Outsource là gì? Ưu và nhược điểm Outsource

Với mục tiêu tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm nguồn lực, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa, thậm chí là các doanh nghiệp lớn đã áp dụng thành công chiến lược thuê ngoài, hay còn gọi là outsource. Vậy outsource là gì? Những lợi ích và thách thức đáng kể nào mà doanh nghiệp phải đối mặt khi quản lý các mối quan hệ thuê ngoài?

1.  Outsource là gì

Thuật ngữ “Outsource” đề cập đến một chiến lược kinh doanh mà theo đó các nhiệm vụ, chức năng hoặc toàn bộ quy trình vận hành được giao cho một nhà thầu bên ngoài. Các chức năng thuê ngoài có thể được thực hiện bởi bên thứ ba tại cơ sở của chính công ty thuê hoặc tại các địa điểm bên ngoài.

Các công ty ngày nay thường thuê ngoài các dịch vụ công nghệ thông tin, bao gồm lập trình và phát triển ứng dụng cũng như hỗ trợ kỹ thuật. Ngoài ra họ cũng có thể thuê ngoài các loại dịch vụ khác như quy trình sản xuất, logistic, hoạt động nhân sự, xử lý tiền lương,…

1.1. Lý do để doanh nghiệp lựa chọn Outsource

Các công ty thường thuê ngoài như một cách để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Các công ty lựa chọn outsource dựa vào chuyên môn của bên thứ ba trong việc thực hiện các nhiệm vụ thuê ngoài.

Vì công ty outsource có nhiều chuyên gia để tập trung vào nhiệm vụ cụ thể đó nên họ có thể thực hiện nó tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn so với việc công ty tự đào tạo nhân viên.

Lúc này, nhân viên nội bộ của công ty có thể tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ, giúp họ có được lợi thế cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

Tuy nhiên, một số công ty quyết định thuê ngoài vì những lý do khác.

Ví dụ, họ thuê ngoài bởi vì họ nhân viên nội bộ của họ không đủ các kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện một số công việc nhất định.

Ngoài ra, một công ty cũng có thể thuê ngoài trong trường hợp công ty có quá nhiều dự án cần hoàn thành trong thời gian ngắn, nhưng đội ngũ nhân viên nội bộ không đủ đáp ứng.

Để theo kịp tốc độ, công ty sẽ chọn phương án thuê một lực lượng lao động được đào tạo trước từ một công ty ngoài để triển khai khi cần thiết mà không làm gián đoạn quy trình kinh doanh của mình thay vì đầu tư thời gian, tiền bạc và công sức để đào tạo nhân viên mới.

Đôi khi các công ty chọn thuê ngoài như một cách để chuyển việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cho bên thứ ba.

1.2. Yêu cầu cần thiết để sử dụng thành công Outsource

Để một công ty có thể thuê ngoài một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải tập trung vào quản lý thật tốt các mối quan hệ đối tác kinh doanh cũng như dịch vụ hậu cần. Duy trì và đảm bảo một mối quan hệ đáng tin cậy là điều cần thiết khi thuê ngoài.

Các công ty cũng nên chú trọng nhiều hơn đến các điều khoản trong hợp đồng. Điều quan trọng là các công ty phải biết khi nào thỏa thuận hợp đồng giữa đôi bên hết hiệu lực và yêu cầu bên thứ ba đảm bảo đúng tiến độ công việc, hoàn thành nghĩa vụ của mình cho đến khi kết thúc hợp đồng.

2.  Các loại hình Outsource

Chúng tôi sẽ phân loại các mô hình outsource dựa vào 3 đặc điểm, đó là:

2.1. Dựa theo chức năng kinh doanh chuyên biệt

Có 6 mô hình outsourcing là:

• Thuê ngoài quy trình kỹ thuật (EPO): Thuê ngoài quy trình kỹ thuật bao gồm việc chỉ định các chức năng và nhiệm vụ kỹ thuật cụ thể cho một nhóm bên ngoài. Ví dụ, một số công ty ô tô thuê ngoài phát triển sản phẩm để tiếp cận thị trường mới và nâng cao chất lượng;
• Thuê ngoài công nghệ thông tin (ITO): Một số công ty thích sử dụng bên thứ ba để cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin, chẳng hạn như phát triển phần mềm, phát triển ứng dụng hoặc hỗ trợ kỹ thuật (trung tâm cuộc gọi và hỗ trợ khách hàng);
• Thuê ngoài quy trình tri thức (KPO): Mô hình này đề cập đến việc thuê ngoài các quy trình kinh doanh cốt lõi, chẳng hạn như kế toán, nhập dữ liệu, nghiên cứu tiếp thị, nghiên cứu sở hữu trí tuệ,…
• Thuê ngoài quy trình pháp lý (LPO): Không phải tất cả các công ty đều có phòng pháp lý riêng nên hầu hết các công ty này sẽ thuê ngoài dịch vụ pháp lý vào một thời điểm nào đó. Một số công ty chọn thuê ngoài luật sư từ bên thứ ba để giải quyết các vụ án kinh tế hoặc để tư vấn, kiểm định hợp đồng;
• Thuê ngoài quy trình tuyển dụng (RPO): Nhiều công ty thuê các tổ chức bên ngoài, hay còn gọi là các công ty săn đầu người (headhunter) để tìm kiếm nhân sự mới. Họ sẽ thay công ty làm việc để tìm kiếm, thu hút, sàng lọc, phỏng vấn và chọn ra các ứng viên phù hợp;
• Thuê ngoài nguồn nhân lực (RHO): Các chức năng nhân sự như trả lương, kiểm tra lý lịch, cập nhật sổ tay chính sách, quản lý phúc lợi và nhân sự đều có thể được thuê ngoài.

