Mục lục
Việc nắm bắt được kỹ năng đặt câu hỏi sẽ giúp bạn cải thiện được khả năng giao tiếp và đạt được mục tiêu trong các cuộc trò chuyện. Vì thế, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn đọc 4 kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp mang lại hiệu quả cao.
Bạn có thể quan tâm:
- 9 Nguyên tắc vàng trong kỹ năng giao tiếp nơi công sở giúp bạn chinh phục lòng người
- Những câu hỏi “đắt giá” cho nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn
1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Các bước cần chuẩn bị cho việc đặt câu hỏi
Trước tiên, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về khái niệm kỹ năng đặt câu hỏi và những bước cần chuẩn bị nhé. Cụ thể:
1.1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi là cách bạn sử dụng các câu hỏi với mục đích dẫn dắt, định hướng cuộc trò chuyện theo mạch câu chuyện như dự kiến. Kỹ năng đặt câu hỏi đóng vai trò quan trọng quyết định nhiều đến chất lượng, hiệu quả của các cuộc trò chuyện.
1.2. Các bước cần chuẩn bị cho việc đặt câu hỏi
Để việc đặt câu hỏi đạt hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau đây:
- Lên kế hoạch: Việc lên kế hoạch giúp bạn có thêm những thông tin để xây dựng danh sách các câu hỏi đúng trọng tâm, hạn chế lạc đề gây khó chịu và đạt được mục tiêu giao tiếp.
- Xây dựng câu hỏi dự kiến: Các câu hỏi dự kiến đòi hỏi phải liên quan đến các vấn đề cần hướng đến. Đồng thời, để hạn chế sự nhàm chán, tạo được bầu không khí tích cực, câu hỏi được đặt ra phải có tính sáng tạo, đề cập đến các vấn đề mới, mang tính gợi mở.
- Lắng nghe và chia sẻ: Bạn phải có sự lắng nghe từ đối phương. Hiểu được đối phương giúp các câu hỏi của bạn sẽ phù hợp với hoàn cảnh, đối tượng cụ thể.
2. Những kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp hiệu quả
Việc đặt câu hỏi trong các cuộc trò chuyện không đơn thuần như chúng ta nghĩ. Nó đòi hỏi bạn phải nắm vững các kỹ năng đặt câu hỏi sau đây:
2.1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng
Câu hỏi mở – câu hỏi đóng là dạng câu hỏi quen thuộc trong các cuộc giao tiếp. Trong đó:
- Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi có câu trả lời chỉ gói gọn trong một chữ hoặc một vài chữ. Điển hình của dạng câu hỏi này chính là câu hỏi “Yes/No Question”. Ví dụ: Bạn có đói không? Bạn có thích chương trình này không?, … Hoặc dạng câu hỏi về địa danh, về một vấn đề cụ thể cũng thuộc dạng câu hỏi này.
- Câu hỏi mở là những câu hỏi có câu trả lời dài hơn, diễn giải về các vấn đề mà người hỏi đặt ra. Thông thường, câu hỏi mở chứa đựng các cụm từ như: “Tại sao?”, “Như thế nào?”. Ngoài ra, một số câu hỏi mở bạn thường gặp còn có thể là: “Quan điểm của bạn về …. là gì?” hoặc yêu cầu đối phương kể về một vấn đề gì đó.
Có thể nhận thấy, câu hỏi mở giúp bạn phát triển các vấn đề, duy trì cuộc trò chuyện, còn câu hỏi đóng sẽ dùng để chốt vấn đề.
2.2. Câu hỏi “hình nón”
Câu hỏi “hình nón” là cách thức khai thác vấn đề từ những câu hỏi chung, tổng quát nhất cho đến những câu hỏi chi tiết về từng vấn đề cụ thể. Đây là dạng câu hỏi được sử dụng phổ biến trong các cuộc điều tra. Chẳng hạn:
– Có bao nhiêu người tham gia bữa tiệc?
– 40 người
– Bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có trẻ nhỏ không?
– …
Bằng các kỹ thuật của mình, người hỏi sẽ đặt ra các câu hỏi nhằm khai thác thông tin liên quan đến vấn đề mình đang muốn biết.
2.3. Câu hỏi thăm dò
Câu hỏi thăm dò sẽ được sử dụng khi bạn muốn biết rõ thêm về vấn đề mà mình đang tìm hiểu. Hoặc khi nhận định người đối diện vẫn đang né tránh, che giấu một vấn đề nào đó thì người ta sẽ sử dụng câu hỏi thăm dò về các vấn đề có liên quan để có các dữ liệu quan trọng. Rồi từ đó bạn xâu chuỗi, đúc kết lại để hiểu rõ được ngọn ngành câu chuyện.
