Mục lục
Khủng hoảng kinh tế do COVID-19 gây ra có thể sẽ là cuộc khủng hoảng nặng nề nhất từ trước đến nay. Nó gây ra sự gián đoạn đáng kể cho hoạt động kinh doanh giữa các ngành công nghiệp. Điều này đặt ra một gánh nặng to lớn lên trách nhiệm của các nhà Nhân sự. Họ phải là người đưa ra những chính sách nhằm thiết kế lại tổ chức và thực hiện các chiến lược tối ưu hóa chi phí, cân bằng giữa tiết kiệm ngắn hạn và ưu tiên dài hạn.
Phân tích vấn đề
Dưới những tác động tiêu cực và chuyển biến phức tạp như dịch bệnh COVID-19, các nhà lãnh đạo Nhân sự cần có quan điểm đúng đắn và ứng biến nhanh chóng để bảo vệ tổ chức, nhân viên và cổ đông của mình. Đây là một thách thức không hề nhỏ. Để tìm ra được giải pháp hợp lý, bạn cần đánh giá tác động của COVID-19. Từ đó, xây dựng các chiến lược tiết kiệm chi phí để duy trì được năng suất.
Trong giai đoạn gần đây, doanh thu sụt giảm đáng kể đã khiến các tổ chức xem xét và thực hiện các giải pháp tiết kiệm chi phí. Ví dụ như: giảm giờ làm việc của nhân viên, giảm số lượng nhân viên, tạm dừng tuyển dụng và hơn thế nữa,….
Tuy nhiên, các biện pháp tối ưu hóa chi phí đều có thể chứa đựng rủi ro. Do đó, cần phải lường trước hết những mặt tiêu cực hoặc ảnh hưởng lâu dài đến thương hiệu cũng như sự trung thành của nhân viên. Doanh nghiệp có thể cắt giảm giờ làm, cắt giảm lương và hãy xem việc cắt giảm nhân sự như là biện pháp cuối cùng.
Như vậy, những nhà Nhân sự sẽ đóng vai trò tư vấn cho những kế hoạch tổng thể của công ty trong giai đoạn khó khăn do khủng hoảng COVID-19 gây ra.
Các lựa chọn thay thế cho biện pháp cắt giảm nhân sự
Những cuộc suy thoái trong quá khứ đã cho thấy việc cắt giảm nhân sự hoặc giảm thiểu công việc có thể gây ra thiệt hại lâu dài cho năng suất làm việc. Do đó, trước khi đưa ra quyết định cắt giảm nhân sự, các nhà lãnh đạo nên xem xét những lựa chọn thay thế sau đây.
Hãy xem việc cắt giảm nhân sự như là biện pháp cuối cùng.
1. Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng
Người quản trị Nhân sự hãy xem xét lại tất cả những vật dụng văn phòng và cắt giảm chi phí của những thứ không thật cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng nên thương lượng về giá với các nhà cung cấp, hoặc mạnh dạn thay đổi và lựa chọn những nhà cung cấp có mức chiết khấu và ưu đãi hấp dẫn.
2. Áp dụng công nghệ thông tin
Những nền tảng công nghệ thông tin hiện đại sẽ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân viên. Các phần mềm quản lý nhân sự cũng sẽ hỗ trợ đắc lực trong giai đoạn khó khăn này, giúp phòng nhân sự có thể tập trung hơn vào hoạt động tối ưu chi phí quản lý nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Trong giai đoạn này, gánh nặng đè lên phòng nhân sự nhiều nhất chính là quá trình tính lương. Những thay đổi về số giờ làm việc và chế độ lương thưởng sẽ gây ra không ít khó khăn. Hơn nữa, sự biến động về nhân sự cũng ảnh hưởng rất nhiều đến việc thanh toán các khoản bảo hiểm. Giải pháp hỗ trợ tối ưu nhất cho vấn đề này chính là sử dụng dịch vụ tính lương. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc biện pháp này để quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn.
3. Cắt giảm chi phí sản xuất
Hãy tập trung vào những mặt hàng đem lại doanh thu cao nhất, cắt giảm chi phí nguyên liệu đầu vào và tận dụng tối đa các nguồn lực có sẵn. Những phần diện tích mặt bằng không sử dụng có thể cho doanh nghiệp hoặc cá nhân khác thuê để làm văn phòng hoặc kho hàng của họ. Hãy luôn theo dõi, cập nhật và đo lường các hoạt động sản xuất để điều chỉnh và tối ưu hóa chi phí.
Hãy luôn có sẵn một kế hoạch tối ưu hóa chi phí để sẵn sàng khi sự suy thoái xuất hiện.
Mỗi công ty đều phải đối mặt với thời gian khó khăn giữa các giai đoạn tăng trưởng. Khi đó, người quản lý Nhân sự buộc phải có kế hoạch chuẩn bị từ trước để kiểm soát sự suy giảm và góp phần khôi phục sự tăng trưởng.
