Kỹ năng lập kế hoạch – chìa khóa giúp bạn thành công trong mọi việc

Nếu là người thường xuyên bị trễ hạn công việc, có lẽ bạn đang thiếu kỹ năng lập kế hoạch và định hướng các bước tiến hành. Đây sẽ là bài viết dành cho bạn, chìa khóa giúp bạn thành công trong mọi việc. Cùng theo dõi nhé!

1. Lập kế hoạch tốt giúp bạn những gì trong công việc?

Lập kế hoạch không chỉ giúp mỗi chúng ta có thể sắp xếp được công việc theo một lịch trình cụ thể, mà còn đồng thời dự trù các rủi ro. Nhờ vậy, giúp tăng hiệu suất công việc tốt nhất.

Ngoài ra, khi có kỹ năng lập kế hoạch tốt, sẽ xây dựng trong bạn lối tư duy có hệ thống. Bạn biết bắt đầu mọi thứ như thế nào, không bị lan man, nhiều ngã rẽ mà có sẽ có đường lối, hướng đi rõ ràng hơn.

Điều mà khi mới bắt đầu công việc, ai cũng bối rối vì không biết làm điều gì trước, điều gì sau. Khi có kế hoạch, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian từ việc bắt đầu cho đến triển khai tiến độ công việc.

Bên cạnh đó, khi đã có kế hoạch chúng ta sẽ biết cách tổ chức, phối hợp và sử dụng nguồn lực có sẵn sao cho một cách hợp lý nhất. Đồng thời, có thể xử lý tất cả các vấn đề phát sinh. Công việc trở nên trơn tru hơn, không bị đình trệ vì luôn sẵn sàng cho các trường hợp rủi ro.

Lập kế hoạch cũng giúp mỗi người xác định và duy trì mục tiêu rõ ràng. Chệch đường ray là sai lầm thường mắc phải của những bạn sinh viên mới ra trường thậm chí của nhân viên kinh nghiệm khi thực hiện công việc. Một kế hoạch rõ ràng sẽ là kim chỉ nam cho bạn trong những lúc này.

2. Cách lập một bản kế hoạch

Vậy làm thế nào để có kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả? Đó là trăn trở của không ít người. Cách lập một bản kế hoạch chưa bao giờ là dễ dàng. Đó là cả một quá trình học hỏi, sửa lỗi và hoàn thiện.

Để hoàn thiện một bản kế hoạch, hãy bắt đầu từ những hạng mục nhỏ. Nếu là sinh viên hãy đặt mục tiêu từ chính hạng mục học tập của bạn. Chẳng hạn như kế hoạch cải thiện tiếng Anh trong 3 tháng. Nếu là nhân viên kinh doanh, đó có thể là kế hoạch bán được 5 sản phẩm mỗi ngày…

Ngoài ra, một cách khác để lập kế hoạch là tham khảo kế hoạch của những người có kinh nghiệm. Những bản kế hoạch đã thành công như một tài liệu giảng dạy bổ ích để bạn bắt đầu hình thành kỹ năng xây dựng kế hoạch của mình.

Bên cạnh đó, hiện nay cũng có rất nhiều khóa học đào tạo kỹ năng mềm trong đó có kỹ năng lập kế hoạch. Tại sao không bắt đầu tìm hiểu cách lập một bản kế hoạch từ đó.

Có rất nhiều cách để hình thành và phát triển kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả. Tuy nhiên, nhìn chung các bước để lập một bản kế hoạch đều giống nhau. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

3. Các bước để lập một bản kế hoạch

Bước 1: Xác định mục tiêu

Muốn làm gì cũng có một mục tiêu làm đích đến. Cho nên bước đầu tiên để lập một bản kế hoạch là xác định mục tiêu. Muốn xác định mục tiêu đúng đắn, chúng ta hãy đi tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau:

• Tại sao phải làm kế hoạch, công việc?
• Nó đóng vai trò gì như thế nào đối với bạn?
• Nếu không làm công việc này thì có ảnh hưởng gì đến bản thân bạn không?

