Mục lục
Kỹ năng đàm phán là một yếu tố bắt buộc trong bất kỳ giai đoạn nào trên con đường phát triển sự nghiệp. Dù bạn chỉ là sinh viên đang trong quá trình đi phỏng vấn xin việc hay đã là lãnh đạo trong một tổ chức doanh nghiệp thì đều cần phải phát triển kỹ năng đàm phán để có thể giành được lợi ích cao nhất.
Kỹ năng đàm phán là gì?
Đàm phán là giai đoạn trao đổi, bàn bạc trước khi phương án giải quyết cuối cùng giữa hai hoặc nhiều bên đang bị xung đột về mặt lợi ích.
Trong bất kỳ cuộc thương thảo nào, các cá nhân đều mong muốn giành được kết quả tốt nhất có thể cho bản thân mình hoặc cho một tổ chức mà họ đại diện. Điều này có thể dẫn tới các cuộc tranh cãi hoặc tranh chấp nếu như đôi bên đàm phán không thành công.
Bởi vậy, kỹ năng đàm phán cần phải dựa trên các nguyên tắc công bằng, tìm kiếm lợi ích chung và duy trì mối quan hệ thì mới thành công.
Có 4 hình thức đàm phán phổ biến mà chúng ta thường thấy, đó là:
- Đàm phán bằng văn bản;
- Đàm phán qua điện thoại;
- Đàm phán trực tiếp;
- Đàm phán thông qua trung gian.
Quy trình đàm phán cơ bản
Để cải thiện kỹ năng đàm phán lên một level mới, trước tiên bạn cần phải nắm rõ quy trình 5 bước trong một cuộc đàm phán cơ bản gồm:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị
Trước khi bất kỳ cuộc đàm phán nào diễn ra, cần phải xác định các thông tin gồm:
- Thời gian và địa điểm;
- Khung thời lượng đàm phán;
- Mục tiêu đàm phán: Bao gồm kết quả tối thiểu có thể chấp nhận được (đối với bên dự thầu) hoặc kết quả tối đa mà bạn có thể chi trả (đối với bên mời thầu) và kết quả thương lượng mà bạn dự đoán;
- Thành phần tham dự.
Tiến hành chuẩn bị trước khi thảo luận sẽ giúp đôi bên tránh lãng phí thời gian thảo luận những vấn đề không cần thiết.
Giai đoạn 2: Thảo luận
Trong giai đoạn này, các cá nhân hoặc thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm của họ về tình hình thông qua hệ thống luận điểm, luận cứ thuyết phục.
Các kỹ năng đàm phán chính trong giai đoạn thảo luận bao gồm:
- Đặt câu hỏi;
- Lắng nghe: Một sai lầm mà bạn rất dễ mắc phải khi bất đồng ý kiến chính là nói quá nhiều nhưng nghe quá ít. Điều đó có thể khiến bạn bỏ qua những luận điểm quan trọng;
- Ghi chép: Các thành viên tham dự đàm phán đều cần ghi chép lại các thông tin đã trình bày trong cuộc họp để vừa có thể nắm bắt được ý chính, vừa thuận tiện cho trường hợp đối phương yêu cầu làm rõ lại luận điểm;
- Phản biện: Bạn có thể đồng ý hoặc phản đối quan điểm của bên đối phương.
Giai đoạn 3: Làm rõ các mục tiêu
Sau khi tất cả các bên trình bày hiểu biết và quan điểm ở giai đoạn trước, chắc chắn sẽ xảy ra những bất đồng cần được giải quyết. Các bên nên liệt kê những bất đồng này theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng.
Thông qua giai đoạn này, thường có thể xác định hoặc thiết lập được một số điểm chung liên quan đến mục tiêu và lợi ích.
Làm rõ mục tiêu là một phần thiết yếu của quá trình đàm phán, nếu không có nó sẽ dẫn đến hiểu lầm và gây ra rào cản khiến đôi bên không thể cùng đưa ra một kết quả có lợi.
Giai đoạn 4: Thỏa thuận
Giai đoạn này hướng tới kết quả “đôi bên cùng có lợi”, hay còn gọi là “quan hệ hợp tác win-win”. Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, nhưng đó phải là mục tiêu cuối cùng của quá trình thương thảo.
