Chính sách bảo mật

1Phạm vi áp dụng và giải thích từ ngữ

1.1.

Chính sách áp dụng đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh từ các dịch vụ, sản phẩm và hoạt động thuộc phạm vi nêu tại phần mở đầu, bao gồm nhưng không giới hạn:

Dịch vụ tuyển dụng, tìm kiếm và giới thiệu nhân sự, headhunting, đăng tuyển, tiếp nhận và quản lý hồ sơ ứng viên;
Dịch vụ tư vấn, phát triển nguồn nhân lực, đánh giá năng lực, tổ chức bài kiểm tra, đào tạo và các dịch vụ nhân sự khác thuộc phạm vi cung cấp thực tế của JobTest;
Phần mềm AiHR, website, ứng dụng, nền tảng trực tuyến và công cụ số khác do JobTest cung cấp;
Các hoạt động tiếp nhận yêu cầu, giao tiếp, tư vấn, hỗ trợ khách hàng, quản lý tài khoản và cung cấp dịch vụ thông qua email, điện thoại, biểu mẫu, sự kiện, trao đổi trực tiếp hoặc phương thức điện tử khác.

1.2.

Trong Chính sách này:

“Khách hàng” là tổ chức hoặc cá nhân sử dụng, yêu cầu hoặc ký hợp đồng với JobTest để sử dụng một hoặc nhiều dịch vụ/sản phẩm của JobTest.
“Người dùng” là cá nhân được Khách hàng cấp hoặc cho phép truy cập vào phần mềm, nền tảng, hệ thống hoặc kênh dịch vụ do JobTest cung cấp.
“Ứng viên” là cá nhân nộp hồ sơ, được giới thiệu, tìm kiếm, sàng lọc, đánh giá hoặc tham gia quy trình tuyển dụng do JobTest hoặc khách hàng/đối tác thực hiện.
“Chủ thể dữ liệu” là cá nhân được dữ liệu cá nhân phản ánh, bao gồm khách hàng là cá nhân, người dùng, ứng viên, người lao động hoặc người liên hệ của khách hàng, đối tác và các cá nhân khác có dữ liệu cá nhân được JobTest xử lý trong phạm vi Chính sách này.
“Dữ liệu cá nhân” là thông tin theo quy định pháp luật hiện hành gắn liền với hoặc giúp xác định một cá nhân cụ thể, bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
“Dữ liệu của Khách hàng” là dữ liệu, hồ sơ, tài liệu, nội dung và dữ liệu cá nhân do Khách hàng hoặc người được Khách hàng ủy quyền cung cấp, gửi, tải lên hoặc xử lý trong quá trình sử dụng dịch vụ của JobTest.
“Dữ liệu bài kiểm tra” là dữ liệu phát sinh trong quá trình làm bài kiểm tra hoặc đánh giá, có thể bao gồm câu trả lời, điểm số, báo cáo, kết quả đánh giá, nhật ký thao tác, hình ảnh hoặc video giám sát nếu dịch vụ/tính năng tương ứng được cung cấp và sử dụng.
“Nhà cung cấp phụ trợ” là tổ chức hoặc cá nhân cung cấp hạ tầng công nghệ, lưu trữ dữ liệu, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật, gửi thông báo, phân tích truy cập hoặc dịch vụ hỗ trợ khác cần thiết cho việc cung cấp và vận hành dịch vụ của JobTest.

1.3.

Vai trò và trách nhiệm của JobTest đối với dữ liệu cá nhân được xác định theo mục đích, phương thức xử lý thực tế, phạm vi công việc được giao, hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

Đối với dữ liệu cá nhân do khách hàng cung cấp hoặc yêu cầu xử lý để phục vụ hoạt động tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, đánh giá hoặc các chức năng nhân sự khác, khách hàng và JobTest thực hiện trách nhiệm tương ứng theo vai trò thực tế của mỗi bên. Trường hợp JobTest xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn hợp pháp của khách hàng, JobTest thực hiện việc xử lý trong phạm vi dịch vụ và chỉ dẫn đã thống nhất.

Đối với dữ liệu tài khoản, vận hành hệ thống, bảo mật, hỗ trợ khách hàng hoặc hoạt động khác mà JobTest tự xác định mục đích và phương thức xử lý, JobTest thực hiện các nghĩa vụ tương ứng theo pháp luật.

Việc xác định vai trò theo khoản này không loại trừ hoặc làm giảm nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của bất kỳ bên nào.

Đối với dữ liệu ứng viên, việc JobTest là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân được xác định theo hoạt động xử lý thực tế, bao gồm việc bên nào quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu, phạm vi dịch vụ, hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

Trường hợp JobTest chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn hợp pháp của khách hàng, JobTest không sử dụng dữ liệu đó cho mục đích độc lập ngoài phạm vi dịch vụ, trừ khi có căn cứ pháp lý phù hợp. Trường hợp JobTest trực tiếp thu thập, tìm kiếm, sàng lọc, lưu trữ hoặc giới thiệu ứng viên cho mục đích do JobTest quyết định, JobTest thực hiện nghĩa vụ tương ứng với vai trò của mình.

