AiHR Phân Bổ Mục Tiêu KPI Mang Lại Hiệu Quả Cao

KPI nhân viên và tính toán phân bổ mục tiêu

Xây KPI theo phương pháp Top-down

Xây KPI thông qua chiến lược rồi phân bổ từ công ty xuống bộ phận là quá trình xây từ trên xuống: Top down.

Dựa trên Phân tích, suy diễn, mong muốn ban đầu để có một mục tiêu cần đạt đến của cả công ty. Sau đó, từ mục tiêu này tìm các mấu chốt vấn đề. Mục tiêu lớn sẽ được chia thành mục tiêu trung bình xuống cấp dưới. Từ đó phân mục tiêu trung bình chia thành nhiều mục tiêu nhỏ tới các cấp thấp hơn. Nhà quản trị đưa ra chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và yêu cầu nhân viên thực hiện. Như vậy là từ mục tiêu lớn tổng thể của công ty, chia nhỏ tới từng nhân viên và phòng ban thì được gọi là phương án triển khai dạng Top-down.

Ưu điểm phương pháp Top-down

Phương pháp này đảm bảo về tính thống nhất, tính kỷ luật luôn được nhất quán. Bởi vậy mục tiêu của nhà lãnh đạo hay người quản lý sẽ được thực hiện. 

Nhược điểm phương pháp Top-down

Bên cạnh những ưu điểm về tính nhất quán thì phương pháp này cũng có một số nhược điểm. Phương pháp Top-down không tận dụng được tối đa nguồn nhân lực của tổ chức. Đôi khi không phản ánh đúng quy luật của thị trường. Kế hoạch, chiến lược của tổ chức thường bị động trong vấn đề cần điều chỉnh. Phong pháp này có thể thích hợp đối với công ty có quy mô nhỏ, dễ kiểm soát.

Xây KPI theo phương pháp Bottom-up

Xây KPI thông qua mô tả công việc vị trí, quy trình làm việc là quá trình xây từ dưới lên: Bottom-up.

Ngược lại với phương pháp Top-down, Bottom-up là phương pháp dựa trên tổng hợp, quy nạp. Từ đó phân tích các vấn đề nhỏ cho ra kết quả. Nhà quản trị sẽ tổ chức buổi họp lắng nghe ý kiến cấp dưới về các vấn đề mà mình phụ trách. Sau đó, nhà quản trị mới đưa ra chiến lược/kế hoạch hay mục tiêu để thực hiện. 

Ưu điểm phương pháp Bottom-up

Phương pháp này đảm bảo mục tiêu của nhà lãnh đạo dễ dàng thực hiện. Bởi có sự tham gia, đóng góp từ cấp dưới, phản ánh chính xác nhu cầu của thị trường, khách hàng. Do đó khả năng thành công rất cao. Ngoài ra, phương pháp này mang lại sự chủ động và linh hoạt khi thị trường có sự thay đổi. Giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực của công ty. Các tổ chức lớn, các tập đoàn đa quốc gia đánh giá phương pháp này có ưu điểm hơn so với Top-down.

Nhược điểm phương pháp Bottom-up

Nhược điểm lớn nhất phương pháp Bottom-up trong xây dựng và phân bổ mục tiêu KPI là từ phía con người. Với phương pháp này, nhà quản trị dễ gặp phải tình trạng ý kiến trái chiều hoặc quá nhiều luồng ý kiến gây hoang mang. Để khắc phục, các nhà quản trị cần chuẩn bị sẵn cho mình phương án tối ưu và năng lực phân tích, so sánh.

Phân bổ mục tiêu KPI Top-down và Bottom-up

KPI theo kiểu Top down là KPI cốt yếu trong công ty. Còn KPI theo kiểu Bottom up là KPI hiệu suất. Cả 2 kiểu này đều nằm trong bảng KPI bộ phận. Đầu tiên là thống nhất chi tiết, chốt việc phân bổ chỉ tiêu tới phòng ban; sau đó là làm việc với từng bộ phận để chi tiết hóa KPI được doanh nghiệp phân bổ (Top down); tìm các KPI leads (dẫn) để hoàn thành KPI doanh nghiệp (Bottom up); xây các KPI khác còn sót (liên quan đến các nhiệm vụ đặc biệt của bộ phận nằm trong chiến lược dài hạn), và cuối cùng là hoàn thiện các thông số còn thiếu, phân bổ KPI xuống các vị trí. 

