05 mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến cho doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là bước đầu tiên trong việc quản lý doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp xây dựng được mô hình hiệu quả, hoạt động kinh doanh sẽ trở nên ổn định và duy trì được lợi thế cạnh tranh. Trong bài viết này, JobTest sẽ đề cập đến những mô hình cơ cấu tổ chức đang phổ biến hiện nay.

Bạn có thể quan tâm:

• Outsource là gì? Ưu và nhược điểm Outsource

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức (Organization Structure) là sơ đồ xác định cách thức hoạt động trong doanh nghiệp. Ví dụ như các hoạt động phối hợp và giám sát. Đây sẽ là nền tảng quy định các cấp bậc trong doanh nghiệp, mối quan hệ báo cáo và quy trình trao đổi thông tin giữa các vị trí. Điều này nhằm mục đích đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra theo một quy chuẩn nhất định.

Các yêu cầu đặc ra cho một mô hình hoàn thiện là:

• Sắp xếp, bố trí, và phối hợp hoạt động của nhân sự một cách hiệu quả
• Quản lý các hoạt động của tổ chức
• Linh hoạt thay đổi theo tình hình thực tế của doanh nghiệp
• Khuyến khích và tạo động lực để nhân sự phấn đấu trong công việc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức là gì?

Sơ đồ cơ cấu tổ chức hay còn được gọi là biểu đồ tổ chức là một bản vẽ trực quan, thể hiện cấu trúc của doanh nghiệp. Trong đó sẽ mô tả rõ vai trò, nghĩa vụ, trách nhiệm và quan hệ giữa các cá nhân trong công ty. Từ đó, nhân sự sẽ có cái nhìn tổng quan về cách thức tổ chức và triển khai các hoạt động trong doanh nghiệp.

Dù doanh nghiệp đang là startup, xí nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp dịch vụ thì đều cần sơ đồ cơ cấu tổ chức. Và phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

• Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc rõ ràng
• Đảm bảo toàn thể nhân viên biết được người mà họ cần báo cáo, giải trình các vấn đề liên quan đến công việc.
• Làm rõ tầm quan trọng, trách nhiệm và nghĩa vụ của tất cả vị trí
• Thể hiện được số lượng nhân viên cấp dưới trong từng phòng ban

Nhìn chung, thông qua sơ đồ, người quản trị nhân sự sẽ hiểu được cách phân bổ nhân viên cấp dưới và các nguồn lực hiện tại.

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức 

Một cơ cấu tổ chức sẽ bao gồm các yếu tố, đặc điểm sau đây

Tuyến mệnh lệnh 

Đây là một trong những yếu tố căn bản để xây dựng cơ cấu tổ chức. Suy cho cùng, điều này sẽ nhằm mục đích sắp xếp quy trình nhận lệnh và báo cáo của cấp bậc nhân viên. Việc xây dựng tuyến mệnh lệnh có chức năng tạo ra bộ khung căn bản cho sự hoàn thiện mô hình sau này.

Số lượng nhân sự cấp dưới

Yếu tố này thể hiện số lượng nhân viên mà trưởng bộ phận có thể quản lý hiệu quả. Khi số lượng cấp dưới tăng lên, doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc tách phòng ban hoặc tăng cường số lượng nhân sự cấp trên.

Phân quyền quyết định

Doanh nghiệp cần làm rõ ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức. Câu trả lời sẽ giúp doanh nghiệp biết tổ chức đang thuộc loại cơ cấu nào. Thông thường sẽ có 2 trường hợp

• Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào một cá nhân thì doanh nghiệp thuộc cơ cấu tập trung
• Nếu quyền quyết định được trao cho nhiều cá nhân thì doanh nghiệp thuộc cơ cấu tổ chức phân cấp

Phân chia phòng ban 

Điều này giúp phục vụ cho quá trình chuyên môn hóa tổ chức. Tính chuyên môn hóa cao sẽ làm tăng năng suất làm việc của nhân viên vì họ chỉ tập trung làm tốt việc chuyên môn. Tuy nhiên, điều này sẽ dẫn đến bất lợi là nhân viên sẽ bị hạn chế tính linh hoạt, không làm việc đa nhiệm được.

Phân chia nhiệm vụ

Điều này liên quan đến quy trình, tiến độ, cách thức làm việc giữa những phòng ban với nhau. Nếu doanh nghiệp có sự phân loại cứng nhắc thì sự tương tác giữa những phòng ban sẽ bị hạn chế.