Điều cần thiết trong giai đoạn này là tất cả thành viên tham dự đàm phán phải giữ thái độ hòa nhã, cởi mở thì mới đưa ra giải pháp tốt nhất.
Giai đoạn 5: Thực hiện hành động
Sau khi thỏa thuận thành công, bước cuối cùng của quá trình đàm phán là ký kết hợp đồng và thực hiện những gì đã cam kết.
Lưu ý
Nếu quá trình đàm phán không thể đi tới thỏa thuận thì đôi bên sẽ phải lên lịch lại cho một cuộc đàm phán tiếp theo. Điều này tránh cho tất cả các bên bị cuốn vào những cuộc tranh cãi nảy lửa, không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn có thể phá vỡ các mối quan hệ trong tương lai.
Tại cuộc đàm phán này, các bên có thể xem xét các giải pháp thay thế hoặc nhờ bên thứ ba hòa giải.
Cách phát triển kỹ năng đàm phán
Không phải chỉ có những người chức vị cao thì mới cần trau dồi kỹ năng đàm phán mà bất kỳ ai cũng cần sử dụng tới kỹ năng này trong cuộc sống thường ngày. Ví dụ như mặc cả với nhân viên bán hàng cũng là một quá trình đàm phán. Để bản thân không bị “lép vế” trước đối phương, hãy học cách cải thiện kỹ năng đàm phán từ ngay hôm nay nhờ 4 mẹo sau:
Mẹo #1: Chuẩn bị sẵn sàng trước khi đàm phán
Nghiên cứu cho thấy các nhà đàm phán thiếu chuẩn bị kỹ càng có thể dễ dàng bỏ qua các thỏa thuận có lợi.
Tất cả chúng ta đều biết rằng phải chuẩn bị trước khi đàm phán nhưng lại không biết nên chuẩn bị những gì. Ví dụ, nếu bạn đang đàm phán với nhà tuyển dụng để có mức lương cao hơn, bạn cần tham khảo kinh nghiệm deal lương của những người đi trước tại vị trí tương đương để biết mình xứng đáng với mức lương bao nhiêu. Nếu không, rất có thể bạn sẽ bị HR “chặt chém” khiến mình rơi vào thế yếu.
Bạn càng chuẩn bị kỹ thì bạn càng có lợi thế trên bàn đàm phán.
Mẹo #2: Luyện tập thành thạo kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết cho một cuộc đàm phán hiệu quả. Bạn cần rèn luyện khả năng nói lưu loát với tiết tấu phù hợp, đủ để người nghe có thể nắm bắt được những gì bạn muốn truyền tải.
Còn khi đối phương đang nói, bạn có thể gật đầu hoặc nhắc lại một vài ý chính để đối phương cảm thấy bạn đang lắng nghe một cách nghiêm túc.
Mẹo #3: Rèn luyện sự tự tin thông qua body language
Sự tự tin là chìa khóa thành công trong tất cả lĩnh vực của cuộc sống. Trong một cuộc thương thảo, bạn càng tỏ ra tự tin thì quan điểm của bạn càng có sức thuyết phục. Từ đó bạn lại càng có cơ hội nhận được những offer hấp dẫn hơn từ phía đối phương.
Mọi người không phải lúc nào cũng lắng nghe những gì bạn nói mà còn chú ý đến cách bạn truyền tải thông điệp thông qua cử chỉ, tư thế, nét mặt và thậm chí cả giao tiếp bằng mắt. Ngôn ngữ cơ thể của một người đóng vai trò rất lớn trong việc hình thành sự tự tin. Một người tự tin có xu hướng thẳng lưng, ngẩng cao đầu, vai thả lỏng và không bao giờ bỏ tay vào túi hay làm những hành động thừa thãi như vuốt tóc, gãi mặt.
Khi đứng, hãy giữ hai chân đặt chắc chắn trên mặt đất, rộng bằng vai và nghiêng bàn chân của mình theo hướng của người đang nói chuyện để báo hiệu rằng bạn đang tiếp thu ý kiến và quan điểm của người đó.