Việc khách hàng cung cấp dữ liệu ứng viên cho JobTest không mặc nhiên chứng minh rằng ứng viên đã được thông báo hoặc đã đồng ý với mọi hoạt động xử lý dữ liệu tiếp theo. Các bên có trách nhiệm xác định và lưu giữ bằng chứng về căn cứ xử lý tương ứng trước khi thực hiện hoạt động thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.

2Các loại dữ liệu có thể được xử lý

2.1.

Tùy theo dịch vụ, sản phẩm, tính năng được sử dụng và thông tin do chủ thể dữ liệu hoặc khách hàng cung cấp, JobTest có thể xử lý các nhóm dữ liệu cá nhân sau:

a)

Thông tin khách hàng và người liên hệ: họ tên, chức danh, thông tin liên hệ công việc, nội dung trao đổi, thông tin giao dịch và thông tin cần thiết để xác lập, thực hiện hợp đồng.

b)

Thông tin tài khoản người dùng: họ tên, tên đăng nhập, email, số điện thoại, vai trò, phân quyền, lịch sử đăng nhập và nhật ký thao tác cần thiết để quản lý tài khoản, vận hành và bảo vệ hệ thống.

c)

Dữ liệu ứng viên: thông tin nhận dạng, liên hệ, hồ sơ/CV, trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, lịch sử ứng tuyển, vị trí ứng tuyển, nội dung trao đổi tuyển dụng và các thông tin khác phù hợp với mục đích tuyển dụng.

d)

Dữ liệu phục vụ tư vấn, đào tạo và đánh giá: thông tin đăng ký, tham gia, câu trả lời, điểm số, kết quả đánh giá, báo cáo và các thông tin phát sinh từ dịch vụ thực tế được sử dụng.

đ)

Dữ liệu kỹ thuật và sử dụng dịch vụ: địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt, thời gian truy cập, nhật ký hệ thống, lỗi kỹ thuật, cookie và dữ liệu sử dụng dịch vụ trong phạm vi cần thiết.

e)

Dữ liệu khác do chủ thể dữ liệu cung cấp: thông tin được gửi qua biểu mẫu, email, điện thoại, khảo sát, yêu cầu hỗ trợ hoặc các kênh giao tiếp khác.

2.2.

JobTest chỉ xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết cho mục đích cụ thể và có căn cứ xử lý hợp pháp. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc dữ liệu có mức độ rủi ro cao chỉ được xử lý khi thực sự cần thiết, đáp ứng các điều kiện và biện pháp bảo vệ theo quy định pháp luật.

2.3.

Khách hàng có trách nhiệm bảo đảm quyền và căn cứ hợp pháp khi cung cấp dữ liệu cho JobTest. Khách hàng không được cung cấp dữ liệu không cần thiết, dữ liệu thu thập trái pháp luật hoặc dữ liệu mà mình không có quyền cung cấp.

3Mục đích và căn cứ xử lý dữ liệu

3.1.

Mục đích xử lý. JobTest xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết để:

a)

Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, báo giá, ký kết, thực hiện và quản lý hợp đồng với khách hàng, đối tác;

b)

Cung cấp dịch vụ tuyển dụng, tìm kiếm và giới thiệu nhân sự, tư vấn phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, đánh giá năng lực, tổ chức bài kiểm tra và các dịch vụ khác thuộc phạm vi Chính sách;

c)

Cung cấp, vận hành, duy trì, hỗ trợ kỹ thuật và cải thiện phần mềm, website, nền tảng hoặc công cụ do JobTest cung cấp;

d)

Quản lý tài khoản, phân quyền truy cập, xác thực người dùng, bảo đảm an toàn hệ thống và phát hiện, ngăn chặn hành vi truy cập trái phép, gian lận hoặc lạm dụng;

đ)

Tiếp nhận và giải quyết phản hồi, khiếu nại, yêu cầu của chủ thể dữ liệu và tranh chấp phát sinh;

e)

Thực hiện nghĩa vụ pháp lý, đáp ứng yêu cầu hợp lệ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của JobTest hoặc bên liên quan trong phạm vi pháp luật cho phép;

g)

Thực hiện hoạt động thống kê, đo lường hiệu năng, chẩn đoán lỗi và cải thiện chất lượng dịch vụ. Trường hợp sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích khác ngoài phạm vi ban đầu, JobTest phải xác định căn cứ xử lý phù hợp và thực hiện nghĩa vụ thông báo, lấy sự đồng ý hoặc thủ tục khác nếu pháp luật yêu cầu;

h)

Gửi thông báo liên quan đến giao dịch, vận hành, bảo trì, an toàn thông tin và thay đổi dịch vụ. Hoạt động tiếp thị, quảng cáo được thực hiện theo quy định pháp luật áp dụng và cơ chế lựa chọn, từ chối phù hợp.

