Hướng dẫn cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng 2022

Bạn biết không? Dù bạn sở hữu một profile “khủng” nhưng đôi khi chỉ vài lỗi nhỏ không mong muốn trong email xin việc cũng đủ khiến bạn mất đi cơ hội việc làm lớn trong đời. Vì thế, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn viết email xin việc sao cho chuyên nghiệp và đạt được mục đích như mong đợi.

Bạn có thể quan tâm:

• 7 Mẫu thư cảm ơn khi nghỉ việc gửi cho mọi đồng nghiệp trong công ty
• Hướng dẫn viết thư giới thiệu bản thân chuẩn và ấn tượng nhất (có mẫu)
• Mẫu đơn xin việc viết tay ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng

1/ Định nghĩa về Email xin việc 

Thời đại Internet bùng nổ như hiện nay, việc gửi mail xin việc đã rất quen thuộc đối với nhiều người. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết mail xin việc đúng cách để gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Vậy:

1.2. Email xin việc là gì?

Email xin việc chính là nội dung bạn viết trực tiếp trong email khi gửi CV hay hồ sơ xin việc đến nhà tuyển dụng. Khi viết email xin việc, bạn chỉ cần viết ngắn gọn nhưng vẫn cần đảm bảo đủ thông tin. 

Bao gồm: Lời chào hỏi, giới thiệu sơ qua cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai, muốn ứng tuyển vào vị trí nào là đã đủ để thể hiện được tính chuyên nghiệp rồi. Bạn nên tránh lan man, đi vào chi tiết thái quá làm nhà tuyển dụng mất thời gian, hoặc họ sẽ ngại đọc mà bỏ qua email của bạn.

1.3. Khi gửi CV qua email cần những gì?

Viết mail xin việc đã là việc quan trọng, nhưng cách gửi mail xin việc thế nào cho chuẩn cũng quan trọng không kém. Để đạt được điều này, bạn cần:

• Một bản CV hoàn chỉnh, thể hiện đầy đủ và rõ ràng những nội dung cần thiết. 
• Một địa chỉ email cá nhân để gửi CV. 
• Địa chỉ email chính xác nhận hồ sơ ứng viên của nhà tuyển dụng. 
• Nếu thiếu bất kì một điều nào trong 3 điều trên cũng đủ để bạn và nhà tuyển dụng bỏ lỡ nhau.

2/ Hướng dẫn cách viết mail xin việc gửi CV

2.1. Lựa chọn mẫu CV xin việc qua email

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm đi xin việc hay viết CV thì nên lên mạng để tìm một mẫu CV có sẵn. Thực sự trên mạng có rất nhiều mẫu CV chuyên nghiệp, đa dạng về phong cách, màu sắc và cách trình bày. Hãy nghiên cứu để lựa chọn ra mẫu phù hợp nhất với bản thân và công việc đang nhắm đến. 

Sau khi chọn xong, bạn sẽ thực hiện tiếp công đoạn là tạo CV trực tuyến. Các website tìm việc lớn hiện nay đều có mục tạo CV online giúp bạn nhanh chóng tạo ra một CV hoàn chỉnh cho riêng mình chỉ trong thời gian ngắn.

2.2. Cách gửi mail xin việc chuẩn

Tên email

Tên email cũng là tiêu chí giúp nhà tuyển dụng đánh giá xem bạn có thật sự là một ứng viên chuyên nghiệp hay không. Vì thế, đừng sử dụng những email có tên kiểu: girlxinh@gmail.com hay tuantienti69@yahoo.com…Tốt nhất là hãy dùng email bao hàm họ và tên của bạn, có thể thêm năm sinh, lĩnh vực chuyên môn hay quê quán,… 

Ví dụ về tên email chuyên nghiệp: huongnt95@gmail.com; thuyle.hr@hotmail.com hay trangpham.nhatrang@gmail.com

Tên hiển thị email

Tên hiển thị email cũng là điều nhà tuyển dụng cũng rất để ý. Tuy nhiên, đây là điều mà ít ứng viên chịu để ý khiến tên hiển thị email gặp phải các lỗi như tên không viết hoa, không phải tên thật. Dù không phải lỗi lớn nhưng cũng đủ khiến bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. 

Nếu bạn rơi vào trường hợp này thì chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau để sửa lại tên hiển thị email của mình sao cho chuẩn nhất: 

• Bước 1: Chọn Setting → Accounts and Import 
• Bước 2: Chọn Edit info để chỉnh sửa thông tin có sẵn
• Bước 3: Sửa lại tên như hiển thị mong muốn rồi nhấn Save để lưu thay đổi

Tiêu đề mail xin việc

Đối với tiêu đề mail xin việc sẽ có 2 trường hợp xảy ra: 

• Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên ghi tiêu đề email theo form có sẵn. Bạn chỉ cần điền thông tin theo đúng form này là được, không cần phải sáng tạo gì thêm. Ví dụ về form tiêu đề email phổ biến là: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển. Bạn sẽ chỉ cần viết lại như sau: Nguyễn Văn A – Ứng tuyển vị trí Trưởng phòng Marketing.  
• Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không có yêu cầu cụ thể về tiêu đề email thì bạn có thể tham khảo một số yêu cầu của công ty khác. Hoặc tự đặt tiêu đề đơn giản, chuẩn chỉ như trường hợp 1.

Nội dung của email

Nội dung email chỉ nên thể hiện 2 đến 3 đoạn ngắn, mỗi đoạn khoảng 2 đến 3 dòng để nhà tuyển dụng biết được bạn là ai, ứng tuyển vào vị trí nào, có những kỹ năng, tố chất hay kinh nghiệm gì để phù hợp với vị trí đó. Đồng thời thể hiện sự cố gắng và quyết tâm sẽ làm tốt khi đảm nhận vị trí này. 