Mô hình cơ cấu tổ chức

Sau đây là những mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay

Cơ cấu tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Đây là hình thức cơ bản nhất. Theo đó, chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất. Sau đó truyền đạt xuống những quản lý cấp trung rồi đến nhân viên cấp dưới. Báo cáo của nhân viên cấp dưới sẽ được gửi lên quản lý cấp trung. Từ đây, sẽ được tổng hợp và gửi lên các lãnh đạo cấp cao. Nếu nhân viên cấp dưới cần đề xuất ý kiến, cũng sẽ làm theo đúng quy trình báo cáo, tức thông qua quản lý cấp trung.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức phân quyền

• Nghĩa vụ, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn được quy định rõ ràng
• Nhân viên biết rõ mình sẽ nhận lệnh từ ai và báo cáo cho ai
• Lộ trình thăng tiến được xác định rõ ràng
• Hạn chế tối đa sự chồng chéo và trùng lặp trong quyền hạn 

Hạn chế của cơ cấu tổ chức phân quyền

• Bộ máy cồng kềnh, cần thông qua nhiều bước và cấp bậc trước khi quyết định được thực thi
• Vô tình tạo nên khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên vì không còn sự giao tiếp thường xuyên
• Thiếu sự phối hợp giữa những phòng ban
• Hiện tượng chuyên quyền của quản lý cấp trung cũng thường xuyên diễn ra.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Organization) 

Đây là hình thức mà từng chức năng quản lý được tách ra thành một phòng ban riêng biệt. Đặc thù của mô hình này là những nhân viên cấp dưới phải thật sự am hiểu chuyên môn và nghiệp vụ trong phòng ban của mình.

Theo Terry, “Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ được chia thành 1 số chức năng như Tài chính, Sản xuất, Bán hàng, Nhân sự, Phát triển thị trường. Mỗi phòng ban được đảm nhận bởi một chuyên gia.”

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng

• Nhân viên trong từng bộ phận sẽ nhận được những chỉ dẫn chi tiết từ người quản lý trực tiếp
• Trách nhiệm của nhân viên và từng bộ phận được xác định rõ ràng
• Tính chuyên môn hóa được đảm bảo vì mỗi phòng ban có một nhiệm vụ chuyên biệt
• Mức độ chuyên môn hóa cao giúp cải thiện chất lượng sản phẩm, từng bước tiến đến sản xuất đồng loạt và tiêu chí hóa

Hạn chế của cơ cấu tổ chức theo chức năng

• Sự phối hợp giữa các phòng ban sẽ trở nên lỏng lẻo do chỉ tập trung vào công việc chuyên môn
• Bộ máy cồng kềnh, thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì
• Việc thực thi và giám sát không thể diễn ra cùng lúc
• Các xung đột về quyền quyết định có thể xảy ra do có những thứ hạn ngang nhau trong cùng một bộ phận

Cơ cấu tổ chức kết cấu ma trận (Matrix Organization)

Cơ cấu tổ chức này được vận hành theo hình thức đa chiều. Theo đó, thông tin có thể được truyền đi theo cả chiều ngang (tuyến dòng sản phẩm hay cơ sở hoạt động) và chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động).

Đây sẽ là mô hình lý tưởng đối với doanh nghiệp đòi hỏi luồng xử lý công việc nhanh chóng. Đó là những doanh nghiệp đang có nhiều dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm cùng lúc mà các công ty truyền thông, quảng cáo là ví dụ điển hình.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức kết cấu ma trận

• Tính linh hoạt được nâng cao tối đa, luồng thông tin xử lý công việc không bị cản trở
• Các phòng ban liên quan đến dự án hoặc sản phẩm có thể chia sẻ nguồn lực dễ dàng
• Giúp doanh nghiệp nâng cao công suất và hiệu quả công việc
• Hạn chế được những nhược điểm của mô hình phân quyền

Hạn chế của cơ cấu tổ chức kết cấu ma trận

• Kết cấu ma trận được xem là cơ cấu tổ chức khó xây dựng nhất vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng
• Mất thời gian để nhân sự mới có thể làm quen với mô hình này
• Dễ xảy ra xung đột quyền lợi giữa các phòng ban cùng thực hiện dự án
• Khó đánh giá chính xác năng lực của nhân viên cấp dưới do nhiều phòng ban cùng tham gia dự án

Cấu trúc phẳng (Flat Organization) 

Đây là một cơ cấu tổ chức rất đặc biệt, phá vỡ những quy tắc truyền thống. Theo cấu trúc này, nhân sự trong doanh nghiệp sẽ không phân biệt vị trí, chức vụ. Và mọi người đều có trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi như nhau. Đây có thể xem là mô hình tự quản lý và chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít nhân sự.