3.2.

Căn cứ xử lý. JobTest xác định căn cứ xử lý phù hợp với từng mục đích và loại dữ liệu, bao gồm sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu hoặc căn cứ khác được pháp luật cho phép trong trường hợp cụ thể.

Chính sách này không thay thế thông báo xử lý dữ liệu cá nhân, thỏa thuận xử lý dữ liệu hoặc sự đồng ý riêng biệt khi pháp luật yêu cầu. Việc ký hợp đồng, sử dụng dịch vụ hoặc cung cấp dữ liệu không mặc nhiên được hiểu là sự đồng ý đối với mọi mục đích xử lý dữ liệu.

Đối với dữ liệu cá nhân của ứng viên, trước khi tiếp nhận hoặc thực hiện hoạt động xử lý có yêu cầu về căn cứ xử lý hợp pháp, JobTest phải xác định căn cứ áp dụng cho hoạt động của mình. Trường hợp pháp luật yêu cầu sự đồng ý của ứng viên, việc xử lý chỉ được thực hiện sau khi có sự đồng ý hợp lệ theo đúng mục đích và phạm vi xử lý.

Khi dữ liệu được khách hàng cung cấp, JobTest có thể yêu cầu khách hàng xác nhận hoặc cung cấp bằng chứng phù hợp về việc đã thực hiện nghĩa vụ thông báo, lấy sự đồng ý hoặc đáp ứng căn cứ xử lý khác theo pháp luật. Việc xác nhận này không loại trừ trách nhiệm độc lập của JobTest đối với hoạt động xử lý do JobTest quyết định hoặc trực tiếp thực hiện.

3.3.

Trách nhiệm của khách hàng. Đối với dữ liệu ứng viên hoặc dữ liệu do khách hàng cung cấp để JobTest thực hiện dịch vụ, khách hàng có trách nhiệm xác định mục đích xử lý thuộc phạm vi mình quyết định, bảo đảm căn cứ xử lý hợp pháp, thực hiện nghĩa vụ thông báo và thu thập sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

JobTest xử lý dữ liệu theo hợp đồng và chỉ dẫn hợp pháp trong phạm vi dịch vụ. Trường hợp phát hiện chỉ dẫn có dấu hiệu không phù hợp với pháp luật hoặc vượt quá phạm vi dịch vụ, JobTest có quyền yêu cầu khách hàng làm rõ, điều chỉnh hoặc tạm dừng phần xử lý liên quan trong phạm vi cần thiết để bảo đảm tuân thủ pháp luật.

3.4.

Xử lý tự động và công cụ AI. Trường hợp dịch vụ có sử dụng công cụ tự động hoặc trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ sàng lọc, chấm điểm, phân tích hoặc đánh giá, việc xử lý dữ liệu phải phù hợp với mục đích đã thông báo, phạm vi dịch vụ, cấu hình thực tế và quy định pháp luật áp dụng.

JobTest và khách hàng thực hiện trách nhiệm tương ứng theo vai trò thực tế của mình. Khách hàng chịu trách nhiệm đối với quyết định tuyển dụng hoặc quyết định nghiệp vụ do mình đưa ra trên cơ sở kết quả dịch vụ, trong phạm vi thuộc quyền quyết định và trách nhiệm của khách hàng; quy định này không loại trừ trách nhiệm của JobTest đối với vi phạm do chính JobTest gây ra.

4Dữ liệu ứng viên, khách hàng, người lao động và dữ liệu đánh giá

4.1.

Tùy dịch vụ, JobTest có thể trực tiếp hoặc thông qua nền tảng do mình cung cấp hỗ trợ Khách hàng tiếp nhận, quản lý và đánh giá hồ sơ ứng viên, tổ chức bài kiểm tra trực tuyến và truy cập báo cáo kết quả. Loại dữ liệu được xử lý phụ thuộc vào tính năng thực tế, cấu hình của Khách hàng và thông tin ứng viên cung cấp.

4.2.

Dữ liệu ứng viên và dữ liệu bài kiểm tra chỉ được cung cấp cho Khách hàng và những Người dùng được Khách hàng phân quyền hợp lệ, cùng với nhân sự JobTest hoặc Nhà cung cấp phụ trợ cần truy cập để vận hành, hỗ trợ hoặc bảo vệ dịch vụ trong phạm vi cần thiết.

4.3.

JobTest không bán dữ liệu cá nhân của ứng viên hoặc dữ liệu cá nhân do khách hàng cung cấp cho bên thứ ba vì mục đích thương mại riêng. Việc chia sẻ dữ liệu chỉ được thực hiện trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ, theo chỉ dẫn hợp pháp, theo thỏa thuận phù hợp hoặc theo căn cứ được pháp luật cho phép.