2.2. Dựa theo vị trí địa lý

Có 3 mô hình outsourcing là:

• Thuê ngoài tại địa phương (Local Outsourcing): Các công ty sẽ hợp tác với các công ty thuê ngoài có trụ sở đặt tại cùng một quốc gia;
• Thuê ngoài nước ngoài (Offshore Outsourcing): Các công ty sẽ hợp tác từ xa với các công ty thuê ngoài có trụ sở đặt tại nước ngoài nhưng rất xa về khoảng cách địa lý;
• Thuê ngoài láng giềng (Nearshore Outsourcing): Các công ty hợp tác với các công ty thuê ngoài có trụ sở đặt tại các quốc gia láng giềng. Chẳng hạn như công ty tại Việt Nam nhưng thuê ngoài nhân viên IT tại Trung Quốc.

Ví dụ, nếu một công ty là của Việt Nam và chọn mô hình “offshore”, họ có thể thuê một công ty phát triển ở Mỹ hoặc Anh. Nếu chọn mô hình “nearshore”, họ có thể phát triển mối quan hệ với bên thứ ba tại Trung Quốc hoặc Thái Lan. Còn nếu họ chọn mô hình “local”, họ có thể sẽ hợp tác với một doanh nghiệp gần đó hoặc thuê các nhà thầu độc lập.

2.3. Dựa theo mức độ ảnh hưởng đến dự án

Có 3 mô hình outsourcing là:

• Mô hình tăng nhân viên (Staff Augmentation outsourcing model): Mô hình này cho phép doanh nghiệp thuê hoặc ký hợp đồng ngắn hạn với một số lượng nhân sự cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể từ bên thứ ba. Trong mô hình này, nhân viên được thuê sẽ làm việc ngay tại doanh nghiệp nên doanh nghiệp vẫn được giữ quyền kiểm soát dự án;
• Mô hình nhóm chuyên dụng (Dedicated Team outsourcing model): Với mô hình này, bên thứ ba sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một nhóm chuyên gia làm việc từ xa. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ không có nhiều quyền kiểm soát dự án giống như mô hình tăng nhân viên;
• Mô hình thuê ngoài theo dự án (Project-based outsourcing model): Với mô hình này, doanh nghiệp ủy thác toàn bộ việc quản lý và phát triển dự án từ đầu đến cuối cho bên thứ ba. Tất cả những gì doanh nghiệp cần làm là đưa ra yêu cầu và các thông số kỹ thuật. Điều này cho phép doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào công việc kinh doanh của mình và chuẩn bị trước cho thời điểm dự án được hoàn tất.

3.  Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Outsource

Sau khi đã hiểu rõ outsource là gì, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về các lợi ích mà dịch vụ thuê ngoài mang lại cho doanh nghiệp:

3.1. Tính chuyên môn hóa cao

Điều đầu tiên và cũng vô cùng quan trọng khi nhắc đến công ty outsource là gì? Đó chính là tính chuyên môn cao bởi vì nhân viên của họ đều là đội ngũ chuyên gia và chỉ tập trung chuyên môn vào một lĩnh vực đó thôi.

Chúng ta có thể thấy, một agency sẽ cung cấp các dịch vụ quảng cáo, marketing, PR chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với việc các công ty nhỏ tự thành lập đội ngũ tiếp thị riêng.

3.2. Tiết kiệm thời gian

Thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Kể cả sau khi kết thúc quá trình đào tạo, nhân viên mới này vẫn sẽ cần một khoảng thời gian nữa mới có thể làm việc hiệu quả. Ngược lại, nếu thuê ngoài, công ty có thể trực tiếp sử dụng và phân bổ nhân lực vào các nhiệm vụ quan trọng.