Ưu điểm của cấu trúc phẳng

• Tiết kiệm ngân sách do lượt bỏ những vị trí quản lý cấp trung
• Tinh gọn bộ máy, luồng xử lý công việc được rút ngắn tối đa
• Nhân viên dễ dàng kết nối và chia sẻ nguồn lực trong công việc
• Nâng cao mức độ nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên
• Nhân viên được chủ động đóng góp ý kiến và tham gia vào dự án mà họ hứng thú
• Là mô hình lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ hoặc trong quá trình startup

Hạn chế của cấu trúc phẳng

• Doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát do không ai chịu trách nhiệm quyết định chính
• Khó khăn trong việc giám sát và đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên
• Hiện tượng quá tải dễ dàng xảy ra do một nhân viên cùng lúc đảm nhận nhiều công việc
• Lộ trình thăng tiến không được xác định rõ ràng, nhân viên trở nên thiếu động lực
• Mô hình không phù hợp với các doanh nghiệp lớn

Quản trị phi tập trung (Holacratic Organizations) 

Cơ cấu tổ chức này không quan tâm đến chức danh, cấp bậc. Khác với cấu trúc phẳng, trong mô hình này, công việc sẽ tiến hành phân công theo vai trò. Một nhân viên cấp dưới có thể phụ trách nhiều công việc khác nhau, thậm chí là của những phòng ban khác nhau. 

Nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của mình. Vì thế, tính minh bạch luôn là yếu tố quan trọng nhất. Đây là cơ cấu tổ chức phổ biến tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận của nhiều nước trên thế giới.

Ưu điểm của cấu trúc quản trị phi tập trung

• Vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi vị trí đều được xác định rõ
• Đề cao việc tự quản trị bản thân theo đúng đường lối đã đề ra của doanh nghiệp
• Bộ máy linh hoạt, luồng xử lý công việc được đảm bảo
• Dễ dàng cho công cuộc tái cấu trúc khi doanh nghiệp muốn thay đổi

Hạn chế của cấu trúc quản trị phi tập trung

• Dễ xảy ra mâu thuẫn về quyền lợi giữa các phòng ban
• Nhân sự mới cần nhiều thời gian để làm quen với mô hình này
• Do không có cấp quản lý nên quá trình đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên gặp không ít khó khăn

Làm sao để lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp?

Sau đây là những yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn và xây dựng cơ cấu tổ chức

Yếu tố khách quan

Nếu thị trường kinh doanh không có nhiều biến động thì doanh nghiệp nên chọn cơ cấu tổ chức có tính ổn định cao. Ngược lại, doanh nghiệp nên chọn những mô hình giàu tính linh hoạt, đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng. Đây cũng chính là lý do vì sao sau khi tái cấu trúc doanh nghiệp, nhiều nhà quản trị đã triển khai tổ chức theo hướng linh hoạt và mềm dẻo hơn.

Chiến lược của tổ chức 

Đây là tiền đề quan trọng trong công cuộc xây dựng doanh nghiệp. Thực chất cơ cấu tổ chức được triển khai để thực thi thành công chiến lược của tổ chức. 

Nguồn nhân lực

Yếu tố sau cuối tác động là nguồn nhân lực. Tất cả những vấn đề như yêu cầu của nguồn nhân lực, tính phức tạp cũng như hình thức công việc mà nhân viên tham gia đều cần được cân nhắc. Đối với những doanh nghiệp lớn, nhiều phòng ban thì tổ chức phân quyền sẽ là lựa chọn lý tưởng.

Cơ cấu tổ chức là nền tảng trong vận hành doanh nghiệp. Dù đặc thù kinh doanh là gì, doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng cần có một mô hình hoàn chỉnh, đảm bảo mọi sự vận hành được diễn ra linh hoạt nhất. Dịch vụ tư vấn và quản trị doanh nghiệp của JobTest sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện được điều này. Ngoài thiết lập một mô hình tổ chức phù hợp, chúng tôi còn hỗ trợ phát triển tổ chức, hệ thống đánh giá hiệu quả công việc, xây dựng khung năng lực để giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những vấn đề đang gặp phải. Liên hệ ngay cho JobTest để được tận tình tư vấn nhé.

Bạn có thể quan tâm:

• 9 Hình thức phỏng vấn thông dụng và cách áp dụng hiệu quả cho nhà tuyển dụng