4.4.

Trường hợp dịch vụ có chức năng ghi hình, ghi âm, giám sát bài kiểm tra, phân tích hành vi hoặc xử lý dữ liệu có mức độ rủi ro cao, việc triển khai phải được rà soát trước về tính cần thiết, mục đích, loại dữ liệu, người được tiếp cận, thời hạn lưu giữ, biện pháp bảo vệ và căn cứ xử lý. Bên có trách nhiệm thông báo và quyết định mục đích xử lý phải bảo đảm chủ thể dữ liệu được cung cấp thông tin cần thiết và được lấy sự đồng ý hoặc áp dụng căn cứ xử lý khác theo đúng quy định pháp luật. JobTest cung cấp thông tin kỹ thuật thuộc phạm vi kiểm soát của mình để hỗ trợ thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

4.5.

Khách hàng có trách nhiệm giới hạn quyền xem hồ sơ và kết quả đánh giá theo nguyên tắc cần biết, bảo đảm các quyết định tuyển dụng tuân thủ pháp luật và không sử dụng dữ liệu để phân biệt đối xử hoặc cho mục đích trái pháp luật.

4.6.

Nếu ứng viên yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý hoặc thực hiện quyền khác đối với dữ liệu do Khách hàng quyết định mục đích xử lý, JobTest có thể chuyển yêu cầu đến Khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật hợp lý. JobTest sẽ trực tiếp xử lý những phần dữ liệu mà JobTest chịu trách nhiệm theo pháp luật.

4.7.

JobTest chỉ tiếp cận, xem, sao chép, tải xuống, chỉnh sửa, lưu trữ, phân tích, chuyển giao hoặc thực hiện thao tác khác đối với dữ liệu ứng viên trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ theo hợp đồng và căn cứ xử lý hợp pháp. Nhân sự JobTest chỉ được cấp quyền truy cập theo nhiệm vụ được giao và nguyên tắc cần biết. JobTest không sử dụng dữ liệu ứng viên do khách hàng cung cấp để tự xây dựng nguồn dữ liệu phục vụ mục đích khác, giới thiệu cho khách hàng khác, quảng cáo, huấn luyện mô hình AI hoặc cung cấp cho bên thứ ba vì mục đích riêng, trừ trường hợp có căn cứ xử lý hợp pháp và đã thực hiện các nghĩa vụ thông báo, đồng ý hoặc thủ tục cần thiết theo quy định pháp luật. Việc sử dụng công cụ AI hoặc nhà cung cấp phụ trợ để xử lý dữ liệu ứng viên phải được rà soát về mục đích, phạm vi dữ liệu, quyền truy cập, nơi xử lý và việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới trước khi triển khai.

5Vai trò và trách nhiệm của Khách hàng và JobTest

5.1.

Trách nhiệm của Khách hàng:

Bảo đảm có quyền và căn cứ hợp pháp để thu thập, cung cấp, tải lên và yêu cầu JobTest xử lý dữ liệu cá nhân.
Thông báo cho chủ thể dữ liệu về việc xử lý dữ liệu theo quy định, bao gồm mục đích, loại dữ liệu, bên xử lý/bên nhận, thời hạn lưu giữ và quyền của chủ thể dữ liệu khi pháp luật yêu cầu.
Thu thập và lưu giữ bằng chứng về sự đồng ý hợp lệ hoặc căn cứ xử lý khác khi cần thiết; không mặc nhiên coi việc ứng viên nộp hồ sơ là sự đồng ý cho mọi mục đích sử dụng dữ liệu.
Thiết lập và rà soát phân quyền tài khoản; bảo vệ thông tin đăng nhập; thông báo kịp thời cho JobTest khi phát hiện hoặc nghi ngờ sự cố liên quan đến dữ liệu.
Chỉ cung cấp hoặc đưa lên hệ thống/phần mềm của JobTest dữ liệu cần thiết, chính xác và phù hợp với mục đích; không tải lên dữ liệu trái pháp luật hoặc dữ liệu mà Khách hàng không có quyền xử lý.
Phối hợp với JobTest để xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu, sự cố an toàn thông tin và nghĩa vụ pháp lý có liên quan.

5.2.

Trách nhiệm của JobTest:

Xử lý dữ liệu theo hợp đồng, Chính sách và chỉ dẫn hợp pháp của Khách hàng trong phạm vi dịch vụ.
Áp dụng biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu, quản lý quyền truy cập và hạn chế truy cập trái phép.
Bảo đảm nhân sự được phép tiếp cận dữ liệu chịu nghĩa vụ bảo mật phù hợp.
Sử dụng Nhà cung cấp phụ trợ trong phạm vi cần thiết để vận hành dịch vụ và áp dụng biện pháp phù hợp để ràng buộc nghĩa vụ bảo mật, bảo vệ dữ liệu theo hợp đồng và pháp luật.
Hỗ trợ Khách hàng trong phạm vi hợp lý về truy cập, xuất, chỉnh sửa, xóa dữ liệu, xử lý sự cố và thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu, theo khả năng kỹ thuật và nghĩa vụ pháp lý.
Không sử dụng dữ liệu của Khách hàng cho mục đích riêng không tương thích với hợp đồng hoặc không có căn cứ pháp lý.

