Vì sợ phải quay trở lại với “một núi công việc”, nhiều người Mỹ đã không sử dụng kỳ nghỉ của mình. “Bà trùm truyền thông” Arianna Huffington đã sử dụng một “đơn thuốc” đặc biệt, để động viên nhân viên nghỉ ngơi thoải mái.
Trong kỳ nghỉ lễ, email thường là vấn đề phiền toái cho bất cứ ai. Họ cũng rất dễ lãng phí khoảng thời gian nghỉ ngơi quý báu, thậm chí nếu tắt thông báo và từ chối kiểm tra inbox vì lo sợ những tin nhắn tràn ngập đang chờ được trả lời ngay khi quay trở lại công việc.
Trong tình huống “tiến thoái lưỡng nan” này, Arianna Huffington – nhà sáng lập kiêm CEO startup truyền thông Thrive Global – đã có một “đơn thuốc” vô cùng đơn giản.. Tất cả các email họ nhận được trong thời gian đó sẽ… tự động bị xóa hết trong thời gian nhân viên đi nghỉ lễ.
Cách thức hoạt động của hệ thống này cực kì đơn giản: Trong thời gian nghỉ của nhân viên, các email được gửi đến họ sẽ bị xóa và người gửi được nhận một tin nhắn cho biết thời gian họ quay trở lại công việc. Người gửi có thể gửi lại nhiều lần, nếu email bị xóa quan trọng. Ngược lại, nó không đáng để chờ đợi cho đến khi họ quay trở lại công việc, thậm chí tồi tệ hơn, nó bắt họ phải cố gắng đọc trong khi họ đang đi vắng. Đây là cách thấu hiểu nhân viên hiệu quả.
Vì vậy, chìa khóa khiến nhân viên giải phóng khỏi những lo lắng từ một đống email đang chờ đợi họ quay trở về, chính là công cụ tự động tạo ra bức tường ngăn cách nhân viên và những bức email. Ngay từ khi bắt đầu kỳ nghỉ, những áp lực này sẽ làm giảm bớt sự hứng khởi của họ. Đây là 1 cách khuyến khích nhân viên thông minh của bà Arianna Huffington
Arianna đã thử gửi email cho một nhân viên Thrive đang trong kỳ nghỉ, để kiểm tra hoạt động của hệ thống này. Ngay lập tức, bà nhận được một email báo xóa tự động với nội dung như sau: “Cảm ơn đã gửi email. Tôi đang không có ở văn phòng cho đến ngày 27/8. Nếu có bất cứ vấn đề gì cấp bách, hãy gửi lại vào email (tên email của nhân viên đó). Nếu không, hãy gửi email cho tôi khi tôi quay trở lại bởi vì email này sẽ bị xóa”. Điều này thể hiện sự trân trọng nhân viên của bà.
Công cụ này là cách nhanh nhất để giảm tải áp lực cho các nhân viên phải đối phó với "hàng đống" email họ nhận được dù không có mặt ở văn phòng, được đặt tên là “Thrive Away”.
Chúng ta luôn cảm thấy bản thân nợ người khác (những người gửi email) một lời hồi đáp, vì lý do tương hỗ, nhiều người cảm thấy bắt buộc phải trả lời email của người khác một cách tích cực, thậm chí mãi mãi không thể thoát ra khỏi vòng luẩn quẩn đó. Vì thế bà cần làm gì đó để khuyến khích nhân viên yên tâm nghỉ ngơi.
Thay vì một khoản tiền thưởng, tự động xóa email có thể khuyến khích nhân viên dành thời gian nghỉ ngơi thực sự. Huffington từng giải thích trên HBR rằng: “một nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Du lịch Hoa Kỳ cho thấy, năm 2016, 54% người Mỹ đã không sử dụng kỳ nghỉ của mình. Lý do đầu tiên được đưa ra là: 43% số người được hỏi cho biết họ sợ phải quay trở lại với "một núi công việc", tăng từ 37% so với năm trước đó.”
Arianna Huffington viết: "Không những thế, các nhà nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng những người được nghỉ thường xuyên chắc chắn sẽ được tăng lương hoặc thăng tiến. Vì vậy, hãy tận dụng thời gian nghỉ của bạn một cách hợp lý nhất có thể”.
Không thể giải quyết được tất cả các vấn đề sau kỳ nghỉ, xóa email chỉ là công cụ cần để có thể làm thay đổi “gánh nặng” email từ người nhận sang người gửi, và bà Huffington cũng không phải là người đầu tiên sử dụng công cụ này. Đây là cách khuyến khích nhân viên hiệu quả. Hộp thư đến của nhân viên trở thành danh sách việc phải làm của một người khác. Điều này giúp ích khi họ quay trở lại sau kỳ nghỉ và cho họ biết rằng việc gì sẽ cần được ưu tiên.
