Mục lục
Có thể bạn chưa biết!
Việc viết email thật sự rất quan trọng trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp của mình với đối với bạn bè, trong các mối quan hệ xã hội, đối tác làm ăn. Và ngay trong vấn đề tuyển dụng thì có lẽ nó còn quan trọng hơn bao giờ hết, nhà tuyển dụng có thể biết được bạn có khả năng viết lách hay có thực sự là một người chỉnh chu, tinh tế không đơn giản chỉ qua một tiêu đề email bạn gửi đi.
Khảo sát cho thấy có khoảng 269 tỷ email được gửi đi mỗi ngày, thì việc “loãng” là điều không thể tránh khỏi, vậy nên làm cách nào để thu hút được người đọc mở email và dành thời gian cho bạn? Hãy để Jobtest hé lộ bí mật viết email sau khi đã đúc kết kinh nghiệm của các chuyên gia trong và ngoài nước nhé!
1.Hãy ngắn gọn
Amanda Augustine – chuyên gia nghề nghiệp tại TopResumes – cho biết, dòng tiêu đề của một thư đến điển hình có thể nhìn thấy được khoảng 60 ký tự, và chỉ từ 25 – 30 ký tự trên thiết bị di động. Với không gian hạn chế như vậy, hãy loại bỏ những từ không cần thiết như “Xin chào”, “Cảm ơn” mà tiến ngay đến ý chính trong vòng 6 – 8 từ.
Ví dụ: “Digital Marketing Application”, hoặc “Ứng tuyển vị trí Digital Marketing”
2.Bắt đầu bằng những từ quan trọng nhất
Dmitri Leonov – Phó chủ tịch của Dịch vụ quản lý email SaneBox cho biết, một lượng lớn khoảng 50% email hiện nay được đọc trên điện thoại di động. Bạn sẽ không thể biết các chuyên viên tuyển dụng sẽ đọc được tổng cộng bao nhiêu từ của tiêu đề trên điện thoại thông minh của họ, nên tốt nhất vẫn nên đưa thông tin quan trọng nhất vào đầu tiêu đề email. Không làm vậy, các chi tiết hấp dẫn nhất có thể bị ẩn mất.
Ví dụ: “Brand Manager with 8 Years of Experience”, hoặc “Giám đốc Thương hiệu với 8 năm kinh nghiệm”
3.Rõ ràng và cụ thể
Bạn có biết cách chuyên viên tuyển dụng họ chỉ mất 6 giây để xem một sơ yếu lý lịch, vì vậy có khả năng họ dành ít thời gian hơn để duyệt email của người tìm việc. Dòng tiêu đề cần thể hiện được chính xác bạn là ai và đang tìm kiếm gì mà nhà tuyển dụng không cần mở email. Đừng viết những tiêu đề mơ hồ như “Thư ngỏ tìm việc”, thay vào đó hãy nói rõ bạn muốn dự tuyển vị trí nào.
Ví dụ: “John Smith following up on Sales Position”, hoặc “John Smith dự tuyển vị trí Nhân viên kinh doanh”
4.Sử dụng từ khoá hợp lý về tìm kiếm và lọc
Các chuyên viên tuyển dụng thường thiết lập các bộ lọc và thư mục để quản lý email, và nhiều khả năng họ không tập trung vào tin nhắn của bạn ngay lần đầu tiên thấy nó, Leonov chia sẻ. Đó là lý do vì sao việc bao gồm các từ khoá như “Thư ứng tuyển”, “Hồ sơ xin việc”, “ứng viên tìm việc” rất quan trọng giúp email của bạn có thể dễ dàng được tìm thấy sau này.
Ví dụ: “Job Application: John Smith for Teamleader”, hay “Hồ sơ ứng tuyển Teamleader – John Smith”
5.Gồm chức danh và tên của bạn
Đối với hồ sơ xin việc tiêu chuẩn, Augustine cho biết thông tin quan trọng nhất cần đưa vào tiêu đề email là chức danh và tên của bạn, cũng như mã số công việc nếu có. Thiếu bất cứ chi tiết nào thì nhà tuyển dụng đều phải bỏ thời gian mở email ra và làm sáng tỏ nó.
Ví dụ: “Data Analyst, No. 123456 — John Smith Application”, hay “Data Analyst, Mã CV: 12345 – John Smith”
6.Liệt kê chứng nhận cho thấy rằng bạn đủ tiêu chuẩn
Tiêu đề nên là nơi để ứng viên làm nổi bật bản thân và nhanh chóng thu hút ánh mắt nhà tuyển dụng. Augustine nói rằng để viết ra bất kỳ danh xưng, học hàm hay học vị nào thì nó phải thích hợp với vị trí ứng tuyển. Ví dụ bạn có thể thêm các chữ viết tắt như MBA, CPA hoặc Ph.D vào sau tên mình, tuỳ thuộc mức độ liên quan của nó đến công việc mong muốn.
Ví dụ: “Marketing Director— John Smith, MBA”
7.Nếu ai đó đề cử bạn, nhớ thêm tên của họ vào
Augustine gợi ý nếu bạn được tiến cử hoặc giới thiệu thông qua các mối quan hệ chung, đừng để dành nó cho phần nội dung thư.Hãy đặt nó vào ngay dòng tiêu đề để thu hút nhà quản lý tuyển dụng ngay lập tức. Hơn nữa, bạn hãy bắt đầu tiêu đề với tên đầy đủ của người đó.
Ví dụ: “Referred by Jane Brown for Design position”, hoặc “Được Jane Brown giới thiệu vị trí Nhân Viên Thiết Kế”
8.Không dùng toàn CHỮ IN HOA
Trình bày bằng toàn chữ hoa có thể thu hút sự chú ý của ai đó, nhưng đây là cách làm rất sai. Trong ngôn ngữ trực tuyến, hành động này tương đương với việc bạn hét vào mặt người xem. Nhiệm vụ của bạn là giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đọc thông tin thay vì khiến họ lo lắng, mệt mỏi hơn, Leonov nói. Hãy sử dụng dấu gạch ngang hoặc hai chấm để phân cách ý, đồng thời tránh dùng chữ in hoa và các ký tự đặc biệt như dấu chấm than.
Ví dụ: Thay vì viết “JOHN SMITH ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ GIÁM SÁT KINH DOANH KHU VỰC TP.HCM!!!” thì hãy viết “John Smith ứng tuyển Giám sát Kinh doanh tại TP.HCM”
Cơ hội đều do mình nắm giữ và có biết cách để giữ hay không thì bạn còn cần phải trải nghiệm rất nhiều. Những điều nhỏ nhặt nhất luôn là nền tảng để tạo dựng sự thành công. Đừng để việc viết email không đúng chuẩn làm cản trở một bước nào bạn đang đi trên chặng đường dài thành công ấy! Hãy cùng Jobtest kiến tạo giấc mơ sự nghiệp tương lai.
