Mục lục
Làm việc năng suất được hiểu là khả năng hoàn thành công việc đạt kết quả vượt mong đợi và tạo ra tác động trong thời gian ngắn. Với 5 thói quen nhỏ dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách thuận lợi và cải thiện đáng kể năng suất làm việc của mình.
1. Tập trung vào những điều quan trọng và loại bỏ những việc làm sao lãng
Trước khi bắt đầu một ngày mới bạn hãy viết ra những công việc bạn dự định thực hiện trong ngày và xác định xem nhiệm vụ nào quan trọng nhất, nhiệm vụ nào cần ưu tiên và sắp xếp theo thứ tự mức quan trọng giảm dần. Sắp xếp thời gian thực hiện các công việc đó hợp lý và tự hỏi việc thực hiện này có giúp bạn tiến gần hơn đến mục đích hay không.
Đối với những công việc không quan trọng thì hãy đẩy chúng ra khỏi danh sách, hãy học cách nói không với những thứ không mang lại lợi ích cho bản thân.
Nhiều người có xu hướng phân loại nhầm những nhiệm vụ hàng ngày là nhiệm vụ có giá trị cao. Việc sử dụng ma trận quản lý thời gian sẽ giúp bạn phân loại dễ dàng hơn. Hãy tập trung vào các nhiệm vụ không khẩn cấp và quan trọng, đây là những nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu dài hạn như tạo mối quan hệ tốt, theo đuổi sự nghiệp lý tưởng, có sức khỏe tốt.
2. Làm việc theo nguyên tắc 80/20
Hiệu quả là khi bạn thực hiện các hành động có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến mục tiêu mà bạn đặt ra, năng suất là khi bạn thực hiện các công việc hoàn thành nhanh và chính xác.
Có nhiều thứ cần phải làm để theo đuổi mục tiêu thì hãy dồn năng lượng vào nhiệm vụ có mức ảnh hưởng sâu rộng. Quy tắc 80/20 nghĩa là 20% các nhiệm vụ chiếm 80% kết quả mục tiêu còn 80% nhiệm vụ còn lại chỉ chiếm 20% kết quả. Tập trung thực hiện những nhiệm vụ chiếm 20% kia để đạt được kết quả tối ưu nhất.
Thói quen 1 giúp bạn đưa ra được những mục tiêu quan trọng cần thực hiện còn với thói quen 2 bạn chiến lược hóa xa hơn bằng cách xác định những phương pháp giúp bạn đạt mục tiêu nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
3. Dành thời gian nghỉ ngơi
Đừng quên nghỉ ngơi dù công việc của bạn có đang quá tải, bạn có thể giải lao 5 phút khi cảm thấy mệt, đứng dậy đón ánh nắng, nhìn ra ngoài cửa sổ hay đi một vòng đâu đó. Thỉnh thoảng hãy có một kỳ nghỉ, chẳng hạn như vài tháng lại có một chuyến đi cuối tuần ở tỉnh bên cạch, hãy thực hiện khi bạn muốn tách ra khỏi cuộc sống lặp lại hàng ngày. Sự nghỉ ngơi này sẽ giúp bạn duy trì được sự tập trung và điều tiết lại được sự cân bằng trong cuộc sống.
4. Đặt một lịch trình
Việc lập một tiến trình sẽ giúp bạn giữ tập trung và ưu tiên công việc tránh xa rời mục tiêu cuối cùng của bản thân, điều này có ý nghĩa đặc biệt với các mực tiêu lớn, hạn chế khả năng “ nước tới chân mới nhảy” Và bạn biết nên bắt đầu công việc từ đâu.
Bạn muốn hoàn thành một công việc nào đó trong tháng hãy thiết lập một mục tiêu cho công việc đó và chia nhỏ chúng thành những nhiệm vụ tuần, nhiệm vụ ngày. Dùng danh sách các nhiệm vụ này và hoàn thành chúng từng chút để tối đa hóa thời gian trong ngày của bạn.
5. Sử dụng những thời gian nhỏ
Thời gian bỏ túi là những khoảng thời gian ở giữa các hoạt động của bạn. Chúng thường xuất hiện khi bạn chờ đợi ai đó, xếp hàng, hay đợi phần ăn đến.
Thay vì để những thời gian này cứ thế trôi qua thì bạn nên tận dụng nó cho công việc. Như khi đang xếp hàng bạn có thể đọc thêm những tin tức ngày mới mà bạn đã bỏ lỡ, hay ngồi trên xe bus đọc cuốn sách mình thích trên đường đến công ty. Đôi khi, chỉ là ngồi thiền ngẩn ngơ, bạn nên luôn mang theo một cuốn sổ nhỏ bên cạnh bởi vì ý tưởng luôn đến bất chợt và nếu để nó vụt mất bạn sẽ mất thời gian nắm lại nó.
Nhờ làm những việc nhỏ đó trong những khoảng thời gian bỏ túi mà bạn có thể hoàn toàn tập trung vào thực hiện công việc hiện tại, việc này giúp bạn hoàn thành được nhiều công việc và dành được thêm một khoảng thời gian nghỉ ngơi để không còn vội vã nữa. Hãy nhìn vào thời khóa biểu của mình, xem những khoảng thời gian bỏ túi của bạn thế nào và tối đa hóa chúng. Lúc đó sẵn sàng để làm những việc nhỏ mà bạn muốn, bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên khối lượng công việc mà mình hoàn thành đấy.