Mẹo #4: Sẵn sàng mắc sai lầm
Giống như tất cả các kỹ năng khác, bạn càng chăm chỉ thực hành kỹ năng đàm phán thì càng chóng tiến bộ.
Đừng ngại đàm phán thử với những người xung quanh để thể hiện những gì bạn muốn nói và nhờ họ quan sát phản ứng của bạn khi bị đối phương phản bác. Luyện tập hàng ngày sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn và có thể lường trước được những tình huống có thể xảy ra.
Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý đừng luyện tập quá mức, nếu không bạn sẽ trông giống như người máy và không được tự nhiên trước mắt đối phương.
10 kỹ năng đàm phán trong kinh doanh mà ai cũng nên biết
Thành công của bạn trong kinh doanh thường được quyết định bởi kỹ năng đàm phán của bạn. Nếu không biết cách đàm phán, bạn rất dễ bị nắm thóp bởi người đàm phán giỏi hơn. Dưới đây là 10 kỹ năng mà ai cũng nên biết để đàm phán thành công:
Không thương lượng quá nhiều
Thời gian thương lượng càng kéo dài thì lại càng nảy sinh ra nhiều vấn đề hơn. Khi đó đôi bên sẽ phải mất nhiều thời gian hơn mới có thể đưa ra một bản thỏa thuận cuối cùng.
Đối với cương vị là người bán, bạn chỉ cần nói thẳng vào trọng tâm những điểm mạnh và điểm yếu của dự án. Bạn càng nói lan man, dài dòng càng khiến người mua bị mất phương hướng.
Còn đối với cương vị là người mua, bạn cần thẳng thắn đưa ra yêu cầu chi tiết và số tiền tối đa mà bạn có thể chi trả cho người bán. Người bán sẽ dựa theo những đặc điểm này để cung cấp cho bạn những phương án tốt nhất trong tầm giá.
Kể cả nếu bạn may mắn có được ưu thế trong cuộc đàm phán thì bạn cũng không nên ép giá đối phương quá mức để chiếm lợi ích. Điều này có thể phá vỡ mối quan hệ hợp tác trong tương lai.
Không hạ thấp giá trị sản phẩm
Đàm phán là một quá trình lâu dài, mệt mỏi và căng thẳng nhưng đừng vì thế mà đồng ý với một thỏa thuận hạ thấp giá trị sản phẩm. Hãy nhớ rằng nguyên tắc của kỹ năng đàm phán là “đôi bên cùng có lợi” chứ không phải một bên được lợi, một bên bất lợi.
Điều này sẽ không tốt cho danh tiếng và lợi nhuận của doanh nghiệp trong tương lai. Các đối tác khác sẽ lấy trường hợp này nhằm mục đích ép giá sản phẩm tới mức thấp hơn nữa. Như vậy không sớm thì muộn, doanh nghiệp cũng không thể trụ nổi vì không có lãi để duy trì sản xuất.
Không đưa ra lời đề nghị trước
Trong trường hợp đối phương nắm bắt nhiều thông tin hơn bạn về mặt hàng sẽ thương lượng hoặc về thị trường có liên quan thì bạn không nên đưa ra lời đề nghị trước. Nhà đàm phán được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ lợi dụng điều này và tìm mọi cách lấn át bạn để duy trì cuộc đàm phán có lợi cho mình.
Đừng đồng ý với lời đề nghị ban đầu
Một kỹ năng đàm phán đặc biệt quan trọng là từ chối lời đề nghị ban đầu. Việc bạn đồng ý quá dễ dàng sẽ khiến đối phương nghi ngờ về giá trị sản phẩm.
Bạn cần kiểm soát biểu cảm khuôn mặt, không tỏ ra quá vui vẻ ngay cả khi lời đề nghị đầu tiên đã thỏa mãn mong muốn của bạn. Một gợi ý nhỏ là bạn nên tăng thêm một số lợi ích trong những lần đàm phán phía sau.
Hãy biết lắng nghe
Một nhà đàm phán giỏi là một người biết lắng nghe. Lắng nghe là sự tôn trọng cao nhất mà bạn có thể dành cho đối phương trong quá trình đàm phán.
Tất cả chúng ta đều mong muốn người khác hiểu những gì mình nói. Khi thỏa mãn được nhu cầu này của đối phương, bạn có thể thúc đẩy tiến trình của cuộc đàm phán.
