Mục lục
Bạn đã tự tin về kỹ năng viết báo cáo của mình chưa? Nếu chưa, hãy tham khảo ngay cách viết báo cáo công việc mà chúng tôi chia sẻ dưới đây, chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thiện hơn về kỹ năng này đấy!
Khái quát về mẫu báo cáo công việc
Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu một số khái niệm cũng như mục đích của việc làm báo cáo công việc như sau:
1. Mẫu báo cáo công việc là gì ?
Mẫu báo cáo công việc là loại văn bản trình bày rõ ràng, chi tiết tiến độ làm việc của các đối tượng trong các tổ chức, đơn vị theo định kỳ hoặc bất kỳ thời điểm nào được cấp trên yêu cầu. Nội dung của báo cáo công việc thường liên quan đến các vấn đề như:
- Tiến độ thực hiện công việc
- Kết quả công việc
- Các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện
- Hướng giải quyết khó khăn
2. Mẫu báo cáo công việc để làm gì?
Mẫu báo cáo công việc được xây dựng mang nhiều mục đích khác nhau như:
- Phản ánh năng lực của từng cá nhân, tinh thần trách nhiệm của mỗi người cũng như mức độ đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ.
- Giúp người làm báo cáo nhìn nhận được những thiếu sót còn tồn tại nhờ đó có hướng khắc phục, hoàn thiện cho các dự án sau.
- Giúp lãnh đạo kiểm soát được tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân cũng như của cả tập thể để công tác quản lý, điều hành tốt hơn.
Mẫu báo cáo công việc chuẩn nhất
Dưới đây là một số mẫu báo cáo công việc chuẩn cho hàng ngày, tuần, tháng và năm:
1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày phản ánh chi tiết các công việc thực hiện trong ngày của các nhân viên. Dưới đây là mẫu báo cáo công việc hàng ngày bạn có thể tham khảo:
2. Mẫu báo cáo công việc hàng tuần
Sẽ liệt kê tất cả các công việc mà nhân viên đã thực hiện trong tuần. Dưới đây là mẫu báo cáo công việc hàng tuần dành cho bạn:
3. Mẫu báo cáo công việc hàng tháng
Báo cáo hàng tháng là tổng hợp tất cả các công việc bạn đã thực hiện trong tháng. Các công việc này sẽ được sắp xếp theo các tiêu chí cụ thể, theo mẫu.
4. Mẫu báo cáo công việc cuối năm
Cuối cùng, để giúp lãnh đạo có định hướng quản lý, điều hành và lập kế hoạch cho năm tiếp theo nhân viên sẽ phải thực hiện báo cáo công việc cuối năm. Mẫu báo cáo công việc cuối năm như sau:
Bố cục của mẫu báo cáo công việc
Tùy thuộc vào cơ quan, đơn vị sẽ có các mẫu báo cáo công việc riêng, nhưng nhìn chung, báo cáo công việc sẽ có bố cục cơ bản sau:
- Tên cơ quan, đơn vị; phòng ban
- Tên nhân viên, chức vụ
- Thời gian
- Nội dung các công việc đã thực hiện
- Kết quả công việc
- Khó khăn, vướng mắc
- Ý kiến cá nhân
Cách viết báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng và năm
1. Cách viết mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Khi viết báo cáo công việc hàng ngày cần đảm bảo 2 yếu tố sau:
Về nội dung: Phải liệt kê tên các công việc đã thực hiện trong ngày có mô tả công việc, ý kiến cá nhân đối với công việc. Nội dung báo cáo phải phản ánh được quá trình và tiến độ làm việc của nhân viên. Nó sẽ là một căn cứ quan trọng để người quản lý đánh giá năng lực của bạn cũng như có sự điều chỉnh công tác quản lý, điều hành phù hợp.
Về hình thức:
- Thể hiện bằng excel hoặc word tùy thuộc vào yêu cầu hay loại báo cáo.
- Bố cục gồm: Tên công ty, tổ chức cá nhân đang làm việc; tên nhân viên, chức vụ, phòng ban; thời gian và nội dung các công việc đã thực hiện; ý kiến, góp ý, thắc mắc và một số thông tin khác.
Bạn có thể tham khảo các mẫu báo cáo theo từng lĩnh vực cụ thể trên Internet và và thay đổi các thông tin phù hợp với mình.
2. Cách viết báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng
Về cơ bản, báo cáo hàng tuần, hàng tháng cũng sẽ tương tự như báo cáo công việc hàng ngày. Tuy nhiên, vì thời gian báo cáo khác nhau nên các loại báo cáo này sẽ có sự khác nhau như sau:
- Báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng của nhân viên sẽ phản ánh khối lượng công việc nhiều hơn. Vậy nên, báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng bạn sẽ phải báo cáo nhiều nội dung hơn và kết quả công việc cũng được phản ánh rõ ràng hơn.
