Mục lục
Trong thời kỳ khủng hoảng do COVID-19, điều được mọi người quan tâm nhiều nhất chính là kinh nghiệm làm việc tại nhà và các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ điều này. Và doanh nghiệp của bạn đã chuẩn bị những gì để giữ cho sự kết nối của nhân viên luôn thông suốt và đảm bảo hiệu quả công việc?
Thực trạng
Dịch bệnh COVID-19 đã tạo nên những thay đổi dài hạn trong cách thức và nơi mọi người làm việc. Các công cụ hỗ trợ làm việc tại nhà sẽ phát triển mạnh mẽ. Những doanh nghiệp thành công trong việc phát triển mô hình làm việc từ xa sẽ góp phần thiết lập lại hệ sinh thái môi trường làm việc. Đứng trước những khó khăn này, doanh nghiệp nên thích nghi với hình thức làm việc mới.
Những khó khăn khi áp dụng
Một vài khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng hình thức làm việc tại nhà, có thể kể đến là:
– Sự gián đoạn hoạt động kinh doanh do khó khăn trong việc phối hợp qua trực tuyến
– Thời gian chết ảnh hưởng đến doanh thu hoặc hoạt động kinh doanh quan trọng
– Tăng đáng kể nhu cầu hỗ trợ về công nghệ thông tin
– Giảm sự tham gia hoặc năng suất của nhân viên dẫn đến thiếu hợp tác và kết nối với tổ chức
– Gia tăng các mối đe dọa bảo mật dẫn đến tăng nhu cầu bảo mật dữ liệu
Quan điểm của các chuyên gia
Với sự lan rộng toàn cầu của COVID-19, các chiến thuật giãn cách xã hội và tự cô lập đang được các tổ chức y tế khuyến nghị và bắt buộc. Do đó, các công ty nên xác lập lại mô hình kinh doanh để duy trì hoạt động và giữ an toàn cho nhân viên. Thực tế là nhiều tổ chức vẫn có thể làm việc từ xa một cách hiệu quả. Khi doanh nghiệp ứng dụng cách làm việc mới, hãy cố gắng giữ cho người lao động được kết nối để đảm bảo hiệu quả công việc.
|
Giai đoạn đầu |
Bình phục sau đại dịch |
Thực tế mới |
|
|
Nền tảng số & Công cụ |
– Đảm bảo chất lượng Internet có thể hỗ trợ làm việc từ xa – Đánh giá tính sẵn sàng của hệ thống kinh doanh và khả năng phục hồi – Điều chỉnh các mô hình hỗ trợ Công nghệ thông tin – Đảm bảo nhân viên có thể thực hiện công việc của họ tại nhà – Xác thực hiệu quả an ninh mạng |
– Xác định các khoảng trống tồn tại trên hệ thống và phát triển các tùy chọn để lấp đầy khoảng trống – Xác định các lĩnh vực tăng cường AI/Tự động hóa – Thực hiện nâng cấp/cải tiến khi cần thiết – Điều chỉnh các mô hình hoạt động Công nghệ thông tin còn lại |
– Gia tăng mức độ bảo mật – Triển khai theo quy mô – Phát triển các cải tiến AI/Tự động hóa – Giải pháp công nghệ tiên tiến hỗ trợ lực lượng lao động linh hoạt |
|
Văn hóa xã hội |
– Xem lại các chương trình hỗ trợ nhân viên – Cá nhân hóa các tương tác nếu có thể – Sắp xếp công việc linh hoạt phù hợp với thời gian trực tuyến |
– Xác lập thói quen làm việc trực tuyến – Thiết lập cơ chế và chính sách mới để chăm sóc người lao động làm việc từ xa
|
– Tùy chỉnh các đối tượng tham gia vào hình thức làm việc từ xa
|
|
Môi trường làm việc |
– Đặt tiêu chuẩn cho môi trường làm việc từ xa |
– Nâng cao năng lực lãnh đạo để thành công trong công tác quản lý – Xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với hình thức làm việc mới |
– Điều chỉnh mô hình tổ chức để hỗ trợ hình thức làm việc từ xa |
Doanh nghiệp nên làm gì?
Để chuyển đổi môi trường làm việc thành công, doanh nghiệp cần lập ra những kế hoạch chi tiết để trả lời những câu hỏi sau.
Phản ứng trước dịch bệnh
– Bạn đã xác định các hoạt động bị ảnh hưởng bởi COVID-19 chưa?
– Bạn đã đánh giá năng lực tổ chức hiện có và quy trình cho hình thức làm việc từ xa?
– Cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin của bạn có thể hỗ trợ cho quá trình làm việc từ xa?
– Bạn đã xác định những kỳ vọng của nhân viên trong khi làm việc xa văn phòng?
– Nhân viên của bạn có biết làm thế nào để sử dụng công cụ hỗ trợ khi làm việc tại nhà?
– Bạn đã thực hiện những đánh giá rủi ro có thể xảy ra khi áp dụng hình thức này?
Giai đoạn ổn định
– Bạn đã xác định các chức năng quan trọng hoặc các quy trình mà bạn cần duy trì?
– Nhân viên của bạn có thể hợp tác với nhau hiệu quả không?
– Bạn đã lên kế hoạch cho việc nhân viên của bạn phải cách ly chưa?
– Bạn có đảm bảo được dữ liệu sẽ an toàn khi làm việc ngoài văn phòng?
Những vấn đề nổi trội
– Những thay đổi nào trong dịch vụ khách hàng sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp?
– Chính sách nào giúp tối ưu chi phí nhân viên nhưng vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh?
– Văn hóa doanh nghiệp nên điều chỉnh thế nào?
– Bạn sẽ lãnh đạo doanh nghiệp sau COVID-19 như thế nào?
– Bạn có cần xây dựng công cụ riêng cho hình thức làm việc từ xa?
– Bạn sẽ bắt đầu lập kế hoạch cho mọi người như thế nào sau đại dịch COVID-19?
Bắt đầu thực hiện
Như với bất kỳ hành trình nào, thử thách lớn nhất là bước đầu tiên. Doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo những cách làm sau đây:
– Xác định chiến thuật để giữ sự kết nối giữa các nhân viên
– Lập danh sách nhân viên cần sự hỗ trợ về công nghệ
– Thực hiện đánh giá cơ sở hạ tầng để đảm bảo quá trình làm việc từ xa không bị ảnh hưởng
– Tối đa hóa khả năng công nghệ hiện tại của bạn
– Xác định các cân nhắc bảo mật quan trọng cho tổ chức của bạn, đảm bảo làm việc từ xa cũng an toàn như tại văn phòng
– Tiến hành lập quy trình kinh doanh để đảm bảo hiệu suất trong khi làm việc từ xa
Chuyển đổi môi trường làm việc là điều không thể tránh khỏi giữa khủng hoảng COVID-19. Điều này đẩy doanh nghiệp vào một thách thức lớn, hoặc chấp nhận buông xuôi, hoặc chuyển đổi môi trường làm việc để thích nghi với đại dịch. Trên đây là những cách hiệu quả giúp doanh nghiệp của bạn bước đầu làm quen với hình thức làm việc từ xa. Đây cũng được xem là xu hướng làm việc mới, ngay cả khi đại dịch bị dập tắt.