3.3. Tiết kiệm chi phí

Outsourcing có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí từ việc cắt giảm các loại chi phí như:

• Tiền thuế thu nhập cá nhân;
• Tiền bảo hiểm;
• Chi phí năng lượng: Do đội ngũ nhân viên thuê ngoài không làm việc trực tiếp tại văn phòng nên công ty tiết kiệm được tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền nước và tiền trang thiết bị (bàn ghế, văn phòng phẩm, máy tính,…).

3.4. Tập trung vào năng lực cốt lõi

Outsource sẽ cung cấp các các hoạt động phụ trợ cho doanh nghiệp, tức là đội ngũ nhân viên nội bộ sẽ có nhiều thời gian tập trung vào việc vận hành và phát triển các hoạt động cốt lõi, cái mà đã làm nên sự thành công của doanh nghiệp từ những ngày đầu thành lập. Điều này đặc biệt đúng với các công ty đang khởi nghiệp, hoạt động ở quy mô nhỏ hơn.

3.5. Sự linh hoạt về nhân sự

Giả sử doanh nghiệp A cần phải bàn giao 2500 bộ quần áo trong vòng 10 ngày nữa. Trong khi đó doanh nghiệp lại chỉ có 20 công nhân may, cho dù tăng ca 10 tiếng/ngày thì mỗi người chỉ có thể may được 10 bộ/ngày.

Tức là chỉ may được 2000 bộ trong vòng 10 ngày tới, vẫn còn thiếu 2500 bộ. Để đảm bảo giao hàng đúng tiến bộ thì cách duy nhất mà doanh nghiệp có thể sử dụng là thuê thêm 5-10 công nhân may làm việc thời vụ cho đến khi bàn giao lô quần áo này cho khách hàng.

Như vậy outsource có thể giúp doanh nghiệp linh hoạt về mặt nhân sự nếu không đủ năng lực để hoàn thành dự án.

3.6. Dễ dàng về dịch vụ hậu cần

Các công ty outsource cung cấp dịch vụ hậu cần như hỗ trợ khách hàng và vận chuyển có thể sẵn sàng hoạt động ngoài giờ. Điều này vô cùng hữu ích trong trường hợp công ty không có nhân viên làm việc ngoài giờ tại văn phòng.

4.  Điểm bất lợi khi doanh nghiệp sử dụng Outsource

Đưa một công ty bên ngoài tham dự vào hoạt động kinh doanh có thể dẫn tới một loạt các vấn đề như:

4.1. Liên lạc khó khăn

Điều này sẽ xảy ra khi hai công ty ở hai đất nước có múi giờ chênh lệch nhau.

Trong trường hợp hai công ty có phương thức kinh doanh, văn hóa công ty hoặc phong cách quản lý dự án khác nhau, nếu không có sự giám sát trực tiếp, có thể sẽ khó nắm bắt được những vấn đề phát sinh trong giai đoạn đầu. Thời gian càng lâu sẽ càng khó sửa chữa, khắc phục hậu quả hơn.

4.2. Sự bất ổn về cơ cấu

Không có gì đảm bảo rằng công ty outsource cung cấp dịch vụ sẽ không “bùng kèo” hoặc đảm bảo tiến độ bàn giao dự án. Điều này sẽ gây tốn kém thời gian thuê nhân công, tiền bạc và có thể ảnh hưởng cả tới người tiêu dùng.

4.3. Lỗ hổng bảo mật

An ninh cũng là một yếu tố quan trọng trong việc thuê ngoài. Để thực hiện các chức năng outsource theo hợp đồng, chắc chắn sẽ liên quan đến quyền truy cập của bên thứ ba vào dữ liệu kinh doanh nhạy cảm, bí mật kinh doanh và thông tin bí mật khác trong doanh nghiệp.

4.4. Chi phí thất thoát

Mặc dù việc thuê ngoài có thể tiết kiệm tiền cho công ty nhưng nó cũng kèm theo các chi phí rủi ro, chẳng hạn như những thay đổi vào phút chót của bên thứ ba trong chuỗi cung ứng và logistic.

Đặc biệt, nếu khi thiết lập và ký kết hợp đồng, đôi bên không đề cập đến các chi phí phát sinh thì khi sự cố xảy ra, doanh nghiệp đi thuê sẽ phải chịu hoàn toàn những chi phí đó.

Sau khi tìm hiểu outsource là gì, các loại mô hình outsourcing và ưu, nhược điểm của nó có thể thấy: Việc thuê ngoài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên cần chú ý tới những bất ổn về cơ cấu cũng như lỗ hổng bảo mật. Vì vậy, cần cân nhắc và lựa chọn những đầu việc có thể thuê ngoài và những đầu việc nên xử lý nội bộ để đạt hiệu quả tốt nhất.

Source: Jobtest