5.3.

Mỗi bên chịu trách nhiệm đối với hành vi, thiếu sót và nghĩa vụ thuộc phạm vi kiểm soát của mình theo hợp đồng và pháp luật. Không nội dung nào trong Chính sách loại trừ trách nhiệm pháp lý bắt buộc của một bên đối với hành vi vi phạm do chính bên đó gây ra.

5.4.

Khách hàng không được yêu cầu JobTest xử lý dữ liệu cá nhân trái pháp luật, vượt quá phạm vi dịch vụ hoặc không có căn cứ xử lý hợp pháp. Khi nhận được yêu cầu có dấu hiệu vi phạm, JobTest có quyền yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu chứng minh hoặc điều chỉnh chỉ dẫn trước khi tiếp tục xử lý.

5.5.

JobTest không có nghĩa vụ kiểm tra độc lập tính chính xác của toàn bộ dữ liệu do khách hàng cung cấp, trừ phạm vi công việc được thỏa thuận hoặc nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật. Khách hàng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, tính chính xác và quyền cung cấp dữ liệu thuộc phạm vi kiểm soát của mình.

5.6.

Mỗi bên chịu trách nhiệm đối với hành vi vi phạm, thiếu sót và nghĩa vụ thuộc phạm vi kiểm soát của mình. Việc phân bổ trách nhiệm giữa các bên theo Chính sách hoặc hợp đồng không được hiểu là loại trừ quyền của chủ thể dữ liệu hoặc trách nhiệm pháp lý bắt buộc theo quy định pháp luật.

5.7.

Khách hàng phải xác nhận rằng dữ liệu ứng viên cung cấp cho JobTest được thu thập và cung cấp hợp pháp, phù hợp với mục đích dịch vụ, và đã thực hiện nghĩa vụ thông báo, lấy sự đồng ý hoặc đáp ứng căn cứ xử lý khác theo pháp luật khi áp dụng. Khi JobTest có cơ sở hợp lý để nghi ngờ việc cung cấp hoặc xử lý dữ liệu không phù hợp với pháp luật, JobTest có quyền yêu cầu khách hàng làm rõ, bổ sung tài liệu hoặc điều chỉnh chỉ dẫn và có thể tạm dừng phần xử lý liên quan trong phạm vi cần thiết.

6Chia sẻ và cung cấp dữ liệu

6.1.

JobTest chỉ chia sẻ hoặc cung cấp dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho các trường hợp sau:

Cho Khách hàng và Người dùng được Khách hàng phân quyền, theo chức năng và quyền truy cập của tài khoản.
Cho Nhà cung cấp phụ trợ cần thiết để lưu trữ, vận hành, bảo mật, gửi thông báo, hỗ trợ kỹ thuật hoặc cung cấp chức năng mà Khách hàng sử dụng.
Cho đơn vị tư vấn chuyên môn, kiểm toán, luật sư hoặc bên hỗ trợ xử lý tranh chấp khi cần thiết và phù hợp với nghĩa vụ bảo mật.
Theo yêu cầu hợp lệ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khi pháp luật yêu cầu.
Khi cần thiết để phát hiện, điều tra hoặc ngăn chặn gian lận, sự cố bảo mật, hành vi trái pháp luật hoặc bảo vệ quyền và an toàn hợp pháp của JobTest, Khách hàng, chủ thể dữ liệu hoặc người khác, trong giới hạn pháp luật cho phép.
Khi có sự đồng ý hợp lệ hoặc chỉ dẫn hợp pháp của chủ thể có quyền quyết định đối với dữ liệu, nếu cần thiết.

6.2.

Việc chia sẻ dữ liệu cho bên nhận hoặc Nhà cung cấp phụ trợ phải giới hạn trong phạm vi cần thiết cho mục đích đã xác định và có căn cứ hợp pháp. JobTest áp dụng các biện pháp phù hợp trong phạm vi kiểm soát của mình để bảo đảm bên nhận được yêu cầu bảo mật dữ liệu và không sử dụng dữ liệu vượt quá phạm vi được phép. Việc sử dụng Nhà cung cấp phụ trợ không làm mất trách nhiệm của JobTest đối với các nghĩa vụ pháp lý thuộc phạm vi trách nhiệm của Công ty.

6.3.

Trường hợp pháp luật không cấm, JobTest sẽ xem xét thông báo cho Khách hàng trước khi cung cấp dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Nếu việc thông báo bị cấm hoặc không khả thi theo pháp luật, JobTest có thể cung cấp mà không thông báo trước.

