5 bước xây dựng và áp dụng Khung năng lực trong doanh nghiệp

0
320

Xây dựng và áp dụng Khung năng lực vào doanh nghiệp là công việc còn khá mới trong hoạt động Quản trị Nhân sự. Tuy nhiên, việc sử dụng Khung Năng lực đang phát huy rõ nét vai trò của nó, làm tăng giá trị của bộ máy quản lý. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều có lợi khi quản lý và vận hành nguồn nhân lực dựa trên khuôn khổ Chuẩn Khung Năng lực.

Đối với doanh nghiệp, chuẩn Khung Năng Lực tích hợp được thiết kế và áp dụng sẽ hỗ trợ rất lớn cho các chức năng nhân sự như Tuyển dụng và Tuyển chọn, Học hỏi và Phát triển, Quản lý Hiệu suất, Đánh giá năng lực nhân viên, Quản lý Nhân tài, Hoạch định Nhân sự kế cận, Hệ thống lương 3P, …

Câu hỏi đặt ra, làm thế nào để xây dựng chuẩn Khung năng lực hiện đại để áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp? JobTest sẽ giới thiệu đến bạn tổng quan về năng lực và quy trình 05 bước xây dựng và áp dụng Khung năng lực hiệu quả. 

1. Hiểu về năng lực và Khung năng lực

Điều tất yếu trước khi tiến hành xây dựng và áp dụng Khung năng lực là phải hiểu được các khái niệm chủ chốt về Năng lực và Khung năng lực.

Theo các chuyên gia Nhân sự (HR Professionals, 2004, Dave Ulrich & W. D. Rothwell), năng lực là một tổ hợp của KSAOs, bao gồm Kiến thức (Knowledge), Kỹ năng (Skill), Thái độ (Attitude) và những hành vi hoặc thuộc tính khác như kinh nghiệm, động lực (Others) có thể quan sát được giúp tối ưu hiệu quả công việc, đáp ứng các yêu cầu công việc mà tổ chức đề ra.

Có nhiều phương pháp phân loại năng lực. Tuy nhiên, phổ biến nhất hiện nay là phân thành 3 loại năng lực.

Xây dựng Khung năng lực cần dựa trên 03 loại năng lực phổ biến

  • Năng lực Quản lý/Lãnh đạo: là những kiến ​​thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để thực hiện các chức năng và quy trình quản lý/lãnh đạo. Đây là mong đợi của tổ chức với các vị trí ở cấp quản lý.

Ví dụ một số Năng lực Lãnh đạo: Năng lực Lãnh đạo nhóm (Team Leadership), Phát triển cấp dưới (Developing others) …

  • Năng lực Chuyên môn/Kỹ thuật: là loại năng lực được yêu cầu để thực hiện một chức năng, trách nhiệm công việc cụ thể. Mỗi vị trí công việc có một bộ năng lực chuyên môn đặc thù. Một nhóm công việc (trong cùng lĩnh vực, với những công việc giống nhau) có thể có những năng lực chuyên môn tương tự. Tuy nhiên, mức độ thành thạo yêu cầu của mỗi vị trí có thể khác nhau tùy cấp bậc công việc và chức năng công việc.

Ví dụ một số Năng lực Chuyên môn: Năng lực Quản lý Lương thưởng và Phúc lợi (Compensation and Benefits Management), Năng lực Quản lý An toàn Thực phẩm (Food Safety Management),…

  • Năng lực Cốt lõi: là loại năng lực yêu cầu ở mọi vị trí và chức năng công việc cần phải có. Năng lực Cốt lõi phản ánh tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và triết lý cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ một số Năng lực Cốt lõi: Năng lực Làm việc nhóm (Teamwork), Năng lực Nỗ lực hướng đến kết quả (Result Driven),…

Vậy Khung năng lực là gì?

Khung năng lực (Competency Framework) bao gồm danh sách các năng lực được yêu cầu cho nhiều vị trí công việc trong tổ chức. Mỗi năng lực ở một vị trí công việc sẽ được xác định ở một cấp độ thành thạo cụ thể. Có thể nói, đây là yêu cầu tối thiểu để nhân viên thực hiện tốt công việc ở vị trí đó. Các cấp quản lý cần nắm vững yêu cầu của từng năng lực cho từng vị trí công việc để xây dựng và áp dụng Khung năng lực mang lại hiệu quả tối đa.