Trái với suy nghĩ của nhiều người, lắng nghe không có nghĩa là bạn phải kiên nhẫn ngồi im lặng trong khi đối tác của bạn nói chuyện. Nó cũng không chỉ đơn giản là nói “Tôi hiểu” hoặc giao tiếp bằng mắt với đối phương. Thay vào đó, lắng nghe là việc kết hợp của 3 hành động gồm:
- Tóm tắt ý chính;
- Công nhận quan điểm của đối phương: Điều này không nhất thiết có nghĩa là bạn đồng ý với người kia, nhưng bạn cần công nhận những gì họ trình bày không phải là điều vô nghĩa;
- Hỏi đáp.
Không ai cho không ai một cái gì
Như chúng tôi đã nói ở những phần trước, mục đích cuối cùng của đàm phán là mối quan hệ win – win. Như vậy không ai cho không ai cái gì, nếu bạn muốn có một thứ gì đó của người khác thì bạn phải trả lại cho họ bằng một phần lợi ích khác mà bạn có.
Lợi ích ở đây không chỉ dừng lại ở vấn đề tiền bạc mà còn có lợi ích về công nghệ, khoa học kỹ thuật, cơ hội hợp tác, thông tin khách hàng,…
Chiến thuật bán hàng từng phần
Bán hàng từng phần là kỹ năng đàm phán tiếp theo mà chúng tôi muốn đề cập tới.
Đúng như tên gọi, người bán sẽ không báo giá tổng thể mà báo giá từng bộ phận riêng lẻ khiến người mua dễ dàng chấp nhận với mức giá này và bỏ qua giá tổng thể. Kỹ thuật này sẽ giúp người bán bán được nhiều đơn hàng nhỏ lẻ, tuy nhiên nó lại chỉ áp dụng được cho một vài mặt hàng đặc thù mà thôi.
Không được để bản thân hối hận
Trong quá trình đàm phán, chúng ta không thể tránh khỏi những lúc cảm thấy hoang mang và không biết liệu mình có đang bị thiệt thòi trong thương vụ này không. Để giải đáp những nghi ngờ này, bạn hãy hít thở thật sâu và trả lời 3 câu hỏi:
- Mình bị ảnh hưởng ra sao nếu như nhượng bộ cho đối phương?
- Khoản nhượng bộ này mang lại lợi ích gì cho đối phương?
- Mình muốn hưởng lợi ích gì từ đối phương sau khi họ nhận được khoản nhượng bộ đó?
Không nên quá vội vàng
Trong giai đoạn đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị cho cuộc đàm phán, đôi bên đã thống nhất thời lượng kéo dài cuộc họp. Tuy nhiên nếu như đang thương thảo mà đối phương bỗng dưng muốn kết thúc luôn, chứng tỏ có 2 trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: Đối phương phát hiện ra điểm sai sót gây bất lợi về phía bạn;
- Trường hợp 2: Đối phương phát hiện thêm một hoặc một số lợi ích.
Trong quá trình đàm phán trực tiếp, hãy kết hợp quan sát cả ngôn ngữ cơ thể của đối phương. Nếu thấy bất cứ điểm bất thường nào, hãy suy nghĩ trả lời 3 câu hỏi phía trên thật kỹ và tham khảo ý kiến của các thành viên khác trước khi ký kết hợp đồng nhé.
Không được nói mức giá vốn
Kỹ năng đàm phán cuối cùng chính là giữ bí mật tuyệt đối về các lợi ích mà phía mình được hưởng từ thương vụ vừa rồi. Những nhà đàm phán giỏi luôn biết cách duy trì vẻ mặt và không bộc lộ cảm xúc quá rõ ràng ngay cả khi ký kết thành công.
Kỹ năng đàm phán không chỉ cần thiết trong công việc mà còn vô cùng hữu trong cuộc sống hàng ngày. Chúc bạn sẽ trở thành một nhà đàm phán giỏi để có thể giúp bản thân và doanh nghiệp của mình đạt được kết quả tốt nhất.
Xem thêm:
- Outsource là gì? Ưu và nhược điểm Outsource
Source: Jobtest