6.4.

Trường hợp JobTest hoặc Nhà cung cấp phụ trợ thực hiện chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, bao gồm việc sử dụng nền tảng hoặc hệ thống đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam để xử lý dữ liệu cá nhân được thu thập tại Việt Nam, JobTest sẽ rà soát tính chất hoạt động, vai trò của các bên và nghĩa vụ pháp lý áp dụng trước khi thực hiện hoặc tiếp tục hoạt động chuyển dữ liệu. Các bên có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin, lập và cập nhật hồ sơ, thực hiện đánh giá tác động, thông báo hoặc thủ tục khác nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu. Trách nhiệm của từng bên được xác định theo vai trò thực tế, quy định pháp luật và thỏa thuận áp dụng. Khách hàng có thể yêu cầu thông tin cần thiết về các nhóm Nhà cung cấp phụ trợ liên quan trực tiếp đến dịch vụ của mình, trong phạm vi hợp lý và không làm lộ bí mật kinh doanh, thông tin bảo mật hoặc thông tin có thể ảnh hưởng đến an toàn hệ thống.

7Cookies, công nghệ theo dõi và công cụ phân tích

7.1.

Website hoặc nền tảng trực tuyến do JobTest quản lý có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để duy trì phiên đăng nhập, ghi nhớ tùy chọn, bảo vệ hệ thống, đo lường lưu lượng truy cập và cải thiện trải nghiệm. Người dùng có thể quản lý cookie thông qua cài đặt trình duyệt; việc tắt một số cookie có thể ảnh hưởng đến chức năng.

7.2.

JobTest sử dụng các công cụ phân tích và tiếp thị của bên thứ ba, bao gồm Google Analytics, Google Tag Manager và Meta Pixel. Các công cụ này thu thập dữ liệu kỹ thuật và thông tin sử dụng theo cấu hình thực tế và chính sách của nhà cung cấp.

7.3.

JobTest không sử dụng công cụ quảng cáo, tiếp thị để thu thập dữ liệu hồ sơ ứng viên, dữ liệu nhân sự hoặc kết quả bài kiểm tra, trừ khi có căn cứ hợp pháp và cơ chế kiểm soát phù hợp.

7.4.

Thông báo cookie hoặc lựa chọn đồng ý riêng sẽ được cung cấp khi pháp luật yêu cầu hoặc khi cần thiết theo loại công nghệ và dữ liệu được xử lý.

8Bảo mật và xử lý sự cố

8.1.

JobTest áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với tính chất, phạm vi xử lý dữ liệu, mức độ rủi ro và khả năng kỹ thuật thực tế nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, thay đổi, mất mát hoặc xử lý trái phép. Các biện pháp được áp dụng tùy theo dịch vụ và có thể bao gồm quản lý quyền truy cập, xác thực người dùng, ghi nhật ký hệ thống, sao lưu, giám sát an toàn thông tin và các biện pháp bảo vệ phù hợp khác.

8.2.

Không hệ thống nào có thể được bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi tình huống. JobTest không cam kết loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro, nhưng sẽ thực hiện các biện pháp hợp lý để ngăn ngừa, phát hiện, ứng phó và giảm thiểu tác động của sự cố.

8.3.

Khi phát hiện sự cố có khả năng ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân trong phạm vi dịch vụ, JobTest sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết để đánh giá, ngăn chặn, khắc phục và giảm thiểu tác động của sự cố. Nếu sự cố liên quan đến dữ liệu do khách hàng quyết định mục đích xử lý hoặc có khả năng ảnh hưởng đến khách hàng, JobTest sẽ thông báo cho đầu mối liên hệ của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể theo quy trình xử lý sự cố và thỏa thuận áp dụng, nhằm tạo điều kiện để các bên thực hiện nghĩa vụ pháp lý đúng hạn. Thông tin thông báo được cung cấp theo mức độ xác minh tại thời điểm thông báo và có thể được cập nhật khi có thông tin mới.

8.4.

Mỗi bên tự thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, chủ thể dữ liệu hoặc bên liên quan theo quy định pháp luật áp dụng đối với mình. Các bên phối hợp kịp thời, cung cấp thông tin cần thiết và lưu giữ tài liệu liên quan đến sự cố trong phạm vi trách nhiệm của mỗi bên.

8.5.

Khách hàng cần thông báo ngay cho JobTest khi nghi ngờ tài khoản bị chiếm quyền, thông tin đăng nhập bị lộ hoặc dữ liệu được truy cập trái phép. JobTest có thể tạm thời giới hạn hoặc khóa quyền truy cập nếu cần thiết để bảo vệ hệ thống, dữ liệu hoặc tuân thủ pháp luật; trong phạm vi khả thi, JobTest sẽ thông báo và phối hợp với Khách hàng.

