Làm việc nhóm là gì? Những khó khăn khi làm việc nhóm

Làm việc nhóm (teamwork) là một kỹ năng cơ bản và cần thiết trong bất kỳ lĩnh vực nào bởi:  “Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau”. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là lúc nào làm việc nhóm cũng đều thuận buồm xuôi gió.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau thảo luận về những khó khăn khi làm việc nhóm phổ biến nhất và đưa ra lời khuyên để giải quyết chúng. Hiểu nguyên nhân và cách giải quyết các vấn đề có thể xảy ra khi làm việc nhóm sẽ giúp các nhân viên làm việc tốt với nhau và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc trong bộ phận hoặc công ty của bạn.

1.  Làm việc nhóm là gì?

Làm việc theo nhóm là nỗ lực hợp tác hoặc phối hợp của một nhóm người để đạt được một mục tiêu chung hoặc để hoàn thành một nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.

Khi nhìn nhận trong khuôn khổ lớn hơn của một nhóm, chúng ta có thể nghĩ tới một tập thể như công ty, doanh nghiệp, bao gồm rất nhiều cá nhân phụ thuộc lẫn nhau và hướng tới một mục tiêu chung.

Có nhiều người thích làm việc cá nhân hơn là làm việc theo nhóm, tuy nhiên phương thức làm việc này có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho các cá nhân trong nhóm như:

• Tăng hiệu quả công việc: Thống kê cho thấy những nhân viên làm việc theo nhóm sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều so với những người làm việc riêng lẻ. Làm việc nhóm giúp các thành viên sẵn sàng chia sẻ ý tưởng và trách nhiệm, từ đó có thể giảm thiểu khối lượng công việc đổ dồn cho một cá nhân nào đó;
• Tăng cơ hội học tập và rèn luyện bản thân: Các thành viên trong nhóm khác nhau cả về mức độ kinh nghiệm làm việc, chuyên môn lẫn kỹ năng mà họ có nhưng họ vẫn làm việc cùng nhau vì một mục tiêu chung. Sự hợp tác này là một cơ hội học hỏi tuyệt vời dành cho người chưa có kinh nghiệm vì họ có thể học được những kỹ năng mà họ không có từ những thành viên có kinh nghiệm hơn;
• Phát hiện thêm nhiều điều về bản thân: Tất cả chúng ta đều có những điểm yếu và điểm mạnh mà chúng ta không hề hay biết, và lời nhận xét từ một thành viên trong nhóm có thể giúp bạn phát hiện ra chúng. Nhận ra những điểm mạnh này và giải quyết tốt những điểm yếu sẽ giúp bạn trở thành một phiên bản tốt hơn.

2.  Những khó khăn thường gặp khi làm việc nhóm

Để đạt được những lợi ích như trên, chúng ta cần biết đâu là nguyên nhân khiến làm việc nhóm không hiệu quả và tìm cách khắc phục chúng. Dưới đây là 10 khó khăn khi làm việc nhóm mà hầu như những nhóm lớn đều gặp phải:

2.1. Không biết lắng nghe

“Chúng ta có hai tai và một miệng, vì vậy chúng ta nên lắng nghe nhiều hơn những gì chúng ta nói.” Để một nhóm hoạt động tốt, các thành viên trong nhóm cần phải lắng nghe lẫn nhau.

Khi đồng đội không biết lắng nghe ý kiến của nhau, toàn bộ quá trình giao tiếp sẽ bị phá vỡ, điều đó chắc chắn sẽ khiến quá trình làm việc nhóm không hiệu quả.

Để chủ động lắng nghe, bạn cần tập trung vào người đang nói và cố gắng hiểu những gì mà họ đang muốn truyền tải. Khi bạn nhận thấy mình đang bị phân tâm bởi một thứ gì khác, hãy ngay lập tức kéo bản thân mình tập trung ngược trở lại người nói.

Đôi khi, cho dù chúng ta có lắng nghe cẩn thận đến đâu, chúng ta vẫn không hiểu những gì đồng đội vừa nói. Đó có thể là do người nói sử dụng từ ngữ không quen thuộc hoặc là họ đang nói về một chủ đề khó hiểu.