Cố gắng bám sát với các câu trả lời cùng mong muốn và khả năng của bản thân để đưa ra những mục tiêu phù hợp. Thay vì, đặt mục tiêu quá cao hay  đặt mục tiêu quá thấp, hãy hiểu rõ bản thân và xác định mục tiêu phù hợp. Như vậy sẽ không gây lãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả đạt được cũng không cao. Đồng thời, loại trừ việc nếu không đạt được cũng khiến bạn bị giảm nhiệt huyết, ý chí.

Bước 2: Xác định nội dung của công việc

Cũng giống xác định mục tiêu, bước xác định nội dung của công việc cũng cần trả lời những câu hỏi

• Nội dung công việc cần làm là những gì?
• Cần phải chuẩn bị những gì liên quan để giúp bạn hoàn thành công việc?
• Nội dung cần hoàn thành cụ thể bao gồm những hạng mục là gì?
• Các phương án nào có thể thay thế?
• Nguồn lực nào sẵn có và chưa có có thể hỗ trợ cho công việc này là gì? Nguồn lực đó là con người hay máy móc, thiết bị.

Trả lời xong hãy liệt kê sẵn chúng ra để bắt đầu điền những khoảng trống đầu tiên cho bản kế hoạch của bạn.

Bước 3: Xác định công việc đó ai là người thực hiện, ở đâu và khi nào?

Để kế hoạch thành công, bạn phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện nó, là bạn hay có người nào khác. Và người thực hiện có phù hợp với kế hoạch này hay không, còn thiếu những gì cần người hỗ trợ.

Một trong những sai lầm lớn nhất khi lập kế hoạch là chỉ chăm chăm đến công việc mà không quan tâm đến những người thực hiện, địa điểm và thời gian thực hiện của kế hoạch. Bởi một bản kế hoạch không thể thực hành được nếu thiếu những yếu tố cấu thành chủ chốt này. 

Bước 4: Các loại công việc khác nhau

Phân loại các loại công việc khác nhau cũng là một bước trong lập kế hoạch.

Bước 5: Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Từ việc phân loại các công việc khác nhau, chúng ta sẽ ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc. Cái nào quan trọng thì xếp đầu tiên trong quy trình làm việc, thứ tự các bước giảm dần theo mức độ ưu tiên.

Bước 6: Tập trung thực hiện kế hoạch

Làm việc gì cũng thế, không thể bỏ qua sự tập trung.Rèn luyện cho mình sự tập trung là bạn đang từng bước rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch. Sự tập trung sẽ đi xuyên suốt quá trình thực hiện kế hoạch, nhằm định hướng công việc hiệu quả và tiết kiệm được kha khá thời gian.

Bước 7: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, không khó tránh khỏi những sự việc phát sinh không trùng hợp với dự trù ban đầu. Những lúc này cần sự linh hoạt, hãy luôn sẵn cho một số tình huống sẽ phát sinh cùng phương án dự phòng nhé.

Bước 8: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Muốn biết bản kế hoạch đang tiến hành đến đâu, thời hạn như thế nào, chúng ta phải thường xuyên kiểm tra. Trong quá trình đó, việc đốc thúc bản thân thực hiện công việc theo đúng kế hoạch là điều cần thiết.

Việc thường xuyên kiểm tra và chỉnh sửa những sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch là cách tốt nhất để đánh giá được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn và giúp công việc diễn ra tốt đẹp.

Kỹ năng lập kế hoạch là chìa khóa quan trọng trong mọi việc. Muốn trau dồi và phát triển kỹ năng này, mỗi người đều cần thời gian và sự kiên trì, tự hoàn thiện. Với bài viết này, hy vọng bạn đã có những chia sẻ bổ ích cho việc lập kế hoạch công việc.

Source: Jobtest