Do đó, để đảm bảo mọi nhân viên đều được đánh giá trên một chuẩn mực chung, bạn cần lập một thang đo trước khi thực hiện. Ví dụ bạn có thể lập thang đo từ 0 – 3 theo gợi ý sau:

• 0 = Không có khả năng
• 1 = Có khả năng cơ bản
• 2 = Có khả năng trung cấp
• 3 = Có khả năng cao

Hãy thoải mái thay đổi các thang đo này theo cách bạn muốn, miễn là bạn đảm bảo tính nhất quán!

Ngoài ra, có một công cụ khác tuyệt vời hơn rất nhiều, chính là bài đánh giá năng lực. Việc sử dụng bài đánh giá năng lực trong tuyển dụng và đánh giá nhân viên đã chứng minh được tính hiệu quả vượt bậc trong quản lý nhân sự. 

3. Xác định nguyện vọng làm việc

Điều này quan trọng không kém việc xác định kỹ năng của từng nhân viên. Ngoài đáp ứng đủ kỹ năng, nhân viên còn phải yêu thích công việc mà họ làm. 

Trong một số trường hợp, nhân viên sở hữu năng lực mà dự án yêu cầu nhưng lại không có hứng thú tham gia. Vì thế, song song với năng lực, bạn cần xác định được liệu nhân viên có muốn tham gia vào dự án hay không. Bạn cũng có thể thiết lập thang đo để dễ dàng đánh giá. Ví dụ:

• 0 = Không có hứng thú với dự án
• 1 = Có quan tâm, hứng thú với dự án

Trong một số trường hợp, nhân viên sở hữu năng lực mà dự án yêu cầu nhưng lại không có hứng thú tham gia.

4. Tổng hợp thông tin và xây dựng ma trận kỹ năng

Ở bước này, bạn đã có tất cả thông tin về những kỹ năng cần thiết. Việc còn lại là tổng hợp thành biểu mẫu như sau. Ví dụ như

Đối với dự án này, sau khi phân tích thì 6 kỹ năng quan trọng đã được xác định. Đó chính là: 

• Sự nhạy bén trong kinh doanh

• Kỹ năng phân tích dữ liệu cơ bản

• Kỹ năng phân tích dữ liệu nâng cao

• Khả năng trực quan hóa dữ liệu

• Có kiến ​​thức nhân sự

• Có kiến thức công nghệ thông tin

Tiếp theo, bạn đánh giá khả năng và sự quan tâm của từng thành viên trong nhóm. Sử dụng ma trận kỹ năng, bạn có thể dễ dàng phát hiện ra điểm mạnh và yếu của đội.

Ví dụ: Jonathan và Alden có một sự nhạy bén trong kinh doanh, Tracy sẽ đảm nhận vai trò phân tích dữ liệu và rất có thể Sandra sẽ là người liên lạc giữa nhóm và bộ phận IT.

Về nhược điểm, nhóm thiếu kỹ năng phân tích dữ liệu nâng cao. Hầu hết các nhóm dự án ban đầu thường không yêu cầu kỹ năng phân tích dữ liệu nâng cao. Tuy nhiên, càng về sau thì kỹ năng này càng cần thiết. Khi đó, nhóm dự án sẽ phải tuyển thêm một nhân sự phụ trách việc này.

Hoặc nếu những nhân dự đang có kỹ năng phân tích dữ liệu ở mức cơ bản, nhưng có nguyện vọng phát triển, sẵn sàng cải thiện kỹ năng của mình, thì đó là một dấu hiệu tuyệt vời. Bạn có thể đào tạo họ. Hãy tận dụng những nguồn nhân lực có sẵn để hạn chế rủi ro trong quá trình tuyển dụng.

Tóm lại, Skill Matrix – ma trận kỹ năng là một công cụ không thể thiếu trong quy trình quản lý kỹ năng (Skills management), đặc biệt quan trọng trong quá trình thành lập nhóm dự án. Ma trận kỹ năng sẽ giúp người làm Nhân sự phát hiện những kỹ năng mà nhân viên còn thiếu để có biện pháp đào tạo hợp lý hoặc tuyển dụng bổ sung nguồn nhân lực. Do đó, đây là một công cụ đắc lực không thể thiếu để doanh nghiệp phát triển bền vững và lâu dài.