Điều quan trọng là bạn phải nhận ra bạn bắt đầu không hiểu những gì được nói ở phần nào và yêu cầu người nói giải thích ý của họ. Đừng vì ngại hỏi lại mà để vấn đề đi vào ngõ cụt hoặc hiểu sai ý của người nói.

2.2. Không tôn trọng các thành viên trong nhóm

Trong một nhóm, chắc chắn sẽ có sự khác biệt về năng lực của mỗi thành viên, nhưng điều đó không có nghĩa là người này được phép khinh thường và miệt thị người kia.

Lý do bởi ai cũng có một điểm mạnh riêng, có thể điểm yếu của người này lại là điểm mạnh của người kia nên tất cả mọi người đều có vai trò và nhiệm vụ ngang nhau trong một nhóm.

Tôn trọng ý kiến cá nhân của từng thành viên và nắm bắt được ưu điểm của họ để phân chia công việc cho hợp lý mới chính là phương pháp làm việc nhóm hiệu quả.

2.3. Thụ động, ỷ lại vào người khác

Nhóm nào có quy mô càng lớn thì các thành viên lại càng dễ có tâm lý thụ động, ỷ lại vào người khác bởi vì không phải ai cũng sẵn sàng đóng góp ý kiến xây dựng công việc chung và tự giác hoàn thành công việc của mình.

Trước khi làm việc tập thể tại doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ được làm việc trong một nhóm nhỏ khoảng 10 người khi còn là sinh viên.

Và những bạn nào từng làm nhóm trưởng ắt hẳn sẽ hiểu rõ khó khăn này hơn bao giờ hết. Rõ ràng là làm việc nhóm nhưng mọi đầu việc lại dồn hết lên người nhóm trưởng, hay chúng ta vẫn thường gọi vui là “gánh team”.

Cách duy nhất để giải quyết khó khăn này là đánh trực tiếp vào lợi ích, mọi người có tâm lý ỷ lại nhưng lại rất sợ ảnh hưởng đến lợi ích của mình. Chẳng hạn với trường hợp nhóm trưởng “cân team” kể trên, trước khi làm việc chung với nhau, bạn hãy quy định sẵn mọi đóng góp thành điểm thảo luận cá nhân.

2.4. Thiếu ý thức khi làm việc nhóm

Bạn hãy tưởng tượng mỗi thành viên đóng vai trò như một mắt xích trong một cỗ máy. Nếu các mắt xích này làm việc trơn tru thì không sao, nhưng chỉ cần một mắt xích trục trặc hoặc gặp vấn đề thì cả cỗ máy sẽ không vận hành tiếp được nữa.

Điều đó có nghĩa là chỉ cần một thành viên không có ý thức làm việc sẽ gây ra ảnh hưởng không tốt đến hiệu suất của cả một tập thể.

2.5. Không biết cách xây dựng niềm tin

Đã bao giờ bạn giao việc cho người khác nhưng lại luôn có suy nghĩ rằng họ sẽ làm không tốt chưa? Bạn giải quyết điều này ra sao? Có người chọn cách tin tưởng đồng đội của mình, nhưng có người lại chọn cách ôm hết mọi việc về mình vì sợ người đó sẽ mắc lỗi.

Tào Tháo, một nhà chính trị – quân sự nổi tiếng ở đất nước Trung Hoa, đã từng nói:  “Không tin thì không dùng, đã dùng là phải tin”. Điều này có nghĩa là khi dùng người thì phải tin tưởng khả năng của người đó, còn nếu không tin thì không nên hợp tác. Đây chính là nghệ thuật dùng người vô cùng xuất sắc giúp Tào Tháo thành công trong rất nhiều trận chiến.

Khi làm việc theo nhóm, mỗi thành viên cần suy nghĩ cởi mở và tin tưởng lẫn nhau, nhân viên tin tưởng sếp, sếp tin tưởng nhân viên, đồng nghiệp tin tưởng nhau. Có như thế thì làm việc nhóm mới hiệu quả được.

2.6. Cái tôi quá lớn

Nếu trong một nhóm ai cũng khăng khăng ý kiến của mình đúng và vội vàng phê phán, bác bỏ ý kiến của người khác thì không bao giờ có thể thống nhất được một quyết định sáng suốt.