2.4. Câu hỏi tu từ
Câu hỏi tu từ là loại câu hỏi có tác dụng thể hiện cảm xúc, biểu cảm của người nói nhiều hơn là khai thác thông tin. Vậy nên, câu hỏi tu từ cũng không đòi hỏi bất kỳ câu trả lời nào từ đối phương.
Chẳng hạn: “Mẫu thiết kế này quả thật sáng tạo phải không?”
Từ mẫu câu trên có thể nhận thấy, người nói đã nhận định về sự sáng tạo của mẫu thiết kế. Họ sử dụng câu hỏi tu từ như một cách khẳng định và tìm kiếm sự đồng thuận từ người đối diện.
Nếu bạn khéo léo lồng ghép các câu hỏi tu từ vào các cuộc trò chuyện thì sẽ cực kỳ thu hút người nghe đấy.
3. Nguyên tắc khi đặt câu hỏi trong giao tiếp
Để việc giao tiếp đạt hiệu quả cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
3.1. Xác định mục đích câu hỏi
Việc xác định mục đích câu hỏi giúp bạn đưa ra các câu hỏi thông minh, phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.
Chẳng hạn: Nếu bạn cần xác nhận lại thông tin hoặc khẳng định vấn đề thì cần đưa ra dạng câu hỏi “Có” hoặc “Không”. Hoặc nếu muốn biết được cách nhìn nhận của đối phương, khai thác gốc rễ của vấn đề thì câu hỏi mở sẽ là sự lựa chọn phù hợp. Còn việc đẩy cao trào câu chuyện, tạo bầu không khí tích cực thì câu hỏi tu từ sẽ không thể nào phù hợp hơn.
3.2. Dựa vào mối quan hệ với đối phương để đặt câu hỏi
Để đạt được hiệu quả tối đa khi sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi, bạn cần xác định rõ mối quan hệ với đối phương. Đó là mối quan hệ thân thiết, xã giao, ngang hàng hay thức bậc hành chính?
Hiểu rõ mối quan hệ giúp bạn có cách điều chỉnh ngôn từ cho phù hợp, khai thác được thông tin từ đối phương và không tạo nên sự khó chịu, lúng túng cho người đối diện.
3.3. Sử dụng ngôn từ thích hợp
Việc đặt câu hỏi sẽ đạt hiệu quả cao nếu bạn chú ý đến cách sử dụng ngôn từ của mình. Ngôn từ được sử dụng phải phù hợp với mối quan hệ giữa người hỏi và người được hỏi, hoàn cảnh diễn ra câu chuyện, môi trường được hỏi,… Đồng thời, bạn còn cần điều chỉnh thái độ hỏi cho phù hợp.
Một vấn đề bạn cần lưu ý chính là nên hỏi từng câu một, không nên hỏi quá dồn dập gây khó chịu cho người đối diện; cũng như bạn không khai được các thông tin mà mình mong muốn.
Đặc biệt, đối với những câu hỏi mang tính cá nhân, có sự nhạy cảm, tế nhị cần sử dụng ngôn từ tinh tế, nói giảm nói tránh hoặc từ ngữ thay thế. Điều này khiến người được hỏi không cảm thấy lúng túng, khó trả lời và vui vẻ cung cấp các thông tin mà bạn cần.
3.4. Học cách lắng nghe chân thành và tôn trọng với đối phương
Một thái độ chân thành sẽ có tác dụng điều hòa không khí cuộc trò chuyện, mang đến năng lượng tích cực, vui vẻ cho cả người nói và người nghe. Việc bạn chú tâm lắng nghe những chia sẻ của người đối diện khiến họ cảm thấy được tôn trọng, bước đầu tạo nên thiện cảm từ đối phương.
Ngược lại hành động cố ý ngắt lời được xem là cấm kỵ khi giao tiếp, khiến khách mời cảm thấy không được tôn trọng. Trên thực tế, có nhiều trường hợp phải ngắt lời người nói để đảm bảo thời lượng. Tuy nhiên, hãy thực hiện việc này một cách khéo léo và thông minh để không biến mình thành kẻ bất lịch sự trong mắt khách mời.
Khi nhận thấy cuộc trò chuyện đang dần xa rời chủ đề của chương trình, hãy sử dụng những câu hỏi ngắn để đưa câu chuyện về đúng quỹ đạo ban đầu. Đó là một số kinh nghiệm bạn có thể áp dụng khi gặp các tình huống này.
Hy vọng những chia sẻ mà chúng tôi thể hiện trong bài viết thực sự hữu ích, giúp bạn cải thiện được kỹ năng kỹ năng đặt câu hỏi của mình. Ngay hôm nay hãy áp dụng những kỹ năng, nguyên tắc này để đo lường hiệu quả nhé!
Source: Jobtest
