Mục lục
Cách gửi email xin việc thế nào để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng là điều mà không ít các bạn quan tâm. Đặc biệt là những bạn sinh viên vừa ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì vậy, trong bài viết sau đây, JobTest sẽ giải đáp tất cả thắc mắc liên quan đến email xin việc để các bạn có sự chuẩn bị tốt nhất.
Bạn có thể quan tâm:
- 7 Mẫu thư cảm ơn khi nghỉ việc gửi cho mọi đồng nghiệp trong công ty
- Thư cảm ơn sau phỏng vấn ấn tượng gửi nhà tuyển dụng
Lưu ý về tên Email
Điều đầu tiên bạn cần lưu ý trong cách gửi email xin việc chính là tên email và tên hiển thị email. Có không ít bạn vẫn còn sử dụng những tên email đáng yêu như cobengocnghech@gmail.com, thocondethuong@gmail.com, hoặc những địa chỉ email quá dài. Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho email của bạn gửi dễ vào mục Spam và nhà tuyển dụng sẽ không đọc được.
Hơn nữa, những email này còn tạo ấn tượng rằng bạn chưa nghiêm túc cho lần ứng tuyển này. Vì thế, hãy tạo một email chuyên nghiệp hơn để thu hút nhà tuyển dụng. Bạn nên tạo email là tên mình kèm với vài con số, ví dụ như nguyenhoang0107@gmail.com, nguyenlenhu06@gmail.com, …. Điều này không làm bạn mất quá nhiều thời gian, nhưng lại giúp nhà tuyển dụng có thiện cảm hơn với email xin việc của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý về tên hiển thị email. Lời khuyên cho bạn là nên viết hoa và dùng tên thật của mình. Nếu bạn chưa biết cách chỉnh sửa thì đây là các bước hướng dẫn:
Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt)
Bước 2: Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
Bước 3: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
Bước 4: Bạn sửa tên hiển thị, sau đó Save (lưu thay đổi)
Giữa hàng trăm email xin việc mà nhà tuyển dụng nhận về thì chính những sự chỉnh chu này sẽ bước đầu tạo nên sự khác biệt của bạn.
Cách gửi email xin việc chuyên nghiệp
Sau đây, JobTest sẽ đề cập đến từng nội dung cụ thể mà bạn cần lưu ý khi viết email xin việc.
Tiêu đề email
Tiêu đề là phần không thể thiếu của một email chuyên nghiệp. Không có một quy định chung cụ thể nào cho tiêu đề email xin việc. Tuy nhiên, bạn thường sẽ gặp 2 trường hợp sau đây
Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng yêu cầu rõ tiêu đề email
Đôi khi bạn sẽ thấy trong bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng ghi cụ thể: Ứng viên vui lòng gửi CV về địa chỉ email với tiêu đề: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển”.
Khi đó, bạn chỉ cần ghi tiêu đề đúng theo cú pháp đã quy định. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc email và quản lý CV.
Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu về tiêu đề email
Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu, bạn có thể tham khảo một số mẫu tiêu đề ngắn gọn sau đây
- Họ tên – Vị trí ứng tuyển
- Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty
- Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển
Nội dung email xin việc
Sau khi đã hiểu rõ về cách viết tiêu đề email thì phần nội dung chính là điều thứ 2 mà bạn cần quan tâm. Nội dung email được chia thành 3 phần sau đây
Phần đầu email
Nếu bạn biết rõ tên người nhận, bạn có thể mở đầu email như sau:
Kính gửi Chị Nguyễn Kim Ngân – Bộ phận tuyển dụng Công ty XYZ
Trong trường hợp bạn không biết người nhận là ai, bạn có thể gửi cho phòng ban, ví dụ như
Kính gửi phòng Nhân sự – Công ty XYZ
Một điều lưu ý nữa là bạn nên dùng từ “Kính gửi”, thay cho những từ “Thân gửi”, “Gửi”, “Dear” để làm tăng tính trang trọng cho email xin việc.
Phần nội dung email
Nếu bạn có đính kèm CV thì ở phần nội dung bạn chỉ cần ghi ngắn gọn những ý sau đây:
– Bạn biết được thông tin tuyển dụng từ nguồn nào
– Vị trí bạn muốn ứng tuyển là gì
– Liệt kê ngắn gọn kinh nghiệm của bạn
Sau đây là mẫu phần nội dung email xin việc mà bạn có thể tham khảo
Qua thông tin tuyển dụng trên mạng xã hội Facebook, tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên cho vị trí Marketing. Tôi đã có kinh nghiệm 2 năm cho vị trí này tại công ty XYZ.
Quý doanh nghiệp có thể xem qua CV đính kèm để hiểu hơn về quá trình làm việc của tôi.
Phần kết Email
Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng như một cách kết thúc email lịch sự. Bạn có thể viết như sau:
Cảm ơn quý doanh nghiệp đã xem xét hồ sơ của tôi. Hy vọng sẽ có cơ hội được cộng tác cùng quý doanh nghiệp trong thời gian tới.
Chữ ký Email
Đây là một trong những yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Chữ ký email thông thường sẽ bao gồm các thông tin sau đây:
- Họ và tên
- Chức vụ, nghề nghiệp (nếu có)
- Số điện thoại
- Một số thông tin như khác như: LinkedIn, Website,…
Để cài đặt chữ ký Email, bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn sau đây
Bước 1: Vào phần Setting (cài đặt)
Bước 2: Trong tab General (chung), chọn Chữ ký
Bước 3: Chỉnh sửa thông tin chữ ký trong khung và chọn Lưu thay đổi (Save)
Kiểm tra tài liệu đính kèm
Tiếp theo là đính kèm CV, các sản phẩm bạn đã thực hiện, hoặc một số chứng chỉ khác (nếu cần) vào email. Điều này bước đầu giúp bạn chứng minh được năng lực của bản thân. Tùy theo vị trí ứng tuyển, bạn sẽ đính kèm những tài liệu phù hợp. Lưu ý rằng bạn nên đưa tài liệu về định dạng file PDF để đảm bảo thông tin không chỉnh sửa được và dù nhà tuyển dụng mở file trên các thiết bị khác nhau thì vẫn không ảnh hưởng nhiều đến định dạng.
Kiểm tra trước khi gửi email
Đây là bước cuối cùng cần thực hiện trong cách gửi email xin việc. Bạn cần lưu ý kiểm tra những thông tin sau đây:
- Tên email
- Tên hiển thị email
- Tiêu đề email
- Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
- Nội dung email
- Các tài liệu đính kèm
Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo nội dung email không có lỗi chính tả. Đừng để đánh mất cơ hội việc làm vì những lỗi không đáng có.
Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm về cách chinh phụ nhà tuyển dụng, nghệ thuật đàm phán lương, xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài, hãy liên hệ ngay với chương trình định hướng nghề nghiệp của JobTest để nhận được sự tư vấn của các chuyên gia.
Đây là tất cả những gì bạn cần lưu ý trong cách gửi email xin việc. Một email chỉnh chu và chuyên nghiệp sẽ đem đến cho bạn rất nhiều lợi thế trong việc chinh phục nhà tuyển dụng. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thể tự tin hơn khi đặt những bước chân đầu tiên trên con đường sự nghiệp của mình.