Để thuận tiện cho việc quản lý năng lực của từng vị trí công việc, bên cạnh Khung năng lực, tổ chức có thể xây dựng Bảng tiêu chuẩn năng lực công việc (Job Competency Model – JCM). JCM là văn bản thể hiện danh sách các năng lực cần thiết và các cấp độ thành thạo yêu cầu tương ứng để một vị trí công việc thực hiện hiệu quả trách nhiệm của nó.

Bảng tiêu chuẩn năng lực thường dùng để đánh giá năng lực nhân viên

2. Các thuộc tính cốt yếu của Năng lực

Một năng lực thường được đánh giá theo thang đo 4 cấp độ hay được gọi là Cấp độ thành thạo của năng lực: Cấp độ 1 – Cơ bản (Basic); Cấp độ 2 – Trung cấp (Intermediate); Cấp độ 3 – Cao cấp (Advanced); Cấp độ 4 – Chuyên gia (Master). Các cấp độ thành thạo của năng lực được xác định dựa trên tính lũy tiến của phạm vi/bối cảnh, độ phức tạp, quyền hạn và trách nhiệm từ Cấp độ 1 đến Cấp độ 4. Dựa vào các Cấp độ thành thạo của năng lực, cấp quản lý dễ dàng đánh giá năng lực nhân viên trong quá trình làm việc.

Việc xác định một năng lực của một vị trí công việc ở cấp độ nào có thể được linh hoạt, tuỳ biến theo từng doanh nghiệp và thường được xác định thông qua các chỉ báo hành vi (Behavioral Indicators). Chỉ báo hành vi là những hành động cụ thể và chi tiết có thể quan sát, kiểm chứng được của một cá nhân, được xem là những bằng chứng khách quan hữu hiệu để xác định cấp độ thành thạo của năng lực.

Các yếu tố như Tên năng lực, Định nghĩa năng lực, Cấp độ thành thạo, Chỉ báo hành vi đều được thể hiện trong một tài liệu cụ thể được gọi là Từ điển năng lực.

3. Quy trình 05 bước Xây dựng và Áp dụng Khung năng lực trong doanh nghiệp

Quy trình 05 bước Xây dựng và áp dụng Khung năng lực

Các bước sau đây có thể được áp dụng để xây dựng Khung năng lực cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy vậy, ở mỗi doanh nghiệp, với mỗi giai đoạn phát triển khác nhau hoàn toàn có thể linh hoạt thay đổi để phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức.

Giai đoạn 1. Thiết kế và Lên kế hoạch

Có thể xem việc xây dựng Khung năng lực là một dự án chuyên môn, đòi hỏi công tác hoạch định rõ ràng. Như vậy, ở giai đoạn cốt lõi đầu tiên, ban dự án hoặc bộ phận chuyên trách có trách nhiệm xác định nhiệm vụ, mục tiêu và lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ quá trình xây dựng và áp dụng Khung năng lực vào thực tế. 

Ở giai đoạn này, bộ phận chuyên trách cần chuẩn bị và phân tích các tài liệu liên quan, bao gồm: Mô tả công việc; Chức năng nhiệm vụ Khối/Phòng; Sơ đồ tổ chức Khối/Phòng; Các tài liệu công việc đặc thù khác…

Đối với mỗi loại năng lực, chúng ta cũng có các phương pháp đánh giá khác nhau, như: Phương pháp Phỏng vấn cấu trúc BEI-STAR, Phương pháp tham chiếu với mô hình năng lực quốc tế, Phương pháp Menu năng lực,… 

Giai đoạn 2. Xây dựng mô hình năng lực

Sau khi sử dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp, bộ phận chuyên trách tiến hành xây dựng Từ điển năng lực, xác định cấp độ thành thạo cho từng vị trí công việc, xây dựng và áp dụng Khung năng lực cho từng vị trí công việc và cho toàn tổ chức. Đối với Từ điển năng lực, doanh nghiệp có một số cách tiếp cận như: Xây dựng mới, Mượn và Tuỳ biến, Mua và Tuỳ biến, Mua/Mượn,… 

Trong quá trình xác định cấp độ thành thạo cho từng vị trí công việc, bộ phận chuyên trách cũng như các cấp lãnh đạo đảm bảo minh bạch, bám sát vào mô tả công việc, thực tế nhiệm vụ công việc cũng như mục tiêu tổng thể của dự án xây dựng và áp dụng Khung năng lực. 