Kế hoạch tối ưu hóa chi phí
Để lập được kế hoạch tiết kiệm chi phí hiệu quả, người làm Nhân sự cần hiểu thật rõ tình hình chi tiêu hiện tại của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện khảo sát và yêu cầu các phòng ban báo cáo, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể cũng như so sánh được số liệu chi phí.
Sau đó, hãy xác định những phòng ban có mức chi tiêu cao và thấp. Khi so sánh với hiệu suất công việc có được, bạn sẽ biết phòng ban nào nên đầu tư, phòng ban nào nên cắt giảm. Đây là cách lập kế hoạch cho ngân sách nhân sự, cũng như tái tập trung ngân sách và phân bổ thời gian cho các hoạt động có giá trị cao.
Kế hoạch này sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình:
• Lập kế hoạch chiến lược – Xác định các lĩnh vực mà doanh nghiệp nổi trội. Tập trung vào các lĩnh vực ROI cao nhất.
• Chuyển đổi chức năng – Hỗ trợ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn bằng cách xác định trọng tâm để cải thiện hiệu suất công việc.
• Phân bổ nguồn lực – Sắp xếp chiến lược và nguồn lực dựa trên các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Cách tối ưu hóa chi phí nhân sự
Trước sự bất ổn toàn cầu, tối ưu hóa chi phí nhân sự là việc làm cần được ưu tiên hàng đầu. Để làm được điều này, người quản lý cần:
Xác định các cơ hội
Đánh giá các cơ hội tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp dựa trên mức đầu tư và hiệu suất đạt được. Xem lại phương pháp tối ưu hóa chi phí nhân sự hiện tại của bạn và xác định các biện pháp tối ưu hóa chi phí. Ví dụ như: giảm giờ làm, cắt giảm vật tư văn phòng, cho thuê một phần mặt bằng,… Hãy đánh giá các biện pháp đó và lập kế hoạch cho những sự thay đổi cần thiết.
Lập kế hoạch
Để có kết quả lâu dài, người quản lý Nhân sự cần một phương pháp tối ưu hóa chi phí có hệ thống. Đây sẽ tiền đề để xây dựng một cơ chế chi phí nhân sự minh bạch, hiệu quả. Bản kế hoạch cần phải được hoàn thành càng sớm càng tốt.
Thiết lập lộ trình phù hợp
Dù kế hoạch cắt giảm chi phí được đưa ra là gì thì nhà quản trị Nhân sự cũng cần phải có một lộ trình có hệ thống và được thực hiện từng bước. Sau đó hãy thường xuyên theo dõi tiến độ và đánh giá tính hiệu quả mà kế hoạch mang lại.
Truyền tải thông điệp rõ ràng
Để kế hoạch cắt giảm chi phí đem lại hiệu quả cao nhất, bạn cần sự đồng lòng của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Vì thế hãy truyền đạt những kế hoạch này đến từng phòng ban và từng nhân viên một cách rõ ràng nhất.
Truyền tải thông điệp rõ ràng sẽ tác động tích cực đến nhận thức và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Hạn chế sai sót trong chiến dịch cắt giảm chi phí
Để quá trình tiết kiệm chi phí diễn ra hiệu quả, nhà quản lý Nhân sự cần lưu ý những điều sau đây:
- Tạo lộ trình tối ưu hóa chi phí với các hoạt động cụ thể, đảm bảo quyền lợi của các phòng ban, tập trung đầu tư vào những hoạt động tạo ra doanh thu. Từ đó bắt đầu xây dựng nền tảng văn hóa và tư duy tối ưu hóa chi phí cho tất cả nhân viên.
- Lập kế hoạch cho các tình huống không lường trước, cũng như các kế hoạch dự phòng khác.
- Ứng dụng triệt để sức mạnh của công nghệ thông tin để tối ưu hóa chi phí. Bạn cũng có thể sử dụng những dịch vụ nhân sự thuê ngoài để tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào những hoạt động tạo ra doanh thu.
Mô hình hoạt động nhân sự của tương lai
Đây được cho là mô hình hoạt động nhân sự lý tưởng trong tương lai:
• Tạo một nhóm năng động – những người giỏi trong việc giải quyết vấn đề
• Tận dụng công nghệ thông tin và các dịch vụ nhân sự thuê ngoài
• Thay thế vai trò HRBP (nhân sự – đối tác chiến lược kinh doanh) bằng các nhà lãnh đạo tài năng chiến lược
• Hướng đến việc kinh doanh toàn cầu
• Tập trung xây dựng đội ngũ vận hành nhân sự và đội ngũ kinh doanh mạnh mẽ.
Có rất nhiều cách để tối ưu hóa chi phí mà không nhất thiết phải cắt giảm nhân sự. Việc thiếu hụt lao động sẽ gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình khôi phục hoạt động sao này. Do đó, cắt giảm nhân sự là biện pháp cuối cùng trong tình huống xấu nhất. Người làm nhân sự cần phải tận dụng hết nguồn lực đang có, phân bố lại nhân sự và việc đầu tư chi phí giữa các phòng ban để lập một kế hoạch hoàn hảo nhất, giúp doanh nghiệp vực dậy sau khủng hoảng.
