Mục lục
Một câu hỏi lớn đặt ra là “Một ngày bạn tốn bao nhiêu thời gian cho nhu cầu riêng tư của mình?” Chắc hẳn trong thời đại công nghệ 4.0 này chúng ta dễ bị sao nhãng với công việc bởi những hình ảnh sản phẩm xuất hiện ở mọi nơi với những câu “giật tít” gây tò mò, làm ta chẳng thể nào tập trung được. Có bao giờ bạn tự hỏi “Tại sao mình luôn trễ deadline” hay “ Tại sao cùng một công việc với cùng một khung giờ và kết quả đạt được mình chẳng bằng đồng nghiệp?”.
Cái mấu chốt ở đây là việc bạn làm việc chưa có sự khoa học nhất định, chúng ta mãi mê tự thưởng cho bản thân mà quên đi công việc đang dở dang. Vậy làm thế nào để kiểm soát và quản lý thời gian công việc, Jobtest sẽ chia sẻ cho các bạn một phương pháp quản lý để không phải lãng phí thời gian và kết quả đạt được sẽ rất mong đợi.
Phương pháp Eisenhover
Sắp xếp công việc ưu tiên theo ma trận (Ma trận Eisenhower) là điểm cốt lõi của phương pháp này – do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D Eisenhower xây dựng. Ông đã sử dụng hiệu quả cho lịch làm việc của mình bằng phương pháp này.
Về cơ bản, bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ
-
P1: Quan trọng, khẩn cấp
-
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
-
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
-
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp
(P= Priority: Sự ưu tiên)
Trước khi sắp xếp các công việc theo từng cấp độ các bạn phải trả lời được 2 câu hỏi sau:
-
Đối với mình, tại thời gian hiện tại thì việc này có quan trọng không?
-
Đối với mình, tại thời gian hiện tại thì việc này có khẩn cấp không?
P1: Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay.
Bao gồm 3 loại công việc sau:
-
Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
-
Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
-
Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, bản kế hoạch,…
Chúng ta thường không thể tránh khỏi những công việc ở loại 1 và loại 2 đó là những công việc nhất định ưu tiên hàng đầu, công việc ở loại số 3 chúng ta có thể chuyển thành P2 nếu bạn không muốn gánh quá nhiều áp lực.
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
Ở mục này gồm những công việc sau:
-
Đọc sách
-
Học kỹ năng
-
Học ngoại ngữ
-
Tập thể dục, thể thao
Trong mức độ này, bạn nên dành nhiều thời gian. Vì những công việc này thường sẽ mang thành tựu mong muốn trong một khoảng thời gian tích góp, chúng thường không khẩn cấp ở mọi trường hợp.
Trong mức độ này bạn vẫn sẽ phải ưu tiên hoàn thành mọi công việc ở mức độ 1 trước và loại 3 của P1 nếu bạn chưa hoàn thành. Hãy thực hiện những việc trong mục P2 đều đặn và kiên trì như thói quen!
P3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Đối với những việc này sẽ không quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được.
Bao gồm các công việc sau:
-
Cuộc gọi từ bạn bè lâu ngày không gặp.
-
Tin nhắn từ các nhóm hội.
-
Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.
Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.
P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không nên hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Bao gồm các công việc sau:
-
Truy cập Facebook
-
Xem Youtube
-
Xem TV
-
Xem phim
Trước khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Lướt Facebook thế này có lợi ích gì không? Bộ phim này có đáng để xem không? Mình còn việc gì chưa hoàn thành không?…. Hãy kiềm hãm nhu cầu cá nhân lại nếu cảm thấy nó thừa thải nếu trước đó bạn chưa hoàn thành xong công việc của mình.
Cách quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhover
1. Phân bổ thời gian theo từng cấp độ
-
P1: ~15% – 20%
-
P2: ~60% – 65%
-
P3: ~10% – 15%
-
P4: < 5%
2. Các công cụ hỗ trợ
Ghi chép
Việc ghi chép một thành động nào nó không bao giờ là thừa thãi, theo thống kê thì trong 100 người chỉ có 3 người thành công và 3 người đó chính là những người có thói quen ghi chép thường xuyên. Bạn hãy ghi chép những công việc mỗi ngày, mỗi tuần và ưu tiên những công việc nào trước, nó mất chẳng bao nhiêu thời gian nhưng hiệu quả mang lại sẽ rất cao với tính tự giác cực cao. Bộ não chúng ta không thể nhớ nhiều như chúng ta nghĩ nên hãy tích “hoàn thành” với những công việc đã thành công và liệt kê những công việc cho ngày, tuần tiếp theo.
Ứng dụng khác.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho các bạn về sắp xếp công việc. Jobtest sẽ gợi ý cho các bạn một vài ứng dụng cần thiết này nhé.
Đối với hệ điều hành Android
-
My Effectiveness: To do, Tasks
-
Google Note
Đối với hệ điều hành IOS
Eisenhower App
Làm chủ thời gian đồng nghĩa với việc bạn đang làm chủ cuộc sống của mình. Hãy thực hiện ngay bây giờ nếu bạn muốn chạm tới con đường thành công sớm nhất. Hãy đi cùng Jobtest – chúng tôi luôn bên bạn bất kể là những khó khăn gì trên con đường sự nghiệp phía trước. Chúc các bạn thành công!