- Báo cáo công việc hàng tuần, tháng yêu cầu sự chi tiết cao hơn. Tức nó phải thể hiện rõ nét tình hình hoàn thành công việc chung của cả tập thể, kết quả chi tiết từng thành viên trong tổ… Mục tiêu báo cáo đưa ra là gì? Đạt được bao nhiêu phần trăm? Định hướng cho công việc sắp tới? Cần chuẩn bị gì để đạt được mục tiêu, …
3. Cách viết báo cáo công việc năm
Sau một năm làm việc thì báo cáo năm sẽ đóng vai trò tổng hợp tất cả những công việc bạn đã làm trong năm. Như vậy, yêu cầu đặt ra cho người làm báo cáo chính là phải có cái nhìn tổng quan để đánh giá được những việc đã làm, các kế hoạch đã triển khai, những sai sót còn tồn tại, kết quả đạt được so với chỉ tiêu, …
Báo cáo công việc theo năm sẽ gồm các nội dung sau:
- Tên công ty, tổ chức
- Thông tin người báo cáo, chức vụ, đơn vị trực thuộc
- Các công việc đã làm và kết quả hoàn thành
- Những khó khăn, vướng mắc bạn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc
- Nhận xét của bản thân
- Hướng phấn đấu cho các năm sau
Những lưu ý khi viết báo cáo công việc tháng, tuần, ngày
1. Ai là người nhận báo cáo?
Xác định rõ người nhận báo cáo giúp người làm báo cáo có sự chọn lọc những thông tin cần thiết, phù hợp nhất. Vì thế, trước khi thực hiện báo cáo hãy xác định việc báo cáo chỉ gửi đến một cá nhân cụ thể hay qua nhiều phòng, ban khác nữa.
2. Thu thập thông tin
Bản chất của báo cáo chính là cung cấp thông tin. Vì thế, thu thập thông tin là bước quan trọng nhất trong quá trình làm báo cáo. Nguồn thông tin có thể thu thập được từ các số liệu, nhận xét đánh giá của cấp trên, góp ý của khách hàng, … Lưu ý khi trình bày, các thông tin phải được sắp xếp theo trình tự logic, rõ ràng phản ánh đúng kết quả thực hiện công việc.
3. Trình bày báo cáo
Hiện nay, hầu hết các tổ chức đều các mẫu báo cáo riêng, bạn có thể căn cứ vào các mẫu ấy để báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu. Tuy nhiên, cần lưu ý bạn không nên quá rập khuôn. Thay vào đó, hãy chú trọng đến vấn đề cần báo cáo để có sự điều chỉnh mẫu báo cáo cho phù hợp tránh trường hợp báo cáo có những thông tin không cần thiết hoặc nội dung không đạt yêu cầu.
Nên chia báo cáo thành các phần nhỏ để báo cáo rõ ràng, rành mạch hơn cũng như giúp người đọc dễ nắm bắt các ý chính.
Những lỗi cần tránh khi viết báo cáo công việc
1. Sai chính tả
Sai chính tả là một trong những lỗi thường gặp nhất đối với người làm báo cáo. Và lỗi này sẽ khiến người đọc đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp. Vậy nên, hãy đọc lại thật kỹ để có sự điều chỉnh kịp thời trước khi trình cấp trên.
2. Lỗi định dạng
Lỗi định dạng thường gặp đối với những báo cáo có sử dụng nhiều đến các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ, …
Đồng thời, sau khi hoàn thành báo cáo, bạn đừng quên lần nữa định dạng thống nhất một kiểu chữ, canh lề cho đúng thể thức. Để dễ dàng nắm bắt các đề mục, hãy in đậm để nổi chúng lên. Việc đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng, … bạn đều phải kiểm tra kỹ càng đảm bảo yếu tố thống nhất trên toàn bộ văn bản.
3. Quá nhiều hoặc quá ít thông tin
Báo cáo công việc giúp bạn tóm tắt lại các công việc mình đã thực hiện nên hãy chắt lọc các thông tin chính, cần thiết nhất. Nhưng các thông tin này phải đủ để phản ánh toàn bộ công việc. Lưu ý không quá chú trọng vào các công việc lặp đi lặp lại nhiều lần mà chỉ nên đề cập đến các vấn đề nổi cộm, cần thiết giải quyết ngay.
4. Nội dung thiếu chính xác
Trên thực tế, không ít trường hợp người làm báo cáo muốn làm đẹp bảng thành tích nên đưa vào nhiều nội dung thiếu chính xác. Hoặc có nhiều bạn không xác định được mục đích của báo cáo nên nội dung lan man.
Để hạn chế lỗi này, thay vì diễn đạt quá nhiều, bạn hãy sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để mô tả các ý mình muốn thể hiện. Như vậy, báo cáo sẽ có tính xác thực cao hơn, người đọc cũng dễ dàng đánh giá về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bạn hơn.
Kết luận
Với cách viết báo cáo công việc mà chúng tôi chia sẻ trên đây, bạn hoàn toàn có thể tự tin xây dựng báo cáo công việc của mình cụ thể nhất. Chắc chắn cấp trên sẽ đánh giá cao báo cáo công việc của bạn nếu bạn áp dụng đúng hướng dẫn này.
Source: Jobtest