9Thời hạn lưu giữ, trả lại và xóa dữ liệu

9.1.

JobTest lưu giữ dữ liệu cá nhân trong thời hạn cần thiết cho mục đích xử lý đã xác định, thực hiện hợp đồng, đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật hoặc giải quyết tranh chấp, sự cố và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp. Thời hạn lưu giữ cụ thể được xác định theo từng loại dữ liệu, dịch vụ, hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

9.2.

Đối với dữ liệu khách hàng cung cấp để JobTest xử lý trong quá trình cung cấp dịch vụ, khi hợp đồng chấm dứt hoặc hết hạn, việc xuất, bàn giao, xóa hoặc khử nhận dạng dữ liệu được thực hiện theo hợp đồng, phụ lục xử lý dữ liệu hoặc thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên.

Trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật yêu cầu lưu giữ, JobTest sẽ thực hiện việc xóa hoặc khử nhận dạng dữ liệu thuộc phạm vi kiểm soát của mình sau khi hoàn tất bàn giao và kết thúc thời hạn lưu giữ đã được xác định.

9.3.

Dữ liệu trong bản sao lưu hoặc hệ thống dự phòng được xử lý theo quy trình lưu trữ và xóa dữ liệu của JobTest. Trong thời gian còn lưu giữ, dữ liệu chỉ được truy cập hoặc sử dụng trong phạm vi cần thiết cho việc khôi phục hệ thống, bảo đảm an toàn thông tin, thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết sự cố, tranh chấp.

9.4.

Trường hợp JobTest có nghĩa vụ tiếp tục lưu giữ dữ liệu theo pháp luật hoặc cần lưu giữ để giải quyết tranh chấp, dữ liệu liên quan được giới hạn xử lý trong phạm vi cần thiết và được xóa khi căn cứ lưu giữ chấm dứt, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

9.5.

Khách hàng có trách nhiệm chủ động xuất hoặc yêu cầu bàn giao dữ liệu trước khi kết thúc dịch vụ theo quy trình đã thỏa thuận. Việc chuyển đổi định dạng, khôi phục hoặc bàn giao ngoài chức năng tiêu chuẩn có thể được thực hiện theo thỏa thuận riêng về phạm vi, thời gian và chi phí.

9.6.

Đối với dữ liệu ứng viên được xử lý phục vụ một vị trí tuyển dụng cụ thể, JobTest và khách hàng phải xác định trách nhiệm của mỗi bên đối với việc lưu giữ, trả lại, xóa hoặc hủy dữ liệu khi kết thúc quy trình tuyển dụng. Trường hợp ứng viên không được tuyển dụng, dữ liệu phải được xóa hoặc hủy theo quy định pháp luật, trừ trường hợp có thỏa thuận hợp pháp khác với ứng viên hoặc có căn cứ pháp luật cho phép tiếp tục lưu giữ. Nếu tiếp tục lưu giữ để xem xét cho vị trí tuyển dụng khác hoặc duy trì nguồn ứng viên, bên quyết định mục đích đó phải bảo đảm căn cứ xử lý hợp pháp, thông báo và lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu. JobTest phối hợp với khách hàng thực hiện việc xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu thuộc phạm vi kiểm soát của mình; việc lưu dữ liệu trong bản sao lưu được thực hiện theo quy trình kỹ thuật và nghĩa vụ pháp luật áp dụng.

10Quyền của chủ thể dữ liệu và cách gửi yêu cầu

10.1.

Chủ thể dữ liệu được thực hiện các quyền đối với dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật áp dụng, bao gồm quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu; đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý khi phù hợp; truy cập, chỉnh sửa; yêu cầu cung cấp, xóa hoặc hạn chế xử lý; phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.

10.2.

Đối với dữ liệu mà khách hàng quyết định mục đích xử lý, chủ thể dữ liệu có thể gửi yêu cầu trực tiếp đến khách hàng hoặc đơn vị tuyển dụng có liên quan. JobTest sẽ chuyển tiếp yêu cầu hoặc hỗ trợ khách hàng xử lý trong phạm vi trách nhiệm, chỉ dẫn hợp pháp và khả năng kỹ thuật của mình.

10.3.

Đối với dữ liệu thuộc trách nhiệm trực tiếp của JobTest, chủ thể dữ liệu có thể gửi yêu cầu theo thông tin liên hệ tại Điều 13. JobTest có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính, thẩm quyền và phạm vi yêu cầu trước khi xử lý, nhưng không được đặt ra yêu cầu không hợp lý nhằm cản trở việc thực hiện quyền hợp pháp.

10.4.