Kết quả đầu ra của giai đoạn này là bộ tài liệu cực kỳ quan trọng: JCM của từng vị trí, Bộ từ điển năng lực và Khung năng lực. Bộ phận chuyên trách cần đảm bảo các tài liệu đầu ra được thống nhất của các bên liên quan và xét duyệt của cấp lãnh đạo. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự để quản lý bộ tài liệu – đây là phương pháp quản lý hiệu quả để tổ chức có thể lưu trữ, đảm bảo an toàn, truy cập thuận tiện và cập nhật theo từng thời điểm.

Giai đoạn 3. Áp dụng và Đánh giá 

Sau khi có được bộ tài liệu năng lực, công ty tiến hành triển khai đánh giá năng lực nhân viên và phân tích các thiếu sót về năng lực. Kết quả đầu ra của giai đoạn này là báo cáo GAP của tổ chức và cá nhân.

Tổ chức có thể lựa chọn kết hợp các phương pháp, hình thức đánh giá phù hợp cho từng vị trí.

Giai đoạn 4. Kế hoạch đào tạo và GAP Fill

Sau khi có kết quả phân tích GAP, doanh nghiệp lên kế hoạch đào tạo, xác định phương thức đào tạo phù hợp với mục tiêu có thể giải quyết các thiếu hụt năng lực ở nhân viên, phát triển nhân tài và hoạch định đội ngũ kế thừa. Mỗi nhân viên cần có báo cáo phân tích GAP cụ thể thì việc tạo lập Kế hoạch phát triển cá nhân (IDP) sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Giai đoạn 5. Đánh giá và cập nhật 

Bất kỳ dự án nào, giai đoạn đánh giá và cập nhật cũng cực kỳ cần thiết, mặc dù đôi lúc doanh nghiệp lại cố né tránh hoặc bỏ qua giai đoạn này. Ở giai đoạn này, bộ phận chuyên trách phối hợp với các bên liên quan dưới sự phê duyệt của cấp lãnh đạo, cần đánh giá mức độ hiệu quả của việc xây dựng và áp dụng Khung năng lực trong các chức năng của tổ chức như: Xem xét hiệu quả công việc (TOPs), Thu hút nhân tài, Quản lý nhân tài và Hoạch định nhân sự kế cận, Khen thưởng và Công nhận, Học hỏi và Phát triển,… Việc đánh giá sẽ được đối chiếu với mục tiêu, các chỉ số hiệu quả và chuẩn đo thành công ở giai đoạn 1. 

Trên đây là các kiến thức tổng quan để xây dựng và áp dụng Khung năng lực trong doanh nghiệp. JobTest hy vọng bài viết sẽ mang đến cái nhìn tổng quan và hữu ích cho các tổ chức đang có nhu cầu ứng dụng Khung năng lực vào hoạt động quản trị nhân sự. Trên thực tế, việc triển khai Khung năng lực đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong suốt một chặng đường dài. Sự tham vấn từ các đơn vị, chuyên gia có kinh nghiệm trong triển khai Khung năng lực có thể là lựa chọn hữu ích cho các doanh nghiệp ngày nay.

Bên cạnh các bài blog chất lượng, JobTest tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp nhân sự cho doanh nghiệp, có thể kể đến các dịch vụ nổi bật như: Xây dựng Khung năng lực và Từ điển năng lực, AiHR – Phần mềm Quản lý nhân sự, Đánh giá Năng lực trực tuyến,…

Tham khảo dịch vụ Xây dựng Khung năng lực và Từ điển năng lực cho doanh nghiệp của JobTest tại đây: 

https://employer.jobtest.vn/vi/giai-phap/khung-nang-luc-tu-dien-nang-luc

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here