Ai cũng có cái tôi cá nhân nhưng nếu để cái tôi lấn át lý trí, không chịu lắng nghe lời góp ý của người khác thì nó lại trở thành một trong những khó khăn khi làm việc nhóm mà hầu như nhóm nào cũng mắc phải.

Hãy luôn nhớ rằng, không có ai là hoàn hảo cả, bạn giỏi ở mảng này nhưng chưa chắc mảng khác bạn cũng giỏi. Vì vậy, trong môi trường tập thể, mỗi người hạ cái tôi xuống một chút để dung hòa ý kiến của nhau thì mới hoàn thành được công việc chung.

2.7. Kỹ năng giao tiếp kém

Nếu kỹ năng giao tiếp của các thành viên trong nhóm quá kém, mọi người sẽ ít có xu hướng cộng tác với nhau. Khi giao tiếp không hiệu quả, nó có thể làm giảm tinh thần và sự gắn bó giữa các thành viên với nhau. Từ đó dẫn đến hiểu lầm và thậm chí có thể xảy ra xích mích.

Ngoài ra, giao tiếp kém còn có thể ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhóm. Chẳng hạn khi bạn được sếp yêu cầu phụ trách hoàn thành một biểu đồ doanh thu, bạn không biết làm nhưng lại ngại không dám hỏi đồng nghiệp. Và kết quả là bạn làm không tốt, ảnh hưởng xấu tới thành tích của cả team bạn.

2.8. Tương tác kém, thiếu kết nối

Tương tác, kết nối thường xuyên với nhau thông qua các cuộc gặp mặt trực tiếp tạo ra một môi trường cởi mở để các thành viên trong nhóm tự do chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc của họ. Đây chính là điều bắt buộc nếu muốn làm việc nhóm hiệu quả.

Người lãnh đạo nên tổ chức các cuộc gặp mặt ngoài giờ, chẳng hạn như giờ ăn trưa để trao đổi công việc với nhau hoặc tổ chức hoạt động team building để tăng khả năng kết nối giữa các thành viên với nhau.

2.9. Hay nể nang, ngại va chạm

Khó khăn khi làm việc nhóm có thể bắt nguồn từ tâm lý nể nang, ngại tranh cãi của chính các thành viên trong nhóm. Nhân viên mới nể nang nhân viên cũ, sợ bị bắt nạt nên không dám phản bác ý kiến của nhân viên cũ.

Nhân viên thì lại sợ bị sếp “trù” nên không dám phản bác ý kiến của sếp. Mọi người luôn sợ phiền phức, vì thế ngoài mặt thì đành tán thành ý kiến của người khác nhưng trong lòng thì lại phản đối kịch liệt. Nhưng có lẽ bạn đã quên mất điều này, chỉ có tranh luận mới có thể đưa ra những phương án sáng suốt nhất.

2.10. Quan trọng việc thắng thua khi làm việc tập thể

Làm việc nhóm chỉ có thể thành công khi các thành viên coi nhau là người cộng tác, chứ không phải đối thủ cạnh tranh để mà phân rõ ai thắng ai thua.

Nếu bạn đang có tâm lý háo thắng, luôn muốn mình phải là người chiến thắng trong mọi cuộc tranh luận thì bạn cần phải loại bỏ suy nghĩ xấu này ngay lập tức nếu như muốn làm việc nhóm lâu dài.

Kể cả khi đồng đội của mình làm không tốt, hãy tập trung vào việc “Chúng ta có thể học được gì?” chứ không phải chăm chăm soi mói “Ai mới là người gây ra hậu quả này?”. Sau đó cùng nhau đưa ra những góp ý mang tính xây dựng để tất cả mọi người cùng rút kinh nghiệm cho lần sau.

Trên đây là những khó khăn khi làm việc nhóm phổ biến nhất và cách để giải quyết khó khăn này một cách dễ dàng, hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ này sẽ ít nhiều giúp bạn hòa nhập tốt trong môi trường làm việc tập thể. Đừng quên tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích khác được chúng tôi chia sẻ trên blog này để trang bị những kiến thức bổ ích khi làm việc công sở nhé.

Source: Jobtest