JobTest tiếp nhận, xác minh, phản hồi và xử lý yêu cầu theo trình tự, thời hạn và điều kiện pháp luật quy định. Trường hợp cần phối hợp với khách hàng, bên xử lý hoặc bên thứ ba, JobTest thực hiện việc phối hợp trong phạm vi cần thiết để đáp ứng thời hạn áp dụng. Trường hợp yêu cầu không thể được thực hiện toàn bộ hoặc ngay lập tức do có căn cứ pháp luật cho phép tiếp tục lưu giữ hoặc xử lý, JobTest sẽ xem xét phạm vi được phép, thông tin cho chủ thể dữ liệu khi pháp luật yêu cầu và lưu lại căn cứ xử lý tương ứng.

11Trách nhiệm bảo vệ tài khoản và giới hạn trách nhiệm

11.1.

Người dùng phải bảo mật thông tin đăng nhập, không chia sẻ tài khoản trái phép, sử dụng mật khẩu an toàn và thông báo kịp thời cho Khách hàng/JobTest khi phát hiện dấu hiệu truy cập trái phép.

11.2.

Khách hàng chịu trách nhiệm quản lý người dùng, phân quyền phù hợp và thu hồi quyền truy cập khi nhân sự không còn quyền sử dụng dịch vụ, hệ thống của JobTest.

11.3.

Trong phạm vi pháp luật cho phép, JobTest không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh trực tiếp từ hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật tài khoản, việc cố ý chia sẻ thông tin đăng nhập, cấu hình quyền truy cập không phù hợp hoặc hành vi trái pháp luật của khách hàng/người dùng, nếu JobTest không gây ra hoặc góp phần gây ra thiệt hại đó do lỗi hoặc vi phạm nghĩa vụ của mình. Trường hợp sự cố có nguyên nhân từ nhiều bên, trách nhiệm của mỗi bên được xác định căn cứ vào hành vi, mức độ lỗi, quan hệ nhân quả, hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

11.4.

Không nội dung nào trong Chính sách được hiểu là loại trừ hoặc giới hạn trách nhiệm mà pháp luật không cho phép loại trừ hoặc giới hạn, bao gồm trách nhiệm phát sinh từ hành vi vi phạm nghĩa vụ pháp lý của chính bên có liên quan.

12Thay đổi Chính sách

12.1.

JobTest có thể sửa đổi, bổ sung Chính sách để phản ánh thay đổi về dịch vụ, sản phẩm, công nghệ, quy trình xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật.

12.2.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website hoặc thông báo qua kênh liên hệ phù hợp. JobTest sẽ ghi nhận phiên bản, ngày cập nhật và ngày có hiệu lực của Chính sách.

12.3.

Trường hợp thay đổi làm thay đổi đáng kể mục đích, loại dữ liệu, phạm vi chia sẻ hoặc cách thức xử lý dữ liệu cá nhân, JobTest sẽ thực hiện thông báo và lấy sự đồng ý hoặc thực hiện thủ tục khác trước khi áp dụng nếu pháp luật yêu cầu.

12.4.

Việc tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi Chính sách được cập nhật không mặc nhiên được xem là sự đồng ý đối với mục đích xử lý mới nếu pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý riêng biệt.

13Liên hệ và tiếp nhận khiếu nại

Chủ thể dữ liệu, khách hàng và các bên liên quan có thể gửi câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến Chính sách hoặc hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của JobTest theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH JOBTEST

Mã số thuế: 0316122195
Trụ sở chính: 29 Phan Bá Phiến, Phường Bảy Hiền, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Chi nhánh Hà Nội: Phòng 403, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Phường Kim Liên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Email: info@jobtest.vn
Điện thoại: 028 6681 9668

JobTest sẽ tiếp nhận, xác minh và xử lý yêu cầu theo trình tự, thời hạn và điều kiện pháp luật áp dụng. Trường hợp yêu cầu thuộc trách nhiệm của khách hàng hoặc bên khác, JobTest sẽ chuyển tiếp hoặc phối hợp xử lý trong phạm vi phù hợp với vai trò và nghĩa vụ của mình.

Để bảo vệ dữ liệu cá nhân, JobTest có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính và thẩm quyền của người gửi yêu cầu trước khi cung cấp dữ liệu hoặc thực hiện các thao tác liên quan.

14Hiệu lực

14.1.

Chính sách này có hiệu lực kể từ thời điểm được công bố trên Website và được áp dụng đối với các dịch vụ, sản phẩm và hoạt động thuộc phạm vi quy định tại phần mở đầu.

14.2.

Chính sách được áp dụng cùng với hợp đồng dịch vụ, điều khoản sử dụng, thông báo xử lý dữ liệu cá nhân, phụ lục xử lý dữ liệu và các thỏa thuận liên quan áp dụng cho từng dịch vụ, nếu có.

14.3.

JobTest thực hiện rà soát định kỳ hoặc khi có thay đổi đáng kể về dịch vụ, hoạt động xử lý dữ liệu, công nghệ hoặc quy định pháp luật để bảo đảm Chính sách phù hợp với hoạt động thực tế và pháp luật áp dụng.