Tùy từng đặc thù của từng lĩnh vực mà các nhà quản trị sẽ lựa chọn phương án quản lý nào. Có thể tham khảo một vài lĩnh vực như:

• Trong quản lý dự án:

– Top-down: Tiếp cận từ trên xuống, tất cả các hướng đi đều xuất phát từ nhà quản lý.

– Bottom-up: Tiếp cận từ dưới lên, thành viên của nhóm chủ động trong quá trình thực hiện dự án. 

• Trong đầu tư:

– Top-down: Xem xét toàn thể nền kinh tế (macro), phân tích ngành, đánh giá công ty.

– Bottom-up: Xem xét công ty cụ thể (micro), phân tích kỹ thuật, đưa ra quyết định đầu tư.

Phân bổ mục tiêu KPI mang lại hiệu quả cao

KPI có thể dịch ra tiếng việt là: Chỉ tiêu Hiệu quả Trọng yếu. KPI là các chỉ tiêu dùng để đo lường một cách định lượng mức độ thực hiện các mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp. Có thể được xác định theo phương pháp BSC. 

BSC là gì?

BSC được viết tắt từ cụm từ “Balanced scorecard”. Rất nhiều tài liệu đã cố dịch cụm từ này ra tiếng Việt. Tuy nhiên vì đây là thuật ngữ quốc tế nên nếu dịch ra tiếng Việt sẽ càng gây nhầm lẫn hoặc khó hiểu. Chúng ta chỉ nên đơn giản gọi chúng là Balanced scorecard hoặc BSC. 

Mặc dù vậy chúng ta vẫn cần hiểu bản chất của BSC là gì. Hiểu một cách đơn giản nhất thì BSC là một hệ thống quản lý, nó giúp cho doanh nghiệp thiết lập, thực hiện, giám sát, đo lường để đạt được các chiến lược và các mục tiêu của mình. 

Phân bổ mục tiêu KPI dựa trên phương pháp BSC

Sau khi các doanh nghiệp thiết lập và phát triển các chiến lược, doanh nghiệp sẽ triển khai, thực hiện và giám sát chiến lược thông qua 4 khía cạnh: 

• Finance (tài chính): doanh nghiệp đo lường và giám sát các yêu cầu & các kết quả về tài chính.
• Customer (khách hàng): đo lường và giám sát sự thỏa mãn khách hàng và các yêu cầu về các kết hoạt động đáp ứng các nhu cầu đòi hỏi của khách hàng.
• Internal Process (quá trình hoạt động nội bộ): đo lường và giám sát các chỉ số và các yêu cầu của các quá trình trọng yếu trong nội bộ doanh nghiệp hướng đến khách hàng
• Learning and Growth (học tập và phát triển): tập trung vào cách thức doanh nghiệp giáo dục & đào tạo nhân viên, nâng cao kiến thức và cách thức doanh nghiệp đã sử dụng các kiến thức này để duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

Bốn khía cạnh này sẽ tạo ra sự khác biệt giữa doanh nghiệp thành công và doanh nghiệp thất bại.

Nâng cao năng lực triển khai KPIs bằng AiHR

AiHR là nền tảng đầu tiên trên thị trường về đánh giá năng lực cùng hiệu suất làm việc trực tuyến, tích hợp công nghệ Ai và Big data. AiHR là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc thiết lập và liên kết các mục tiêu chiến lược đến từng bộ phận, phòng ban và từng cá nhân hiệu quả và minh bạch. AiHR tích hợp 6 modules thuộc các chức năng quản trị nguồn nhân lực: Tuyển dụng, lương 3P, đánh giá hiệu quả công việc và năng lực nhân viên, đào tạo và hoạch định đội ngũ lãnh đạo, e-learning, Thư viện chính sách và qui trình, giúp đánh giá “sức khỏe doanh nghiệp” chính xác. Ngoài ra, hệ thống cũng giúp Doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng phát triển của từng nhân viên.

Cho phép doanh nghiệp quản lý toàn diện hệ thống quản trị hiệu suất và năng lực của nhân viên và đo lường được chất lượng nguồn nhân lực của toàn tổ chức thông qua ma trận Nine Magic Box. 

Bạn có thể xem hướng dẫn sử dụng AiHR tại đây.