Hãy mở đầu bằng “Kính gửi”

Vì bạn đang gửi mail xin việc đến một tổ chức hay nhà tuyển dụng nào đó có tuổi đời lớn hơn bạn, hãy sử dụng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng của mình đối với họ. Trong một số trường hợp bạn nhận thấy nhà tuyển dụng thân thiện, dễ tính thì có thể dùng từ “Dear” thay cho “Kính gửi”. Một số ví dụ cụ thể giúp bạn dễ hình dung:

• Nếu nhà tuyển dụng là cá nhân cụ thể, bạn có thể ghi: Kính gửi Anh/chị + phòng ban (Kính gửi anh Nguyễn Văn A – Bộ phận nhân sự)
• Nếu không có đối tượng người nhận cụ thể, bạn có thể ghi: Kính gửi Bộ phận – tên Công ty (Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng nhân sự – Công ty XYZ)

Cách viết nội dung email ứng tuyển

Để biết cách viết mail xin việc chuẩn, bạn có thể tham khảo theo cấu trúc dưới đây: 

• Câu 1: Giới thiệu bản thân thật ngắn gọn gồm tên, ngày tháng năm sinh, trường học…
• Câu 2: Thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn muốn ứng tuyển vị trí nào, được đăng tải ở đâu (kênh bạn đọc được thông tin tuyển dụng).
• Câu 3: Tóm tắt một số kỹ năng, kinh nghiệm mà bạn thấy phù hợp với công việc nhất. 
• Câu cuối: Đề cập đến việc đính kèm CV và Cover Letter trong mail.

Gửi lời cảm ơn để kết thúc email

Cuối thư hãy gửi lời cảm ơn đến Công ty hay nhà tuyển dụng đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển. Đồng thời, hy vọng được có một buổi phỏng vấn trong thời gian sớm nhất có thể.

Định dạng file khi gửi

Bạn có thể đính kèm trong mail CV xin việc, đơn xin việc,… hoặc một tài liệu nào đó theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Hãy định dạng file PDF để tránh những file dạng Word khi qua PC khác có thể gặp phải tình trạng bị lỗi font chữ gây mất điểm không mong muốn. 

Chữ ký

Một chữ ký chuẩn dưới email sẽ chứa những thông tin cá nhân của bạn gồm: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ email, website hoặc blog cá nhân, skype,…để nhà tuyển dụng có thêm thông tin của ứng viên. 

Nếu bạn chưa có chữ ký chuẩn như mẫu thì có thể thiết lập nhanh chóng như sau: 

• Bước 1: Vào Setting → tab General → Chữ ký
• Bước 2: Trong khung chữ ký, chỉnh sửa chữ ký như mong muốn rồi chọn Save.

3/ Mẫu mail xin việc chuẩn hiện nay

Tiêu đề thư: [Họ và tên của bạn] + [tên vị trí mà bạn ứng tuyển]

Nội dung thư:

“Kính gửi bộ phận tuyển dụng của công ty ABC,

Tôi là Nguyễn Văn A, tôi xin nộp hồ sơ để ứng tuyển vào vị trí XYZ theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty đã đăng tải trên website abc.org.

Theo như mô tả công việc trong tin tuyển dụng, tôi nhận thấy bản thân có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tố chất để trở thành một nhân viên giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm.

Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:

• CV
• Thư xin việc
• Bảng điểm đại học
• Các chứng chỉ, bằng cấp khác theo yêu cầu 

Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét và cho tôi có được cơ hội được phỏng vấn trực tiếp.

Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.”

Trân trọng

HỌ VÀ TÊN CỦA BẠN

4/ Những lưu ý khi viết email xin việc

Khi viết email xin việc, bạn cần lưu ý một số điều cơ bản sau để luôn là ứng viên chuyên nghiệp, chỉnh chu nhất trong mắt nhà tuyển dụng. Đó là: 

• Cần đặt tiêu đề mail xin việc rõ ràng trước khi gửi cho nhà tuyển dụng. Mục đích giúp nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn. Có thể đặt như sau: CV – tên ứng viên – vị trí ứng tuyển.
• Đính kèm những giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan trong email gửi CV xin việc đến nhà tuyển dụng
• Gắn dấu thư quan trọng để không bị rơi vào mục Spam.
• Sử dụng email có tên nghiêm túc để gửi CV. 
• Nội dung viết trong mail xin việc phải vắn tắt, ngắn gọn, đủ ý nhưng không được trùng lặp 100% so với CV. 
• Không được phép quên lời chào hỏi và lời cảm ơn nhà tuyển dụng khi kết thư. 
• Nhớ ghi lại địa chỉ, cách thức liên hệ trong phần cuối thư để nhà tuyển dụng sử dụng khi cần.
• Trình bày thư khoa học, rành mạch, font chữ to vừa đủ, nói không với sai chính tả. 

5/ Kết luận

Qua bài viết trên, hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách viết mail xin việc chuẩn và chuyên nghiệp khi gửi cho nhà tuyển dụng. Hãy đảm bảo bạn đã nắm chắc được các kiến thức và lưu ý trước khi bắt tay vào viết email xin việc. Bởi nhà tuyển dụng thông qua mail xin việc sẽ đánh giá được phần nào thái độ, sự nghiêm túc, tính chuyên nghiệp của bạn. Nếu thiếu những yếu tố này, dù bạn có chuẩn bị một CV xịn đến mức nào cũng chưa chắc đã được nhà tuyển dụng phản hồi lịch hẹn lịch phỏng vấn.

Source: Jobtest